租賃辦公設(shè)備管理制度總則1.目的為規(guī)范公司租賃辦公設(shè)備的管理，確保辦公設(shè)備的正常使用，提高設(shè)備使用效率，降低租賃成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有租賃辦公設(shè)備的管理，包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、辦公桌椅等。3.職責(zé)分工行政部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)備租賃需求的匯總與審核。選擇合適的租賃供應(yīng)商，并簽訂租賃合同。對(duì)租賃設(shè)備進(jìn)行日常管理，包括設(shè)備的驗(yàn)收、發(fā)放、回收、維護(hù)等。定期對(duì)租賃設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，確保設(shè)備數(shù)量與租賃合同一致。使用部門根據(jù)工作需要，提出辦公設(shè)備租賃申請(qǐng)。負(fù)責(zé)租賃設(shè)備的正確使用和日常維護(hù)，確保設(shè)備安全。配合行政部門做好設(shè)備的驗(yàn)收、回收等工作。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核租賃費(fèi)用的合理性，并按照合同約定進(jìn)行支付。對(duì)租賃費(fèi)用進(jìn)行賬務(wù)處理，確保賬目清晰。租賃申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)流程使用部門如需租賃辦公設(shè)備，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備租賃申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明租賃設(shè)備的名稱、型號(hào)、數(shù)量、租賃期限、用途等信息。將申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求，對(duì)申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審核，并簽署意見。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交至行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行進(jìn)一步審核，包括設(shè)備需求的合理性、現(xiàn)有設(shè)備資源的匹配情況等，審核通過后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，行政部門方可安排租賃事宜。2.審批標(biāo)準(zhǔn)租賃設(shè)備的用途應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，且具有明確的使用計(jì)劃和期限?，F(xiàn)有辦公設(shè)備無法滿足工作需求，確需租賃的，應(yīng)優(yōu)先考慮租賃性價(jià)比高、適用性強(qiáng)的設(shè)備。對(duì)于長(zhǎng)期租賃的設(shè)備，應(yīng)評(píng)估其必要性和經(jīng)濟(jì)性，避免資源浪費(fèi)。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商選擇原則具有良好的商業(yè)信譽(yù)和經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，無不良記錄。具備專業(yè)的設(shè)備租賃服務(wù)能力，能夠提供優(yōu)質(zhì)的設(shè)備和及時(shí)的售后服務(wù)。租賃價(jià)格合理，在同等條件下具有價(jià)格優(yōu)勢(shì)。能夠提供靈活的租賃方案，滿足公司不同的租賃需求。2.供應(yīng)商篩選與評(píng)估行政部門通過多種渠道收集辦公設(shè)備租賃供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并建立供應(yīng)商信息庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選出符合基本條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)送《供應(yīng)商調(diào)查問卷》，了解其公司概況、業(yè)務(wù)范圍、服務(wù)能力、租賃價(jià)格等方面的情況。根據(jù)供應(yīng)商調(diào)查問卷的反饋情況，行政部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的辦公場(chǎng)所、設(shè)備庫(kù)存、售后服務(wù)團(tuán)隊(duì)等，評(píng)估其實(shí)際服務(wù)能力和信譽(yù)狀況。綜合考慮供應(yīng)商的調(diào)查和考察結(jié)果，行政部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估打分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合作對(duì)象。3.租賃合同簽訂確定合作供應(yīng)商后，行政部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂租賃合同。租賃合同應(yīng)明確租賃設(shè)備的名稱、型號(hào)、數(shù)量、租賃期限、租金及支付方式、設(shè)備維護(hù)責(zé)任、違約責(zé)任等條款，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)清晰明確。租賃合同簽訂前，行政部門應(yīng)將合同文本提交至財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽署合同。4.供應(yīng)商管理與評(píng)估行政部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括設(shè)備交付及時(shí)性、設(shè)備維護(hù)情況、租金支付準(zhǔn)確性、售后服務(wù)響應(yīng)速度等方面。根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，行政部門對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，如增加租賃業(yè)務(wù)量、延長(zhǎng)合作期限等；對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或終止合作，并及時(shí)尋找新的供應(yīng)商替代。設(shè)備驗(yàn)收與發(fā)放1.設(shè)備驗(yàn)收租賃設(shè)備到貨后，行政部門應(yīng)組織使用部門相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、型號(hào)、規(guī)格、外觀、性能等是否與租賃合同一致，設(shè)備是否完好無損，隨機(jī)附件及資料是否齊全等。驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期更換或整改。如供應(yīng)商未能按時(shí)解決問題，行政部門有權(quán)拒絕接收設(shè)備，并按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。設(shè)備驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在《辦公設(shè)備租賃驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。2.設(shè)備發(fā)放行政部門根據(jù)使用部門的申請(qǐng)，將驗(yàn)收合格的租賃設(shè)備發(fā)放至使用部門。發(fā)放時(shí)，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備租賃發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄設(shè)備的名稱、型號(hào)、數(shù)量、發(fā)放時(shí)間、使用部門、領(lǐng)取人等信息。使用部門領(lǐng)取設(shè)備時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收，并在發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。領(lǐng)取人應(yīng)對(duì)設(shè)備的安全運(yùn)輸和正確使用負(fù)責(zé)，如因領(lǐng)取人原因?qū)е略O(shè)備損壞或丟失，領(lǐng)取人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。設(shè)備使用與維護(hù)1.使用規(guī)范使用部門應(yīng)按照設(shè)備的操作規(guī)程正確使用租賃設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備的設(shè)置和參數(shù)。嚴(yán)禁在租賃設(shè)備上安裝未經(jīng)公司許可的軟件或程序，以免影響設(shè)備的正常運(yùn)行和安全。設(shè)備使用過程中如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并通知行政部門安排維修。嚴(yán)禁自行拆卸或維修設(shè)備，以免造成更大的損壞。使用部門應(yīng)妥善保管租賃設(shè)備，不得將設(shè)備轉(zhuǎn)借他人或用于非公司業(yè)務(wù)用途。如因工作需要轉(zhuǎn)借設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.日常維護(hù)使用部門負(fù)責(zé)租賃設(shè)備的日常清潔和保養(yǎng)工作，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行擦拭、除塵等，確保設(shè)備外觀整潔。根據(jù)設(shè)備的使用頻率和維護(hù)要求，使用部門應(yīng)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，如更換墨盒、硒鼓、紙張等耗材，檢查設(shè)備的連接線路是否正常等。行政部門應(yīng)定期組織對(duì)租賃設(shè)備進(jìn)行全面維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好。對(duì)于需要專業(yè)維修的設(shè)備，行政部門應(yīng)及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商安排維修人員進(jìn)行維修。3.維修管理設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《辦公設(shè)備租賃維修申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、設(shè)備型號(hào)等信息，并提交至行政部門。行政部門接到維修申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)故障情況判斷是否屬于供應(yīng)商的維修責(zé)任范圍。如屬于供應(yīng)商責(zé)任，行政部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商安排維修人員上門維修；如不屬于供應(yīng)商責(zé)任，行政部門應(yīng)聯(lián)系公司內(nèi)部的維修人員或外部專業(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。維修完成后，維修人員應(yīng)填寫《辦公設(shè)備租賃維修記錄單》，記錄維修情況和更換的零部件等信息。使用部門應(yīng)對(duì)維修后的設(shè)備進(jìn)行試用，確認(rèn)設(shè)備正常運(yùn)行后在維修記錄單上簽字確認(rèn)。設(shè)備回收與盤點(diǎn)1.設(shè)備回收租賃期限屆滿或因工作原因不再需要使用租賃設(shè)備時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)將設(shè)備清理干凈，并通知行政部門安排回收。行政部門在回收設(shè)備時(shí)，應(yīng)與使用部門共同對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查，確認(rèn)設(shè)備完好無損且附件及資料齊全后，辦理回收手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有損壞或丟失情況，使用部門應(yīng)按照合同約定進(jìn)行賠償。設(shè)備回收后，行政部門應(yīng)將其妥善保管，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處置，如退還供應(yīng)商、報(bào)廢處理等。2.設(shè)備盤點(diǎn)行政部門應(yīng)定期對(duì)租賃設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為每季度一次。盤點(diǎn)內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、型號(hào)、存放地點(diǎn)、使用狀態(tài)等信息。盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，行政部門應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。如因人為原因?qū)е略O(shè)備丟失或損壞，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制《辦公設(shè)備租賃盤點(diǎn)報(bào)告》，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，并將盤點(diǎn)結(jié)果存檔備案。租賃費(fèi)用管理1.費(fèi)用核算財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)租賃合同約定的租金及支付方式，對(duì)租賃費(fèi)用進(jìn)行準(zhǔn)確核算。租賃費(fèi)用應(yīng)按照實(shí)際租賃期限和使用情況進(jìn)行計(jì)算，確保費(fèi)用計(jì)算準(zhǔn)確無誤。對(duì)于租賃期間發(fā)生的其他費(fèi)用，如設(shè)備運(yùn)輸費(fèi)、安裝調(diào)試費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等，應(yīng)根據(jù)合同約定或?qū)嶋H發(fā)生情況進(jìn)行核算，并計(jì)入租賃費(fèi)用總額。2.費(fèi)用支付財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照租賃合同約定的支付時(shí)間和方式，及時(shí)支付租賃費(fèi)用。支付前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核相關(guān)的支付憑證，確保支付手續(xù)齊全、合規(guī)。如因特殊原因需要延期支付租賃費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通協(xié)商，并取得供應(yīng)商的同意。延期支付期間，應(yīng)按照合同約定支付相應(yīng)的逾期利息。3.費(fèi)用報(bào)銷使用部門因工作需要租賃辦公設(shè)備產(chǎn)生的費(fèi)用，應(yīng)按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度的規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供租賃合同、發(fā)票、驗(yàn)收單、發(fā)放登記表等相關(guān)憑證，確保報(bào)銷手續(xù)齊全。財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核租賃費(fèi)用報(bào)銷憑證，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷申請(qǐng)予以拒絕。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自租賃辦公設(shè)備、未按規(guī)定流程申請(qǐng)和審批、未正確使用和維護(hù)設(shè)備、未按時(shí)歸還設(shè)備等行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)