電腦文件保密管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電腦文件的保密管理，確保公司信息安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要接觸公司電腦文件的外部人員。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則：采取有效的技術(shù)和管理措施，防止電腦文件泄密事件的發(fā)生。2.誰使用、誰負(fù)責(zé)原則：電腦文件的使用人員對文件的保密負(fù)有直接責(zé)任。3.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，規(guī)范電腦文件保密管理工作。二、保密范圍（一）公司商業(yè)秘密1.產(chǎn)品研發(fā)資料，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、技術(shù)圖紙、工藝流程、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。2.市場信息，如客戶名單、市場調(diào)研報告、銷售策略、價格體系等。3.財務(wù)數(shù)據(jù)，包括財務(wù)報表、預(yù)算方案、成本核算、資金流向等。4.公司運(yùn)營管理信息，如組織架構(gòu)、管理制度、業(yè)務(wù)流程、會議紀(jì)要等。（二）其他重要文件1.尚未公開的合同協(xié)議、合作意向書等。2.涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃的文件。3.員工個人隱私信息，如薪資待遇、績效考核結(jié)果等，但僅限在必要的管理范圍內(nèi)保密。三、電腦使用管理（一）電腦配備與維護(hù)1.公司根據(jù)工作需要為員工配備電腦，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保電腦系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.員工應(yīng)妥善保管個人電腦，不得擅自拆卸、更換硬件設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)電腦出現(xiàn)故障，應(yīng)及時報告信息技術(shù)部門進(jìn)行維修。（二）賬號與密碼管理1.員工使用公司電腦時，應(yīng)使用公司分配的賬號和密碼，并妥善保管，不得隨意透露給他人。2.嚴(yán)禁使用簡單易猜的密碼，如生日、電話號碼等。密碼應(yīng)定期更換，建議每[X]個月更換一次。3.離職或崗位變動時，員工應(yīng)及時通知信息技術(shù)部門注銷原賬號。（三）網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)范1.員工應(yīng)遵守國家網(wǎng)絡(luò)法律法規(guī)，不得利用公司網(wǎng)絡(luò)從事違法違規(guī)活動，如瀏覽不良網(wǎng)站、傳播有害信息等。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，禁止私自將公司電腦接入外部網(wǎng)絡(luò)，如無線網(wǎng)絡(luò)熱點(diǎn)等。3.在使用公司網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件傳輸時，應(yīng)確保傳輸渠道的安全性，避免通過不可信的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行敏感文件的傳輸。四、文件存儲管理（一）存儲設(shè)備選擇1.公司統(tǒng)一為員工分配電腦硬盤空間用于文件存儲。員工應(yīng)盡量將文件存儲在公司指定的硬盤分區(qū)內(nèi)。2.如需使用外部存儲設(shè)備，如移動硬盤、U盤等，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、具備加密功能的產(chǎn)品，并確保設(shè)備經(jīng)過公司信息技術(shù)部門的安全檢測。（二）文件分類存儲1.員工應(yīng)按照文件的性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。2.對于保密文件，應(yīng)單獨(dú)設(shè)立文件夾進(jìn)行存放，并根據(jù)保密級別進(jìn)行標(biāo)識，如“絕密”“機(jī)密”“秘密”等。（三）存儲安全措施1.定期對電腦硬盤和外部存儲設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的位置，如公司數(shù)據(jù)服務(wù)器或異地存儲介質(zhì)等。2.對存儲有保密文件的設(shè)備，應(yīng)設(shè)置訪問密碼，并采取加密存儲等技術(shù)手段，防止文件被非法獲取。五、文件訪問管理（一）權(quán)限設(shè)置1.根據(jù)工作需要，對不同崗位的員工設(shè)置不同的文件訪問權(quán)限。例如，研發(fā)人員具有較高的文件訪問權(quán)限，可查閱和修改相關(guān)研發(fā)資料；行政人員則只能訪問與其工作相關(guān)的部分文件。2.對于涉及公司核心機(jī)密的文件，只有經(jīng)過授權(quán)的特定人員才能訪問。授權(quán)應(yīng)明確具體的訪問范圍和期限，并進(jìn)行書面記錄。（二）訪問審批1.員工如需訪問超出其權(quán)限范圍的文件，應(yīng)填寫《文件訪問申請表》，詳細(xì)說明訪問目的、文件名稱及內(nèi)容等信息。2.《文件訪問申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，涉及重要機(jī)密文件的，還需報公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后方可進(jìn)行訪問。（三）訪問記錄1.信息技術(shù)部門應(yīng)對所有文件訪問操作進(jìn)行記錄，包括訪問時間、訪問人員、文件名稱、操作內(nèi)容等。2.訪問記錄應(yīng)保存一定期限，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。如發(fā)現(xiàn)異常訪問行為，可通過查閱訪問記錄及時發(fā)現(xiàn)并采取措施。六、文件傳輸管理（一）內(nèi)部傳輸1.在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件傳輸時，應(yīng)確保傳輸渠道的安全性和穩(wěn)定性。對于重要文件，建議采用公司內(nèi)部的文件共享平臺或加密郵件進(jìn)行傳輸。2.禁止通過即時通訊工具（如QQ、微信等）傳輸涉及公司機(jī)密的文件，如因工作需要必須使用，應(yīng)先對文件進(jìn)行加密處理，并確保接收方具備相應(yīng)的解密能力。（二）外部傳輸1.向公司外部傳輸文件時，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。涉及商業(yè)秘密的文件，需填寫《文件外部傳輸審批表》，詳細(xì)說明傳輸原因、接收方信息、文件內(nèi)容及保密要求等。2.《文件外部傳輸審批表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，公司法定代表人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行傳輸。3.外部傳輸文件應(yīng)采用加密方式進(jìn)行，如使用加密軟件對文件進(jìn)行加密處理，并通過安全可靠的傳輸渠道發(fā)送給接收方。同時，應(yīng)要求接收方簽署保密協(xié)議，確保文件在傳輸過程中的安全性。七、文件使用管理（一）使用規(guī)范1.員工在使用電腦文件時，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、篡改或刪除文件。2.如需對文件進(jìn)行修改，應(yīng)在原文件備份的基礎(chǔ)上進(jìn)行，并做好修改記錄。修改后的文件應(yīng)及時更新，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。（二）借閱管理1.因工作需要借閱保密文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)審批通過后，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，并確保文件的完整性和保密性。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）使用監(jiān)督1.公司定期對員工電腦文件的使用情況進(jìn)行檢查，包括文件存儲、訪問、傳輸?shù)确矫妗?.對于違反文件使用管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。八、文件銷毀管理（一）銷毀范圍1.已過保密期限或不再具有使用價值的文件。2.因工作失誤或其他原因產(chǎn)生的多余、重復(fù)或錯誤的文件。3.涉及公司機(jī)密但已不再需要保存的文件。（二）銷毀方式1.對于一般文件，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。2.對于涉及公司核心機(jī)密的文件，應(yīng)采用專業(yè)的文件銷毀設(shè)備進(jìn)行銷毀，并確保銷毀過程可追溯。例如，使用碎紙機(jī)將文件粉碎成無法恢復(fù)的紙屑，或采用電子數(shù)據(jù)擦除設(shè)備對存儲有保密文件的硬盤、U盤等進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除。（三）銷毀記錄1.每次文件銷毀時，應(yīng)詳細(xì)記錄銷毀文件的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。2.銷毀記錄應(yīng)妥善保存一定期限，以備審計(jì)和查詢。九、保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.公司定期組織電腦文件保密培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、文件管理操作規(guī)范等。2.根據(jù)不同崗位的特點(diǎn)和需求，制定個性化的培訓(xùn)計(jì)劃，確保培訓(xùn)的針對性和有效性。（二）培訓(xùn)方式1.培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析、模擬演練等多種形式。2.鼓勵員工自主學(xué)習(xí)保密知識，通過內(nèi)部網(wǎng)站、知識庫等渠道獲取相關(guān)資料。（三）培訓(xùn)考核1.對參加保密培訓(xùn)的員工進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括理論知識和實(shí)際操作技能等。2.考核結(jié)果與員工的績效考核、晉升等掛鉤，對考核不合格的員工進(jìn)行補(bǔ)考或再次培訓(xùn)，直至合格為止。十、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立保密管理工作小組，負(fù)責(zé)對電腦文件保密管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.保密管理工作小組定期對公司各部門的文件保密工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.電腦文件的存儲、訪問、傳輸、使用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合公司保密制度的規(guī)定。2.員工對保密制度的掌握程度和執(zhí)行情況。3.保密設(shè)備和技術(shù)措施的運(yùn)行狀況。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.對違反保密制度的行為，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)肅調(diào)查處理，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。十一、獎勵與處罰（一）獎勵1.對在電腦文件保密工作中表現(xiàn)突出的員工，公司將給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎金等。2.獎勵標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)員工的貢獻(xiàn)大小和保密工作的實(shí)際效果確定。（二）處罰1.對于違反電腦文件保密管理制度的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職