會(huì)計(jì)檔案借閱管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案的管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案借閱行為，保證會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的會(huì)計(jì)檔案借閱管理。3.定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。二、會(huì)計(jì)檔案的范圍與分類1.會(huì)計(jì)檔案的范圍會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。2.會(huì)計(jì)檔案的分類按形成時(shí)間分類，可分為年度會(huì)計(jì)檔案、季度會(huì)計(jì)檔案、月度會(huì)計(jì)檔案等。按檔案內(nèi)容分類，可分為會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類、其他會(huì)計(jì)資料類等。三、會(huì)計(jì)檔案的保管1.保管部門公司會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)整理、裝訂、保管。財(cái)務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。2.保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。3.保管要求財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全存儲(chǔ)。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照檔案形成時(shí)間、類別等順序排列，便于查找和使用。對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，分別存放于不同地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明備份日期、內(nèi)容等信息，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。四、會(huì)計(jì)檔案的借閱1.借閱申請(qǐng)因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，借閱人應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審批流程借閱人將填寫完整的《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部檔案管理人員。檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)借閱人身份及借閱目的的合理性。如申請(qǐng)符合規(guī)定，檔案管理人員在申請(qǐng)表上簽字，并注明可借閱的檔案名稱、數(shù)量及借閱期限等信息。申請(qǐng)表經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。對(duì)于涉及重要會(huì)計(jì)檔案或借閱期限較長(zhǎng)的申請(qǐng)，需報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱期限會(huì)計(jì)檔案的借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]個(gè)工作日向財(cái)務(wù)部提出延期申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可延期，但延期最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。4.借閱登記檔案管理人員應(yīng)建立《會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿》，詳細(xì)記錄借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱檔案名稱及數(shù)量、借閱期限、歸還日期等信息。每次借閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在登記簿上進(jìn)行登記，并由借閱人簽字確認(rèn)。5.借閱要求借閱人必須妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得抽換或撕毀憑證、賬頁(yè)等。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的會(huì)計(jì)檔案。如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。借閱人在借閱期間如需復(fù)印會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并由檔案管理人員在復(fù)印件上加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”章。借閱人歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。五、會(huì)計(jì)檔案的歸還1.歸還時(shí)間借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前歸還所借閱的會(huì)計(jì)檔案。如遇節(jié)假日，歸還時(shí)間可順延至節(jié)后第一個(gè)工作日。2.歸還手續(xù)借閱人歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)將檔案當(dāng)面交還給檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息，確認(rèn)無(wú)誤后，在《會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿》上注明歸還日期，并由借閱人簽字確認(rèn)。3.歸還檢查檔案管理人員在接收歸還的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行仔細(xì)檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、涂改等情況，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通，查明原因，并按照本制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、會(huì)計(jì)檔案的查閱1.查閱申請(qǐng)因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，查閱人應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審批流程查閱人將填寫完整的《查閱申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部檔案管理人員。檔案管理人員對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)查閱人身份及查閱目的的合理性。如申請(qǐng)符合規(guī)定，檔案管理人員在申請(qǐng)表上簽字，并注明可查閱的檔案名稱、數(shù)量及查閱期限等信息。申請(qǐng)表經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理查閱手續(xù)。對(duì)于涉及重要會(huì)計(jì)檔案或查閱期限較長(zhǎng)的申請(qǐng)，需報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱期限會(huì)計(jì)檔案的查閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)查閱期限的，查閱人應(yīng)在查閱期限屆滿前[X]個(gè)工作日向財(cái)務(wù)部提出延期申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可延期，但延期最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。4.查閱登記檔案管理人員應(yīng)建立《會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿》，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及數(shù)量、查閱期限等信息。每次查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在登記簿上進(jìn)行登記，并由查閱人簽字確認(rèn)。5.查閱要求查閱人必須在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得將檔案帶出指定地點(diǎn)。查閱人應(yīng)遵守檔案查閱場(chǎng)所的相關(guān)規(guī)定，保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得抽換或撕毀憑證、賬頁(yè)等。查閱人如需復(fù)印會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并由檔案管理人員在復(fù)印件上加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”章。查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將查閱的會(huì)計(jì)檔案歸還原位，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和整理。七、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織公司成立會(huì)計(jì)檔案鑒定工作小組，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括財(cái)務(wù)部相關(guān)人員及公司內(nèi)部審計(jì)人員等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.鑒定程序每年年初，財(cái)務(wù)部檔案管理人員應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清理，編制《會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書》，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、已保管期限、鑒定情況等信息。鑒定工作小組對(duì)《會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書》進(jìn)行審核，對(duì)擬銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定是否仍有保存價(jià)值。對(duì)于仍有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，提出銷毀意見。鑒定工作小組將審核通過(guò)的《會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書》報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作。3.銷毀程序財(cái)務(wù)部檔案管理人員根據(jù)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的《會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書》，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、數(shù)量、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等信息?！稌?huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，方可組織實(shí)施銷毀工作。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》與銷毀的會(huì)計(jì)檔案是否一致，確保銷毀工作的合規(guī)性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。4.特殊情況處理對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書和會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)中列明。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會(huì)計(jì)檔案的保管、借閱、查閱、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.定期檢查財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理情況進(jìn)行自查，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。自查內(nèi)容包括會(huì)計(jì)檔案的保管環(huán)境、保管期限、借閱登記、查閱登記、鑒定與銷毀等情況。自查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審閱。3.違規(guī)處理