設(shè)計(jì)資料使用管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司設(shè)計(jì)資料的管理，規(guī)范設(shè)計(jì)資料的使用流程，確保設(shè)計(jì)資料的安全、完整和有效利用，提高公司的設(shè)計(jì)效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及設(shè)計(jì)資料使用的部門和人員，包括但不限于設(shè)計(jì)部門、項(xiàng)目部門、工程部門、市場(chǎng)營(yíng)銷部門等。（三）基本原則1.保密性原則：設(shè)計(jì)資料屬于公司的核心資產(chǎn)，涉及公司的商業(yè)機(jī)密和技術(shù)秘密，必須嚴(yán)格保密，防止泄露給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手或其他無(wú)關(guān)人員。2.規(guī)范性原則：設(shè)計(jì)資料的使用應(yīng)遵循公司的相關(guān)規(guī)定和流程，確保使用過程的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.有效性原則：設(shè)計(jì)資料的使用應(yīng)確保其能夠滿足工作需要，提高工作效率和質(zhì)量，避免資源浪費(fèi)。4.責(zé)任追究原則：對(duì)于違反本制度規(guī)定使用設(shè)計(jì)資料的行為，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、設(shè)計(jì)資料的分類與管理（一）設(shè)計(jì)資料的分類1.項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料：包括項(xiàng)目前期調(diào)研資料、設(shè)計(jì)方案、圖紙、技術(shù)文件、變更記錄等，是項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程的直接成果。2.產(chǎn)品設(shè)計(jì)資料：包括產(chǎn)品研發(fā)資料、產(chǎn)品圖紙、技術(shù)規(guī)范、工藝文件等，是產(chǎn)品設(shè)計(jì)和生產(chǎn)的重要依據(jù)。3.標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)資料：包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，是公司設(shè)計(jì)工作應(yīng)遵循的規(guī)范和準(zhǔn)則。4.參考設(shè)計(jì)資料：包括同行業(yè)優(yōu)秀設(shè)計(jì)案例、相關(guān)技術(shù)文獻(xiàn)、學(xué)術(shù)論文等，為公司設(shè)計(jì)工作提供參考和借鑒。（二）設(shè)計(jì)資料的管理職責(zé)1.設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)本部門設(shè)計(jì)資料的收集、整理、歸檔和保管工作。按照公司規(guī)定的格式和要求，編制和提交設(shè)計(jì)資料。對(duì)設(shè)計(jì)資料的完整性、準(zhǔn)確性和有效性負(fù)責(zé)。2.資料管理部門負(fù)責(zé)公司設(shè)計(jì)資料的統(tǒng)一管理，建立設(shè)計(jì)資料檔案庫(kù)。制定設(shè)計(jì)資料的管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。對(duì)設(shè)計(jì)資料的借閱、使用、歸還等進(jìn)行登記和管理。定期對(duì)設(shè)計(jì)資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保資料的安全和完整。3.其他部門根據(jù)工作需要，向資料管理部門借閱設(shè)計(jì)資料，并按照規(guī)定使用和歸還。對(duì)本部門使用的設(shè)計(jì)資料進(jìn)行妥善保管，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露。三、設(shè)計(jì)資料的收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部產(chǎn)生：設(shè)計(jì)部門在項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中產(chǎn)生的各類設(shè)計(jì)資料，應(yīng)及時(shí)提交給資料管理部門。2.外部獲取：通過購(gòu)買、合作、交流等方式獲取的設(shè)計(jì)資料，應(yīng)在獲取后及時(shí)提交給資料管理部門。（二）收集要求1.完整性：收集的設(shè)計(jì)資料應(yīng)涵蓋項(xiàng)目或產(chǎn)品設(shè)計(jì)的各個(gè)方面，確保資料的完整性。2.準(zhǔn)確性：收集的設(shè)計(jì)資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，能夠反映設(shè)計(jì)的實(shí)際情況。3.及時(shí)性：設(shè)計(jì)資料應(yīng)及時(shí)收集，避免因延誤而影響工作進(jìn)度。（三）整理方法1.分類整理：按照設(shè)計(jì)資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：為每一份設(shè)計(jì)資料編制唯一的編號(hào)，并在資料上進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以便于管理和查詢。3.建立索引：建立設(shè)計(jì)資料索引目錄，注明資料的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，方便快速查找。四、設(shè)計(jì)資料的歸檔與保管（一）歸檔流程1.設(shè)計(jì)資料整理完成后，由設(shè)計(jì)部門填寫《設(shè)計(jì)資料歸檔申請(qǐng)表》，提交給資料管理部門。2.資料管理部門對(duì)歸檔申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，將設(shè)計(jì)資料進(jìn)行歸檔，并在檔案庫(kù)中進(jìn)行登記。3.歸檔后的設(shè)計(jì)資料應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行存放，便于查閱和使用。（二）保管要求1.存儲(chǔ)環(huán)境：設(shè)計(jì)資料應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，避免受潮、發(fā)霉、損壞等情況。2.防火防盜：檔案庫(kù)應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，確保設(shè)計(jì)資料的安全。3.備份管理：重要的設(shè)計(jì)資料應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止因意外情況導(dǎo)致資料丟失。4.定期檢查：資料管理部門應(yīng)定期對(duì)設(shè)計(jì)資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。五、設(shè)計(jì)資料的借閱與使用（一）借閱流程1.因工作需要借閱設(shè)計(jì)資料的人員，應(yīng)填寫《設(shè)計(jì)資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、用途、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給資料管理部門。3.資料管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，辦理借閱手續(xù)，將設(shè)計(jì)資料借給借閱人，并在借閱登記本上進(jìn)行記錄。（二）使用要求1.借閱人應(yīng)按照申請(qǐng)表中注明的用途使用設(shè)計(jì)資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。2.借閱人在使用設(shè)計(jì)資料過程中，應(yīng)妥善保管，不得損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向資料管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還設(shè)計(jì)資料，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）歸還流程1.借閱人使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將設(shè)計(jì)資料歸還資料管理部門。2.資料管理部門對(duì)歸還的設(shè)計(jì)資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.資料管理部門在確認(rèn)資料完好無(wú)損后，辦理歸還手續(xù)，并在借閱登記本上注銷記錄。六、設(shè)計(jì)資料的共享與協(xié)作（一）共享范圍1.根據(jù)工作需要，部分設(shè)計(jì)資料可以在公司內(nèi)部進(jìn)行共享，共享范圍由資料管理部門根據(jù)實(shí)際情況確定。2.共享的設(shè)計(jì)資料應(yīng)確保其安全性和保密性，共享人員應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定。（二）共享方式1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立設(shè)計(jì)資料共享文件夾，供相關(guān)人員查閱和下載。2.定期召開設(shè)計(jì)資料共享會(huì)議，向相關(guān)人員介紹設(shè)計(jì)資料的更新情況和使用要點(diǎn)。（三）協(xié)作要求1.涉及多個(gè)部門協(xié)作的設(shè)計(jì)項(xiàng)目，各部門應(yīng)密切配合，及時(shí)共享設(shè)計(jì)資料，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。2.在協(xié)作過程中，如有需要對(duì)設(shè)計(jì)資料進(jìn)行修改或調(diào)整，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批和記錄。七、設(shè)計(jì)資料的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密和技術(shù)秘密的設(shè)計(jì)資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制知悉范圍。2.與設(shè)計(jì)資料接觸的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在設(shè)計(jì)資料的存儲(chǔ)、傳輸和使用過程中，應(yīng)采取加密、訪問控制等技術(shù)手段，確保資料的安全。（二）安全管理1.加強(qiáng)對(duì)設(shè)計(jì)資料存儲(chǔ)設(shè)備的管理，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，防止設(shè)備故障導(dǎo)致資料丟失。2.對(duì)設(shè)計(jì)資料的傳輸過程進(jìn)行監(jiān)控，防止數(shù)據(jù)泄露。3.制定設(shè)計(jì)資料安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生資料丟失、泄露等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。八、設(shè)計(jì)資料的更新與維護(hù)（一）更新機(jī)制1.設(shè)計(jì)資料應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展、產(chǎn)品升級(jí)、標(biāo)準(zhǔn)變更等情況及時(shí)進(jìn)行更新。2.設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門的設(shè)計(jì)資料進(jìn)行更新，并提交給資料管理部門。3.資料管理部門對(duì)更新后的設(shè)計(jì)資料進(jìn)行審核和歸檔，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。（二）維護(hù)要求1.定期對(duì)設(shè)計(jì)資料進(jìn)行清理，刪除過期、無(wú)用的資料，保持資料的時(shí)效性。2.對(duì)設(shè)計(jì)資料的版本進(jìn)行管理，明確不同版本的適用范圍和使用要求。3.關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和技術(shù)發(fā)展，及時(shí)收集相關(guān)的設(shè)計(jì)資料，為公司的設(shè)計(jì)工作提供參考。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.資料管理部門定期對(duì)設(shè)計(jì)資料的使用和管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)設(shè)計(jì)資料的管理情況進(jìn)行審計(jì)，確保制度的執(zhí)行和資料的安全。（二）考核機(jī)制1.將設(shè)計(jì)資料的使用和管理情況納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。