工作留痕跡管理制度一、總則（一）目的為了加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范員工工作行為，確保各項工作能夠得到有效落實和追溯，提高工作效率和質量，特制定本工作留痕跡管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.真實性原則：工作痕跡應真實反映工作開展的過程和結果，不得弄虛作假。2.完整性原則：涵蓋工作從計劃、執(zhí)行到總結的全過程，確保工作記錄全面、完整。3.及時性原則：各項工作痕跡應在工作完成或進展過程中及時記錄，避免事后補記導致信息不準確。4.規(guī)范性原則：工作痕跡的記錄應遵循統(tǒng)一的格式、標準和要求，保證記錄的規(guī)范性和一致性。二、工作留痕跡的主要內(nèi)容及要求（一）工作計劃1.內(nèi)容明確工作目標、任務、責任人、時間節(jié)點、資源需求等。對于涉及多個部門或環(huán)節(jié)的工作，應制定詳細的協(xié)同工作計劃。2.要求工作計劃應具有可操作性，目標明確、任務具體、時間合理、資源匹配。由部門負責人審核后報上級領導批準，并在公司內(nèi)部進行備案。（二）工作執(zhí)行過程記錄1.日常工作記錄員工應通過工作日志、工作臺賬等方式，詳細記錄每天的工作內(nèi)容、工作進展、遇到的問題及解決方法等。記錄應具體、清晰，能夠準確反映工作的實際情況。2.項目工作記錄對于重點項目，應建立專門的項目文檔，包括項目策劃書、項目進度報告、項目會議紀要、項目變更記錄等。項目文檔應按照項目階段進行分類整理，確保項目進展情況一目了然。3.溝通協(xié)調記錄涉及與外部單位或內(nèi)部其他部門溝通協(xié)調的工作，應記錄溝通時間、溝通對象、溝通內(nèi)容、溝通結果等。溝通記錄可采用郵件、會議紀要、工作聯(lián)系單等形式，并妥善保存。（三）工作成果1.報告類成果工作完成后，應提交相應的工作報告，如工作總結報告、項目結題報告、專項調研報告等。報告應結構清晰、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、分析深入，結論具有參考價值。2.文件類成果包括各類規(guī)章制度、業(yè)務流程、合同協(xié)議、技術文檔等。文件應符合公司的格式規(guī)范和審批流程，確保文件的合法性、有效性和規(guī)范性。3.實物類成果如產(chǎn)品樣品、工程成果等，應進行拍照、編號、登記，并注明成果的相關信息，如完成時間、責任人等。（四）工作審批1.審批流程記錄詳細記錄各項工作審批的發(fā)起時間、審批環(huán)節(jié)、審批人、審批意見及審批結果等。審批記錄可通過公司的OA系統(tǒng)或專門的審批臺賬進行保存。2.重要審批文件存檔將經(jīng)過審批的重要文件，如請示報告、審批單等進行分類存檔，以備查閱。（五）工作監(jiān)督與檢查記錄1.內(nèi)部監(jiān)督檢查記錄公司內(nèi)部組織的各類監(jiān)督檢查活動，如定期檢查、專項檢查等，應記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。檢查記錄應形成書面報告，并向相關部門和人員進行反饋。2.外部監(jiān)督檢查記錄對于來自政府部門、監(jiān)管機構等外部的監(jiān)督檢查，應記錄檢查時間、檢查機構、檢查內(nèi)容、檢查結果及公司的應對措施等。及時將外部監(jiān)督檢查情況向公司管理層匯報，并按照要求進行整改落實。三、工作留痕跡的方式與載體（一）紙質文檔1.適用于一些需要簽字、蓋章等具有法律效力的文件，以及不方便通過電子方式記錄的工作內(nèi)容。2.紙質文檔應按照公司規(guī)定的格式和要求進行填寫、打印，并妥善保管，防止丟失、損壞。（二）電子文檔1.利用公司的辦公軟件（如Word、Excel、PPT等）、OA系統(tǒng)、項目管理軟件等工具，記錄和存儲工作痕跡。2.電子文檔應定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，應設置合理的權限管理，防止數(shù)據(jù)泄露和誤操作。（三）會議記錄1.通過會議紀要的形式，記錄會議的基本信息（如會議時間、地點、參會人員等）、會議議程、討論內(nèi)容、決議事項及責任人等。2.會議紀要應在會議結束后及時整理，并經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員和相關部門。（四）工作表單1.根據(jù)不同的工作內(nèi)容和管理需求，設計相應的工作表單，如請假申請表、費用報銷單、辦公用品領用表等。2.員工應按照表單要求如實填寫相關信息，并按照規(guī)定的流程進行審批和流轉。四、工作留痕跡的管理與維護（一）歸口管理部門1.行政部門負責公司整體工作留痕跡管理制度的制定、修訂和解釋，并對各部門工作留痕跡管理情況進行監(jiān)督和指導。2.各部門負責本部門工作留痕跡的具體實施和管理，指定專人負責工作痕跡的收集、整理、歸檔和保管。（二）定期整理與歸檔1.員工應每周對本周的工作痕跡進行整理，每月末將本月的工作痕跡進行匯總歸檔。2.各部門應每季度對本部門的工作痕跡進行全面梳理，按照類別和時間順序進行分類存放，確保檔案的整齊、有序。3.對于重要的工作痕跡檔案，應進行長期保存；對于一般性的工作痕跡檔案，可根據(jù)公司規(guī)定的保存期限進行妥善處理。（三）查閱與使用1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱工作留痕跡檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案保管部門進行查閱。2.查閱檔案時，應在檔案保管人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、復印、轉借或帶出檔案保管場所。3.外部單位因工作需要查閱公司工作留痕跡檔案的，應按照公司相關規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議后方可查閱。（四）安全與保密1.加強對工作留痕跡檔案的安全管理，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。2.嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的工作留痕跡進行保密，防止信息泄露。五、工作留痕跡的考核與獎懲（一）考核內(nèi)容1.工作痕跡的完整性：是否涵蓋工作全過程，記錄是否全面、準確。2.工作痕跡的及時性：是否按照規(guī)定的時間節(jié)點進行記錄。3.工作痕跡的規(guī)范性：記錄格式、標準是否符合要求。4.工作痕跡的真實性：是否如實反映工作實際情況，有無虛假記錄。（二）考核方式1.定期考核：每季度對員工的工作留痕跡管理情況進行一次考核。2.不定期抽查：公司將不定期對各部門的工作留痕跡進行抽查，檢查結果納入部門考核。（三）獎勵措施1.對于工作留痕跡管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、獎金等。2.在績效考核、晉升、評優(yōu)等方面，工作留痕跡管理情況將作為重要的參考依據(jù)。（四）懲罰措施1.對于工作留痕跡管理不符合要求的部門和個