財務防疫物資管理制度一、總則（一）目的為加強公司防疫物資的財務管理，規(guī)范防疫物資的采購、儲備、使用、核算等行為，確保防疫物資合理配置、安全保管和有效使用，保障公司正常運營和員工身體健康，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構防疫物資的財務管理相關活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司對防疫物資實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保防疫物資管理工作的規(guī)范化和標準化。2.保障需求原則根據(jù)公司實際情況和疫情防控要求，合理確定防疫物資儲備數(shù)量和種類，優(yōu)先保障一線員工及重點區(qū)域防疫物資需求，確保防疫工作順利開展。3.厲行節(jié)約原則在滿足防疫工作需要的前提下，嚴格控制防疫物資采購成本和使用消耗，避免浪費，提高防疫物資使用效率。4.規(guī)范透明原則防疫物資的采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放、使用、核算等環(huán)節(jié)應嚴格按照規(guī)定程序進行，做到手續(xù)完備、賬目清晰、公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計。二、職責分工（一）財務部門1.負責制定防疫物資財務管理制度和核算辦法，明確財務流程和審批權限。2.參與防疫物資采購計劃的編制，從財務角度提出合理建議，審核采購預算。3.負責防疫物資采購款項的支付審核，確保資金支付合規(guī)、準確。4.建立防疫物資財務臺賬，對防疫物資的采購、入庫、領用、庫存等情況進行詳細記錄和核算，定期與實物管理部門核對賬目，做到賬賬相符、賬實相符。5.定期對防疫物資的使用情況進行財務分析，為公司防疫物資管理決策提供數(shù)據(jù)支持和財務建議。6.配合公司內(nèi)部審計部門對防疫物資管理情況進行審計監(jiān)督，及時整改審計發(fā)現(xiàn)的問題。（二）采購部門1.根據(jù)公司防疫工作需求和庫存情況，負責編制防疫物資采購計劃，經(jīng)審批后組織實施采購工作。2.選擇合格的防疫物資供應商，進行詢價、比價、議價等采購談判，簽訂采購合同，確保采購物資的質(zhì)量、價格和交貨期符合要求。3.負責跟進采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保防疫物資及時、足額供應。4.配合財務部門做好采購款項的支付結算工作，提供采購發(fā)票、驗收單等相關憑證。（三）實物管理部門1.負責防疫物資的驗收、入庫、保管、發(fā)放、盤點等實物管理工作。2.建立防疫物資實物臺賬，詳細記錄防疫物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、批次、出入庫時間、領用部門及人員等信息，確保實物賬與財務賬一致。3.按照安全、防潮、防火、防蟲等要求，妥善保管防疫物資，定期檢查物資庫存情況，確保物資質(zhì)量完好、數(shù)量準確。4.根據(jù)公司防疫工作安排和實際需求，及時、準確地發(fā)放防疫物資，并做好發(fā)放記錄，做到賬實相符。5.定期組織防疫物資盤點工作，編制盤點報告，對盤盈、盤虧情況進行分析和說明，提出處理意見，報公司領導審批后進行賬務處理。（四）使用部門1.負責本部門防疫物資的領取、使用和管理，指定專人負責防疫物資的日常保管和發(fā)放工作。2.根據(jù)實際工作需要，合理領用防疫物資，嚴格按照規(guī)定用途使用，不得擅自挪用、轉(zhuǎn)借或超范圍使用防疫物資。3.配合實物管理部門做好本部門防疫物資的盤點工作，如實提供物資使用情況。（五）公司管理層1.審批防疫物資采購計劃、采購預算、使用計劃等重要事項，確保防疫物資管理工作符合公司整體利益和疫情防控要求。2.協(xié)調(diào)解決防疫物資管理工作中出現(xiàn)的重大問題，為防疫物資管理提供必要的資源支持和決策指導。三、采購管理（一）采購計劃編制1.采購部門應定期收集各部門防疫物資需求信息，結合公司實際庫存情況和疫情防控形勢變化，編制防疫物資采購計劃。2.采購計劃應明確防疫物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)實物管理部門和財務部門審核。3.財務部門應根據(jù)公司資金狀況和預算安排，對采購計劃的資金合理性進行審核，確保采購計劃在公司財力可承受范圍內(nèi)。（二）供應商選擇1.采購部門應選擇具有合法經(jīng)營資質(zhì)、信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應商作為防疫物資供應商。2.采購部門應對擬合作的供應商進行調(diào)查評估，包括供應商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面，建立供應商檔案，記錄供應商相關信息。3.采購部門應定期對供應商進行考核評價，對于不符合要求的供應商及時進行調(diào)整或淘汰。（三）采購合同簽訂1.采購部門應與選定的供應商簽訂采購合同，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，應提交財務部門審核合同條款的合法性、合理性及資金支付安排等內(nèi)容，確保合同符合公司利益和財務規(guī)定。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本送交財務部門和實物管理部門備案，作為財務核算和物資驗收的依據(jù)。（四）采購款項支付1.財務部門應根據(jù)采購合同約定和物資驗收情況，嚴格審核采購款項支付申請。2.采購款項支付申請應附采購合同、發(fā)票、驗收單等相關憑證，確保支付憑證齊全、真實、有效。3.財務部門按照公司資金審批流程，辦理采購款項支付手續(xù)，確保資金支付安全、準確、及時。四、庫存管理（一）驗收與入庫1.實物管理部門應在防疫物資到貨后，及時組織相關人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等是否與采購合同及發(fā)票一致。2.驗收合格的防疫物資應及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，入庫單應詳細記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、批次、供應商等信息。3.入庫單一式三聯(lián)，實物管理部門、財務部門、供應商各執(zhí)一聯(lián)，作為物資入庫核算和付款結算的依據(jù)。（二）保管1.實物管理部門應設立專門的防疫物資倉庫，按照防疫物資的類別、特性進行分類存放，確保物資存放安全、有序。2.防疫物資倉庫應配備必要的保管設備和設施，如貨架、溫濕度計、滅火器等，滿足物資保管要求。3.實物管理部門應定期對防疫物資進行檢查和盤點，檢查物資的質(zhì)量狀況、庫存數(shù)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對于有保質(zhì)期要求的防疫物資，實物管理部門應建立保質(zhì)期預警機制，在保質(zhì)期到期前及時通知相關部門進行處理，避免物資過期失效。（三）發(fā)放1.使用部門應根據(jù)實際工作需要，填寫防疫物資領用申請表，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到實物管理部門領取防疫物資。2.實物管理部門應按照審批后的領用申請表發(fā)放防疫物資，填寫發(fā)放記錄，詳細記錄領用日期、領用部門及人員、物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。3.發(fā)放記錄應及時更新防疫物資實物臺賬，確保賬實相符。同時，實物管理部門應定期將發(fā)放記錄傳遞給財務部門，作為財務核算的依據(jù)。（四）盤點1.實物管理部門應定期組織防疫物資盤點工作，盤點周期一般為[盤點周期時長，如每月、每季度等]。2.盤點工作應做到全面、準確，盤點人員應認真核對物資實物數(shù)量與實物臺賬記錄是否一致，并填寫盤點表。3.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，實物管理部門應查明原因，提出處理意見，報公司領導審批后進行賬務處理，并調(diào)整實物臺賬和財務賬。4.財務部門應參與防疫物資盤點工作，對盤點結果進行監(jiān)督和核實，確保盤點工作的準確性和規(guī)范性。五、核算管理（一）賬務處理1.財務部門應按照相關會計準則和財務制度，對防疫物資的采購、入庫、領用、庫存等業(yè)務進行規(guī)范的賬務處理。2.防疫物資采購時，按照實際支付的金額借記“庫存商品——防疫物資”科目，貸記“銀行存款”等科目；如取得增值稅專用發(fā)票，還應借記“應交稅費——應交增值稅（進項稅額）”科目。3.防疫物資入庫時，根據(jù)入庫單金額，借記“庫存商品——防疫物資（明細科目）”科目，貸記“庫存商品——防疫物資（暫估科目，如有）”科目（已付款未入庫物資）或“應付賬款——暫估應付款（未付款未入庫物資）”科目。4.防疫物資領用時，按照領用物資的實際成本，借記“管理費用——防疫費”、“銷售費用——防疫費”、“制造費用——防疫費”等科目，貸記“庫存商品——防疫物資（明細科目）”科目。5.月末，財務部門應根據(jù)庫存物資盤點結果，調(diào)整賬務，確保賬實相符。如盤盈物資，借記“庫存商品——防疫物資（明細科目）”科目，貸記“待處理財產(chǎn)損溢——待處理流動資產(chǎn)損溢”科目；經(jīng)批準后，借記“待處理財產(chǎn)損溢——待處理流動資產(chǎn)損溢”科目，貸記“管理費用——防疫費”等科目。如盤虧物資，借記“待處理財產(chǎn)損溢——待處理流動資產(chǎn)損溢”科目，貸記“庫存商品——防疫物資（明細科目）”科目；屬于應由責任人賠償或保險公司賠償?shù)牟糠?，借記“其他應收款”科目，貸記“待處理財產(chǎn)損溢——待處理流動資產(chǎn)損溢”科目；屬于無法查明原因的，經(jīng)批準后，借記“管理費用——防疫費”等科目，貸記“待處理財產(chǎn)損溢——待處理流動資產(chǎn)損溢”科目。（二）財務報表列示1.防疫物資采購金額在資產(chǎn)負債表“存貨——庫存商品——防疫物資”項目中列示。2.防疫物資領用金額在利潤表“管理費用——防疫費”、“銷售費用——防疫費”、“制造費用——防疫費”等相應費用項目中列示，影響公司當期損益。（三）財務分析1.財務部門應定期對防疫物資的使用情況進行財務分析，分析指標包括防疫物資采購成本、庫存周轉(zhuǎn)率、單位防疫成本等。2.通過財務分析，評估防疫物資管理的合理性和有效性，發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出改進建議，為公司防疫物資管理決策提供參考依據(jù)。3.財務分析報告應報送公司管理層及相關部門，作為公司防疫物資管理工作的決策支持文件。六、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對防疫物資管理情況進行審計監(jiān)督，檢查防疫物資采購、庫存、核算等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況，核實物資賬目和實物的一致性。審計部門應根據(jù)審計結果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，督促相關部門及時整改落實。（二）日常監(jiān)督檢查1.財務部門、采購部門、實物管理部門等應加強對防疫物資管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正工作中存在的問題。2.各部門應定期對本部門防疫物資管理情況進行自查自糾，確保防疫物資管理工作規(guī)范、