合同及收據(jù)管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司合同及收據(jù)管理，規(guī)范合同及收據(jù)的簽訂、使用、保管等行為，防范合同及收據(jù)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的各類(lèi)合同及收據(jù)的管理。3.基本原則合同及收據(jù)管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、審慎嚴(yán)謹(jǐn)、權(quán)責(zé)明確、全程管控的原則。確保合同及收據(jù)的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，保障公司利益不受損害。二、合同管理合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同立項(xiàng)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本情況，包括合同名稱(chēng)、對(duì)方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、預(yù)計(jì)金額、履行期限等。經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。2.法務(wù)審核法務(wù)部門(mén)對(duì)合同立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行法律審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于存在法律風(fēng)險(xiǎn)的條款，法務(wù)部門(mén)應(yīng)提出修改意見(jiàn)，業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。3.合同起草業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同文本的起草工作，應(yīng)確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，特殊情況需使用非標(biāo)準(zhǔn)模板的，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核同意。4.合同評(píng)審合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行合同評(píng)審。評(píng)審部門(mén)包括法務(wù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等，各部門(mén)根據(jù)職責(zé)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，提出意見(jiàn)和建議。業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改，確保合同最終稿符合各方要求。5.合同審批經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的合同，按照公司審批流程提交審批。審批流程根據(jù)合同金額大小、重要程度等因素確定，一般合同由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同還需經(jīng)總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批。審批通過(guò)后，合同方可簽訂。6.合同簽訂合同由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人簽字（或蓋章）齊全，合同文本一式多份，分別由公司相關(guān)部門(mén)留存。合同履行管理1.合同執(zhí)行跟蹤業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的履行，應(yīng)指定專(zhuān)人對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，確保合同按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。如發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并采取有效措施解決。2.合同變更管理合同履行過(guò)程中如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批和簽訂。3.合同付款管理財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同付款的審核與支付。付款前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)提交付款申請(qǐng)，附上合同原件、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同條款和公司財(cái)務(wù)制度對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，最后由財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款手續(xù)。合同歸檔管理1.合同歸檔要求合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料整理歸檔。歸檔資料應(yīng)包括合同文本、審批文件、補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)函件、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。合同歸檔應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.合同查閱管理因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)印、涂改、抽取、銷(xiāo)毀合同檔案。如需復(fù)印合同檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估法務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，重點(diǎn)關(guān)注合同的法律風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)于識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)制定應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警業(yè)務(wù)部門(mén)和法務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施針對(duì)不同類(lèi)型的合同風(fēng)險(xiǎn)，公司應(yīng)制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。如對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，可通過(guò)加強(qiáng)合同審核、咨詢(xún)專(zhuān)業(yè)律師等方式進(jìn)行防范；對(duì)于信用風(fēng)險(xiǎn)，可通過(guò)對(duì)合作方進(jìn)行信用調(diào)查、要求提供擔(dān)保等方式進(jìn)行控制。三、收據(jù)管理收據(jù)領(lǐng)用管理1.收據(jù)申購(gòu)各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用收據(jù)的，應(yīng)填寫(xiě)《收據(jù)申購(gòu)表》，注明收據(jù)種類(lèi)、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。2.收據(jù)發(fā)放財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)《收據(jù)申購(gòu)表》進(jìn)行審核，審核通過(guò)后發(fā)放收據(jù)，并登記收據(jù)的領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人、收據(jù)種類(lèi)、數(shù)量等信息。3.收據(jù)保管領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管收據(jù)，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、丟失。如因保管不善導(dǎo)致收據(jù)丟失，應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)告，并登報(bào)聲明作廢。收據(jù)開(kāi)具管理1.開(kāi)具范圍公司應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍開(kāi)具收據(jù)，不得超范圍開(kāi)具。收據(jù)開(kāi)具應(yīng)與公司實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得虛開(kāi)收據(jù)。2.開(kāi)具流程業(yè)務(wù)部門(mén)在收取款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)開(kāi)具相應(yīng)的收據(jù)。開(kāi)具收據(jù)時(shí)，應(yīng)注明收款日期、交款單位（或個(gè)人）、收款事由、金額等信息，并加蓋公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。收據(jù)應(yīng)一式三聯(lián)，分別為存根聯(lián)、收據(jù)聯(lián)、記賬聯(lián)。存根聯(lián)由開(kāi)票人留存，收據(jù)聯(lián)交交款單位（或個(gè)人），記賬聯(lián)作為記賬憑證附件。3.開(kāi)具審核財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)收據(jù)開(kāi)具情況進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核收據(jù)內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，印章是否齊全。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知開(kāi)票人進(jìn)行更正。收據(jù)核銷(xiāo)管理1.核銷(xiāo)申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門(mén)在款項(xiàng)結(jié)清后，應(yīng)及時(shí)將收據(jù)存根聯(lián)交回財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行核銷(xiāo)。交回時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《收據(jù)核銷(xiāo)申請(qǐng)表》，注明收據(jù)號(hào)碼、收款金額、收款事由等信息。2.核銷(xiāo)審核財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)《收據(jù)核銷(xiāo)申請(qǐng)表》及收據(jù)存根聯(lián)進(jìn)行審核，核對(duì)收據(jù)開(kāi)具金額與收款金額是否一致，收款事由是否相符。審核通過(guò)后，在收據(jù)存根聯(lián)上加蓋“已核銷(xiāo)”章，并登記核銷(xiāo)日期、核銷(xiāo)人等信息。3.未使用收據(jù)處理如因業(yè)務(wù)變更等原因?qū)е虏糠质論?jù)未使用，領(lǐng)用人應(yīng)及時(shí)將未使用的收據(jù)交回財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)未使用的收據(jù)進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)后，予以注銷(xiāo)，并登記相關(guān)信息。收據(jù)保管與銷(xiāo)毀管理1.收據(jù)保管財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的收據(jù)保管崗位，負(fù)責(zé)收據(jù)的保管工作。收據(jù)應(yīng)存放在安全、保密的地方，防止丟失、被盜、損壞。2.收據(jù)銷(xiāo)毀收據(jù)保管期限屆滿后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對(duì)收據(jù)進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制《收據(jù)銷(xiāo)毀清單》，注明收據(jù)號(hào)碼、數(shù)量、銷(xiāo)毀日期等信息，并經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。收據(jù)銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的合規(guī)性。四、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)合同及收據(jù)管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同及收據(jù)的簽訂、履行、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。2.定期檢查財(cái)務(wù)部門(mén)和法務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同及收據(jù)管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查合同及收據(jù)的使用、保管、核銷(xiāo)等情況。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并