耗材試劑購(gòu)進(jìn)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司耗材試劑購(gòu)進(jìn)管理，規(guī)范購(gòu)進(jìn)流程，確保所購(gòu)耗材試劑符合質(zhì)量要求，滿足公司生產(chǎn)、科研等工作需要，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有耗材試劑的購(gòu)進(jìn)活動(dòng)，包括但不限于實(shí)驗(yàn)耗材、檢測(cè)試劑、醫(yī)療耗材等。（三）基本原則1.合法性原則：購(gòu)進(jìn)的耗材試劑必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所購(gòu)產(chǎn)品質(zhì)量合格。3.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。4.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定耗材試劑采購(gòu)計(jì)劃，選擇供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。2.組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購(gòu)任務(wù)。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。（二）使用部門(mén)1.根據(jù)工作需要，提出耗材試劑的需求計(jì)劃。2.協(xié)助采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，參與采購(gòu)合同的評(píng)審。3.負(fù)責(zé)對(duì)購(gòu)進(jìn)的耗材試劑進(jìn)行驗(yàn)收，反饋質(zhì)量問(wèn)題。（三）質(zhì)量管理部門(mén)1.制定耗材試劑質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程。2.對(duì)購(gòu)進(jìn)的耗材試劑進(jìn)行質(zhì)量抽檢，監(jiān)督驗(yàn)收過(guò)程。3.負(fù)責(zé)處理耗材試劑質(zhì)量投訴和不合格品的評(píng)審。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，安排采購(gòu)資金。2.對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，監(jiān)督采購(gòu)款項(xiàng)的支付。三、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測(cè)1.使用部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)耗材試劑的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，結(jié)合工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)，預(yù)測(cè)未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)的需求數(shù)量和規(guī)格。2.每季度末，使用部門(mén)需提交下一季度的耗材試劑需求預(yù)測(cè)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明各類耗材試劑的預(yù)計(jì)用量、使用時(shí)間等信息。（二）計(jì)劃編制1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)使用部門(mén)提交的需求預(yù)測(cè)報(bào)告，結(jié)合庫(kù)存情況，編制年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確耗材試劑的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）計(jì)劃調(diào)整1.在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如因工作任務(wù)變更、市場(chǎng)供應(yīng)變化等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整的原因、內(nèi)容和時(shí)間。2.采購(gòu)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，并通知相關(guān)部門(mén)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集供應(yīng)商的基本資料、資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等信息。2.根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和需求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選出潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察或調(diào)查了解。3.采購(gòu)部門(mén)組織使用部門(mén)、質(zhì)量管理部門(mén)等相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、售后服務(wù)等方面。4.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.使用部門(mén)和質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)反饋供應(yīng)商在供貨過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，作為供應(yīng)商評(píng)估的依據(jù)。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。（三）供應(yīng)商考核1.建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，包括質(zhì)量指標(biāo)、交貨期指標(biāo)、價(jià)格指標(biāo)、服務(wù)指標(biāo)等。2.采購(gòu)部門(mén)每月對(duì)供應(yīng)商的考核指標(biāo)完成情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并將考核結(jié)果反饋給供應(yīng)商。3.根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。對(duì)于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，責(zé)令其限期整改，整改仍不合格的，終止合作關(guān)系。五、采購(gòu)流程管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.使用部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《耗材試劑采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)的耗材試劑名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.《耗材試劑采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門(mén)收到《耗材試劑采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核。2.審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于金額較大或特殊的采購(gòu)申請(qǐng)，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，選擇合適的供應(yīng)商，發(fā)送采購(gòu)訂單。2.采購(gòu)訂單應(yīng)明確耗材試劑的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。3.采購(gòu)部門(mén)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。（四）到貨驗(yàn)收1.耗材試劑到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知使用部門(mén)和質(zhì)量管理部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.使用部門(mén)和質(zhì)量管理部門(mén)按照質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程對(duì)到貨的耗材試劑進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括外觀、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等方面。3.驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《耗材試劑驗(yàn)收單》，由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的，填寫(xiě)《不合格品報(bào)告》，注明不合格原因，并及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（五）入庫(kù)管理1.驗(yàn)收合格的耗材試劑，由倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《入庫(kù)單》，注明耗材試劑的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件和要求，對(duì)入庫(kù)的耗材試劑進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識(shí)。（六）付款結(jié)算1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，附上相關(guān)憑證，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商核對(duì)賬目，確保付款準(zhǔn)確無(wú)誤。六、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.質(zhì)量管理部門(mén)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實(shí)際情況，制定耗材試劑的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。2.質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確耗材試劑的外觀、規(guī)格、性能、純度、有效期等質(zhì)量要求。（二）驗(yàn)收流程1.到貨驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收人員首先核對(duì)到貨的耗材試劑名稱、規(guī)格、數(shù)量與采購(gòu)訂單和送貨單是否一致。2.按照質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)耗材試劑的外觀、規(guī)格、性能等進(jìn)行檢查，必要時(shí)進(jìn)行抽樣檢測(cè)。3.檢查質(zhì)量證明文件是否齊全，包括產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、說(shuō)明書(shū)等。4.驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《耗材試劑驗(yàn)收單》；驗(yàn)收不合格的，填寫(xiě)《不合格品報(bào)告》，并及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）不合格品處理1.對(duì)于驗(yàn)收不合格的耗材試劑，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取換貨、退貨等措施。2.如供應(yīng)商不同意處理，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)審，確定處理方案。處理方案可包括讓步接收、降級(jí)使用、報(bào)廢等。3.對(duì)于讓步接收的不合格品，應(yīng)做好標(biāo)識(shí)和記錄，并在使用過(guò)程中加強(qiáng)監(jiān)控。對(duì)于降級(jí)使用和報(bào)廢的不合格品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（四）質(zhì)量跟蹤1.質(zhì)量管理部門(mén)定期對(duì)購(gòu)進(jìn)的耗材試劑進(jìn)行質(zhì)量跟蹤，了解其在使用過(guò)程中的質(zhì)量情況。2.使用部門(mén)如發(fā)現(xiàn)耗材試劑質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給質(zhì)量管理部門(mén)。質(zhì)量管理部門(mén)對(duì)質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查分析，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、庫(kù)存管理（一）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員定期對(duì)庫(kù)存的耗材試劑進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期為每月一次。2.盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)核對(duì)庫(kù)存的耗材試劑名稱、規(guī)格、數(shù)量與庫(kù)存賬目是否一致。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，填寫(xiě)《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)調(diào)整庫(kù)存賬目。（二）庫(kù)存預(yù)警1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)庫(kù)存情況和采購(gòu)周期，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。2.當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)人員及時(shí)采購(gòu)。（三）庫(kù)存安全管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、清潔，確保庫(kù)存耗材試劑的質(zhì)量安全。2.對(duì)易燃易爆、有毒有害等特殊耗材試劑，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期檢查庫(kù)存耗材試劑的質(zhì)量狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。八、檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立耗材試劑采購(gòu)檔案，檔案內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、入庫(kù)單、付款憑證、供應(yīng)商資料等。2.使用部門(mén)應(yīng)建立耗材試劑使用檔案，檔案內(nèi)容包括使用記錄、質(zhì)量反饋等。3.質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)建立耗材試劑質(zhì)量檔案，檔案內(nèi)容包括質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收記錄、不合格品報(bào)告等。（二）檔案保管1.采購(gòu)檔案、使用檔案和質(zhì)量檔案應(yīng)分別由采購(gòu)部門(mén)、使用部門(mén)和質(zhì)量管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)保管。2.檔案保管期限應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定，一般為[X]年。保管期滿后，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可進(jìn)行銷毀。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱耗材試劑檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)耗材試劑購(gòu)進(jìn)管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否規(guī)范、采購(gòu)行為是否合規(guī)、質(zhì)量控制是否