財(cái)務(wù)采購流程管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司財(cái)務(wù)采購流程，確保采購活動(dòng)合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，加強(qiáng)對(duì)采購過程的財(cái)務(wù)管理和監(jiān)督，保障公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及財(cái)務(wù)采購活動(dòng)的部門和人員，包括但不限于原材料采購、辦公用品采購、設(shè)備采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。權(quán)責(zé)對(duì)等原則：明確各部門在采購流程中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任與權(quán)力相匹配。二、采購計(jì)劃管理1.需求部門提出申請(qǐng)各部門根據(jù)工作需要和業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，提前制定采購需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。將采購需求計(jì)劃提交給本部門負(fù)責(zé)人審核，確保需求的合理性和必要性。2.部門負(fù)責(zé)人審核部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門提交的采購需求計(jì)劃進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括需求的真實(shí)性、合理性、與預(yù)算的匹配性等。對(duì)于不符合要求的需求計(jì)劃，退回需求部門重新調(diào)整。3.采購部門匯總采購部門定期收集各部門提交的采購需求計(jì)劃，并進(jìn)行匯總整理。分析采購需求的類別、數(shù)量、時(shí)間等因素，結(jié)合公司庫存情況和生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，制定初步的采購計(jì)劃。4.財(cái)務(wù)部門預(yù)算審核財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算安排，對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行預(yù)算審核。審核采購項(xiàng)目是否在預(yù)算范圍內(nèi)，是否有足夠的資金支持。對(duì)于超出預(yù)算的采購項(xiàng)目，要求采購部門或需求部門提供詳細(xì)的預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)及相關(guān)說明。5.管理層審批將經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門預(yù)算審核的采購計(jì)劃提交給公司管理層審批。管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)、財(cái)務(wù)狀況等因素，對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行最終審批。審批通過的采購計(jì)劃作為后續(xù)采購活動(dòng)的依據(jù)。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，建立供應(yīng)商候選名單。篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商評(píng)估采購部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商候選名單進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、設(shè)備設(shè)施、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)等。與供應(yīng)商進(jìn)行溝通交流，了解其合作意愿、交貨期、付款方式等條款。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行等級(jí)劃分，分為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、潛在供應(yīng)商等。3.供應(yīng)商準(zhǔn)入對(duì)于評(píng)估合格的供應(yīng)商，采購部門填寫供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表。申請(qǐng)表應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、評(píng)估情況、準(zhǔn)入意見等內(nèi)容。將申請(qǐng)表提交給采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，最后報(bào)公司管理層審批。審批通過的供應(yīng)商納入公司合格供應(yīng)商名錄，方可開展合作。4.供應(yīng)商日常管理采購部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績效評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格合理性、售后服務(wù)等。根據(jù)績效評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購量等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，進(jìn)行警告、減少采購量直至取消合作資格。與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品價(jià)格變動(dòng)等信息，確保合作順利進(jìn)行。四、采購執(zhí)行1.采購訂單下達(dá)根據(jù)審批通過的采購計(jì)劃，采購部門向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式等詳細(xì)條款。采購訂單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，加蓋公司公章或合同專用章，發(fā)送給供應(yīng)商。2.合同簽訂對(duì)于金額較大、采購周期較長或涉及重要物資的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草本提交給財(cái)務(wù)部門審核，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定和公司利益。財(cái)務(wù)部門審核通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂正式合同，并將合同副本交財(cái)務(wù)部門存檔。3.采購執(zhí)行跟蹤采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。建立采購進(jìn)度跟蹤臺(tái)賬，記錄采購訂單的下達(dá)時(shí)間、預(yù)計(jì)交貨時(shí)間、實(shí)際交貨時(shí)間、驗(yàn)收情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商整改或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.到貨驗(yàn)收采購物品到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員根據(jù)采購合同和采購訂單的要求，對(duì)到貨物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)和檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格的物品，驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括采購訂單號(hào)、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗(yàn)收情況等內(nèi)容。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物品，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。五、財(cái)務(wù)結(jié)算1.發(fā)票審核采購部門在收到供應(yīng)商發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，包括發(fā)票的開具日期、發(fā)票號(hào)碼、購貨單位名稱、貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息是否與采購合同和采購訂單一致。對(duì)于不符合要求的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其重新開具發(fā)票。2.付款申請(qǐng)采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，填寫付款申請(qǐng)單。付款申請(qǐng)單應(yīng)包括采購訂單號(hào)、供應(yīng)商名稱、發(fā)票號(hào)碼、付款金額、付款方式、付款理由等信息。將付款申請(qǐng)單提交給采購部門負(fù)責(zé)人審核，確保付款申請(qǐng)的合理性和準(zhǔn)確性。3.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)單后，對(duì)其進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的審核情況、資金安排等。如發(fā)現(xiàn)付款申請(qǐng)存在問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通，要求其補(bǔ)充相關(guān)資料或進(jìn)行調(diào)整。4.管理層審批將經(jīng)過采購部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核的付款申請(qǐng)單提交給公司管理層審批。管理層根據(jù)公司資金狀況和付款政策，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。審批通過的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。5.付款方式公司根據(jù)與供應(yīng)商的合作情況和付款政策，選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬等。對(duì)于金額較大的采購項(xiàng)目，原則上應(yīng)采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，確保資金安全。如采用預(yù)付款方式，應(yīng)嚴(yán)格控制預(yù)付款比例和期限，并在合同中明確相關(guān)條款。6.賬務(wù)處理財(cái)務(wù)部門在完成付款后，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。根據(jù)采購物品的用途，將采購成本計(jì)入相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目，如原材料、庫存商品、管理費(fèi)用、固定資產(chǎn)等。做好應(yīng)付賬款的核銷工作，確保賬務(wù)記錄的準(zhǔn)確性。六、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)財(cái)務(wù)采購流程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購活動(dòng)是否符合本制度的規(guī)定。審計(jì)內(nèi)容包括采購計(jì)劃的制定與執(zhí)行、供應(yīng)商管理、采購合同簽訂與執(zhí)行、財(cái)務(wù)結(jié)算等環(huán)節(jié)。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.考核機(jī)制建立采購部門和相關(guān)人員的考核機(jī)制，考核指標(biāo)包括采購成本控制、采購質(zhì)量保證、采購效率提升、供應(yīng)商管理等方面。采購部門定期向公司管理層提交采購工