dcc文控管理制度一、總則（一）目的為了加強公司DCC（DocumentControlCenter，文件控制中心）文控管理工作，確保公司各類文件的有效管理、及時傳遞、正確使用和妥善保存，提高工作效率，規(guī)范工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與文件管理相關(guān)的部門和人員，包括但不限于研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、采購、行政等部門。（三）職責(zé)1.DCC文控中心負責(zé)公司文件的統(tǒng)一歸口管理，包括文件的編號、登記、發(fā)放、回收、歸檔、保管等工作。制定和完善文件管理的各項規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。對文件的有效性進行跟蹤和控制，確保各部門使用的文件為最新有效版本。定期對文件進行整理、清查和盤點，保證文件的完整性和準確性。2.各部門負責(zé)本部門文件的起草、審核、批準和修訂工作，并及時提交DCC文控中心進行統(tǒng)一管理。按照規(guī)定的程序和要求，向DCC文控中心申請文件的發(fā)放、借閱和復(fù)印等。妥善保管本部門使用的文件，不得擅自銷毀、涂改或丟失文件。配合DCC文控中心做好文件的定期清查和盤點工作。二、文件分類與編號（一）文件分類1.管理文件：包括公司的各項規(guī)章制度、管理辦法、流程文件、通知、報告等。2.技術(shù)文件：如產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標準、檢驗規(guī)范等。3.外來文件：指從公司外部獲取的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件，如法律法規(guī)、行業(yè)標準、客戶提供的文件等。（二）文件編號1.編號原則文件編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。編號應(yīng)體現(xiàn)文件的類別、年份、順序號等信息。2.編號方法管理文件編號：公司名稱縮寫+GL+年份+順序號，例如：ABCGL2023001，表示ABC公司2023年第1號管理文件。技術(shù)文件編號：公司名稱縮寫+JS+年份+順序號，例如：ABCJS2023002，表示ABC公司2023年第2號技術(shù)文件。外來文件編號：公司名稱縮寫+WL+年份+順序號，例如：ABCWL2023003，表示ABC公司2023年第3號外來文件。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)遵循相關(guān)的法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司的實際情況，確保文件內(nèi)容準確、完整、清晰、可操作。2.起草部門應(yīng)明確文件的主題、目的、適用范圍、主要內(nèi)容、生效日期等信息，并按照規(guī)定的格式進行編寫。3.文件起草人應(yīng)在文件上簽名，并注明起草日期。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負責(zé)人進行審核。部門負責(zé)人應(yīng)對文件的內(nèi)容、格式、準確性等進行全面審核，確保文件符合公司的要求和實際情況。2.對于重要文件或涉及多個部門的文件，還應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，共同審核文件的合理性和可行性。3.審核人應(yīng)在文件上簽名，并注明審核意見和審核日期。如審核通過，文件方可進入批準環(huán)節(jié)；如審核不通過，起草人應(yīng)根據(jù)審核意見進行修改，直至審核通過。四、文件批準與發(fā)布（一）批準1.文件審核通過后，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進行批準。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對文件的必要性、合規(guī)性、有效性等進行最終審批。2.批準人應(yīng)在文件上簽名，并注明批準日期。如批準通過，文件方可發(fā)布實施；如批準不通過，文件應(yīng)返回起草部門進行修改，直至批準通過。（二）發(fā)布1.文件批準后，由DCC文控中心按照規(guī)定的格式和程序進行編號、登記，并根據(jù)文件的發(fā)放范圍進行發(fā)放。2.DCC文控中心應(yīng)建立文件發(fā)放臺賬，記錄文件的發(fā)放日期、發(fā)放部門、發(fā)放份數(shù)、簽收人等信息，確保文件發(fā)放的準確性和可追溯性。3.文件發(fā)放可以采用紙質(zhì)文件發(fā)放或電子文件發(fā)放的方式。對于紙質(zhì)文件，應(yīng)加蓋公司公章或文件專用章；對于電子文件，應(yīng)確保文件的完整性和安全性，并進行加密存儲和傳輸。五、文件使用與保管（一）使用1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，向DCC文控中心申請文件的發(fā)放、借閱和復(fù)印等。申請時應(yīng)填寫相應(yīng)的申請表，注明申請文件的名稱、編號、用途、使用期限等信息。2.DCC文控中心應(yīng)根據(jù)申請情況，及時辦理文件的發(fā)放、借閱和復(fù)印手續(xù)，并在申請表上簽字確認。3.文件使用部門應(yīng)妥善保管文件，不得擅自將文件轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。如需帶出公司，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并確保文件的安全。4.文件使用部門應(yīng)按照文件的要求和規(guī)定進行操作，不得擅自修改、刪除或損壞文件。如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或需要修改，應(yīng)及時向DCC文控中心反饋，由DCC文控中心進行處理。（二）保管1.DCC文控中心應(yīng)建立專門的文件檔案室，對公司各類文件進行集中保管。文件檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保文件的安全存放。2.文件應(yīng)按照類別、編號、年份等進行分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和使用。3.對于電子文件，應(yīng)進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。4.DCC文控中心應(yīng)定期對文件進行清查和盤點，核對文件的數(shù)量、版本、存放位置等信息，確保文件的準確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞或版本過期等情況，應(yīng)及時進行處理。六、文件修訂與廢止（一）修訂1.文件在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)存在問題或需要進行修訂，由文件起草部門或相關(guān)部門提出修訂申請，并填寫文件修訂申請表。2.修訂申請應(yīng)說明修訂的原因、內(nèi)容、范圍等信息，并提交修訂后的文件草案。3.文件修訂申請經(jīng)審核、批準后，由DCC文控中心按照規(guī)定的程序進行編號、登記，并重新發(fā)放修訂后的文件。4.DCC文控中心應(yīng)及時收回舊版文件，并進行標識和銷毀，確保各部門使用的文件為最新有效版本。（二）廢止1.文件因各種原因不再使用或已被新文件替代時，由文件起草部門或相關(guān)部門提出廢止申請，并填寫文件廢止申請表。2.廢止申請應(yīng)說明廢止的原因、文件名稱、編號等信息。3.文件廢止申請經(jīng)審核、批準后，由DCC文控中心對廢止文件進行標識和銷毀，并在文件管理系統(tǒng)中進行記錄。4.對于重要文件或涉及法律法規(guī)等方面的文件，廢止后應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行妥善保存，以備查閱。七、文件借閱與歸還（一）借閱1.因工作需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號、用途、借閱期限等信息。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交DCC文控中心審核。DCC文控中心應(yīng)根據(jù)文件的密級和借閱情況進行審批，如審批通過，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向DCC文控中心申請。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借他人、復(fù)印、涂改或損壞文件。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)及時向DCC文控中心報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）歸還1.借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前，將借閱的文件歸還至DCC文控中心。歸還時，應(yīng)確保文件的完整性和準確性，并在文件借閱登記表上簽字確認。2.DCC文控中心應(yīng)對歸還的文件進行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或未按時歸還，應(yīng)及時與借閱人聯(lián)系，了解情況并進行處理。3.對于長期借閱的文件，DCC文控中心應(yīng)定期進行跟蹤和催還，確保文件的及時歸還。八、文件保密管理（一）保密范圍公司文件涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等屬于保密范圍，應(yīng)嚴格按照公司的保密制度進行管理。（二）保密措施1.DCC文控中心應(yīng)建立文件保密管理制度，明確文件保密的責(zé)任和要求。2.對涉及保密的文件，應(yīng)進行標識和分類管理，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限等。3.文件使用部門應(yīng)加強對保密文件的管理，指定專人負責(zé)保管，不得擅自將保密文件帶出公司或泄露給無關(guān)人員。4.對于因工作需要接觸保密文件的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。5.如發(fā)現(xiàn)保密文件泄露或存在安全隱患，應(yīng)及時采取措施進行處理，并報告公司領(lǐng)導(dǎo)。九、文件信息化管理（一）文件管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的電子化管理。文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、下載、查詢、審批、修訂、廢止等功能，方便文件的管理和使用。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對文件管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）系統(tǒng)安全與維護1.加強文件管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對文件管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和性能。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.DCC文控中心應(yīng)定期對公司各部門的文件管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的起草、審核、批準、發(fā)放、使用、保管、修訂、廢止等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可以采用現(xiàn)場檢查、文件審查、人員訪談等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.將文件管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和相關(guān)人員的文件管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括文件管理的規(guī)范性、準確性、