合同及印鑒管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司合同及印鑒管理，規(guī)范合同簽訂、履行及印鑒使用流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬子公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的各類合同簽訂、履行及印鑒使用管理。3.基本原則合同管理遵循依法合規(guī)、審慎嚴(yán)謹(jǐn)、全程管控的原則；印鑒管理遵循專人保管、審批使用、登記備案的原則。二、合同管理合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同立項(xiàng)申請(qǐng)，詳細(xì)說明合同的背景、目的、主要條款、預(yù)計(jì)金額、履行期限等內(nèi)容，并提交相關(guān)業(yè)務(wù)資料作為支撐。立項(xiàng)申請(qǐng)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至法務(wù)部門。2.法務(wù)審核法務(wù)部門收到合同立項(xiàng)申請(qǐng)后，對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性進(jìn)行審核。重點(diǎn)審查合同是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)、是否符合公司利益、條款是否明確具體等。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通并提出修改意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善后，再次提交法務(wù)審核，直至通過。3.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、費(fèi)用預(yù)算等。確保合同中的財(cái)務(wù)安排符合公司財(cái)務(wù)政策和資金狀況，避免出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)審核通過后，在合同立項(xiàng)申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。4.授權(quán)審批合同經(jīng)法務(wù)和財(cái)務(wù)審核通過后，按照公司授權(quán)審批制度進(jìn)行審批。審批流程根據(jù)合同金額大小、重要程度等設(shè)定不同的審批層級(jí)。一般合同由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同還需經(jīng)過總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，簽署明確的審批意見。5.合同簽訂經(jīng)授權(quán)審批通過的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保對(duì)方當(dāng)事人具有合法的主體資格和履約能力。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，如有特殊情況需要修改模板，需經(jīng)法務(wù)部門同意。合同簽訂過程中，雙方應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同條款，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件交至公司檔案室存檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等。合同履行管理1.跟蹤執(zhí)行業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，按照合同約定的條款和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)履行己方義務(wù)，并督促對(duì)方當(dāng)事人履行合同義務(wù)。定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)商解決。如遇重大問題或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并抄送法務(wù)部門。2.變更與解除合同履行過程中如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)起合同變更申請(qǐng)，說明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響等。變更申請(qǐng)需經(jīng)法務(wù)審核、財(cái)務(wù)審核及原審批流程審批通過后，方可簽訂合同變更協(xié)議。如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，及時(shí)通知對(duì)方當(dāng)事人，并辦理合同解除手續(xù)。合同解除申請(qǐng)同樣需經(jīng)過審核和審批流程。3.糾紛處理如在合同履行過程中發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，并向法務(wù)部門報(bào)告。法務(wù)部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員對(duì)糾紛進(jìn)行分析研究，制定應(yīng)對(duì)策略。根據(jù)糾紛的具體情況，可通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決。在糾紛處理過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，維護(hù)公司的合法權(quán)益。合同檔案管理1.歸檔要求合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將合同原件整理歸檔至公司檔案室。歸檔的合同應(yīng)包括合同文本、相關(guān)附件、審批文件、往來信函、履行記錄等資料。合同檔案應(yīng)按照類別、年度、編號(hào)等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱過程中不得擅自涂改、抽取、復(fù)制合同檔案內(nèi)容。如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。3.保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度確定。一般合同保管期限為[X]年，重大合同、涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、擔(dān)保等重要合同保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，由檔案室提出銷毀意見，經(jīng)法務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保合同檔案的安全銷毀。三、印鑒管理印鑒種類及保管1.印鑒種類公司印鑒包括公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。2.保管職責(zé)公司公章由辦公室指定專人保管；合同專用章由法務(wù)部門指定專人保管；財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管；法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人員保管。各印鑒保管人應(yīng)妥善保管印鑒，不得擅自委托他人代管或隨意放置印鑒。因工作需要臨時(shí)交接印鑒的，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并記錄交接時(shí)間、交接人、監(jiān)交人等信息。3.保管要求印鑒應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。印鑒保管人應(yīng)定期檢查印鑒的使用情況和保管狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)印鑒損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。印鑒使用流程1.申請(qǐng)使用印鑒的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《印鑒使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印內(nèi)容、用印份數(shù)、用印日期等信息，并附上相關(guān)的合同文本、文件資料等。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至印鑒保管部門。2.審核印鑒保管部門收到《印鑒使用申請(qǐng)表》后，對(duì)用印事項(xiàng)進(jìn)行審核。重點(diǎn)審查用印事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定、是否經(jīng)過相關(guān)審批流程、申請(qǐng)內(nèi)容與附件是否一致等。對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，應(yīng)退回申請(qǐng)部門并說明原因。審核通過后，在申請(qǐng)表上簽署審核意見。3.審批根據(jù)公司授權(quán)審批制度，印鑒使用申請(qǐng)需按照不同的審批層級(jí)進(jìn)行審批。一般用印申請(qǐng)由印鑒保管部門負(fù)責(zé)人審批；涉及重要事項(xiàng)、金額較大或存在風(fēng)險(xiǎn)的用印申請(qǐng)，還需經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查申請(qǐng)內(nèi)容，簽署明確的審批意見。4.用印經(jīng)授權(quán)審批通過的印鑒使用申請(qǐng)，印鑒保管人應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見進(jìn)行用印。用印時(shí)應(yīng)在指定位置加蓋印鑒，并確保印鑒清晰、端正。用印完畢后，應(yīng)在《印鑒使用登記表》上詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印事項(xiàng)、用印份數(shù)、申請(qǐng)人等信息，并由用印人簽字確認(rèn)。5.登記備案印鑒保管部門應(yīng)定期對(duì)印鑒使用情況進(jìn)行登記備案，形成《印鑒使用情況統(tǒng)計(jì)表》。統(tǒng)計(jì)表應(yīng)包括印鑒種類、使用日期、用印事項(xiàng)、審批人、用印人等信息。每月末將統(tǒng)計(jì)表報(bào)送至公司辦公室和法務(wù)部門，以便進(jìn)行監(jiān)督檢查和風(fēng)險(xiǎn)防控。印鑒停用與銷毀1.停用因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印鑒損壞等原因需要停用印鑒的，由印鑒保管部門提出印鑒停用申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，發(fā)布印鑒停用通知。通知應(yīng)明確印鑒停用日期、停用原因等信息，并要求相關(guān)部門和人員停止使用該印鑒。印鑒停用后，應(yīng)及時(shí)將印鑒交回公司辦公室統(tǒng)一保管。2.銷毀印鑒停用后，由公司辦公室組織相關(guān)部門對(duì)印鑒進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。對(duì)于重要印鑒的銷毀，應(yīng)邀請(qǐng)法務(wù)部門人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀過程合法合規(guī)。四、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)合同及印鑒管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查。審計(jì)內(nèi)容包括合同簽訂流程的合規(guī)性、合同履行情況、印鑒使用的審批與登記等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.法務(wù)監(jiān)督法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同及印鑒管理進(jìn)行日常法律監(jiān)督。審查合同條款的合法性、合規(guī)性，對(duì)印鑒使用過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控。對(duì)于重大合同或涉及法律糾紛的合同，法務(wù)部門應(yīng)提前介入，提供專業(yè)的法律意見和支持。3.定期檢查公司辦公室會(huì)同法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等定期對(duì)合同及印鑒管理情況進(jìn)行全面檢查。檢查內(nèi)容包括合同檔案的完整性、印鑒保管的安全性、使用流程的規(guī)范性等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行通報(bào)，并責(zé)令相關(guān)部門限期整改。五、責(zé)任追究1.違規(guī)處罰對(duì)于違反本制度規(guī)定，在合同簽訂、履行及印鑒使用過程中存在違規(guī)行為的部門或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、罰款、降職、撤職等。如因