HSE記錄管理制度一、總則（一）目的為加強公司HSE（健康、安全與環(huán)境）管理工作，規(guī)范HSE記錄的管理，確保HSE記錄真實、完整、有效，為公司HSE管理決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各項目在HSE管理活動中形成的各類記錄的管理。（三）職責(zé)分工1.HSE管理部門負(fù)責(zé)制定、修訂HSE記錄管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)HSE記錄表格的設(shè)計、審核與編號管理。定期組織對HSE記錄的檢查、歸檔和保管工作的監(jiān)督檢查。負(fù)責(zé)HSE記錄的電子數(shù)據(jù)備份與存儲管理。2.各部門、各項目負(fù)責(zé)本部門、本項目HSE記錄的填寫、收集、整理和初步審核工作。按照規(guī)定的時間和要求，將審核后的HSE記錄移交至HSE管理部門歸檔。負(fù)責(zé)本部門、本項目HSE記錄的日常保管，確保記錄的安全與完整。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)HSE記錄檔案的集中保管，建立檔案目錄，確保檔案的有序存放和查閱方便。按照檔案管理規(guī)定，對HSE記錄檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失。二、記錄的分類與編號（一）記錄分類1.健康管理記錄：如員工健康體檢報告、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案等。2.安全管理記錄安全檢查記錄：包括日常安全檢查、專項安全檢查、季節(jié)性安全檢查等記錄。隱患排查與治理記錄：隱患排查清單、隱患整改措施及整改情況記錄等。安全培訓(xùn)記錄：員工安全培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核記錄等。應(yīng)急管理記錄：應(yīng)急預(yù)案演練計劃、演練記錄、應(yīng)急救援物資配備與檢查記錄等。事故管理記錄：事故報告、事故調(diào)查處理報告、事故統(tǒng)計分析記錄等。3.環(huán)境管理記錄環(huán)境監(jiān)測記錄：水質(zhì)、大氣、噪聲等環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)記錄。污染防治設(shè)施運行記錄：污水處理設(shè)施、廢氣處理設(shè)施等運行參數(shù)記錄。環(huán)境事件記錄：環(huán)境污染事故報告、處理記錄等。（二）記錄編號1.HSE記錄編號采用統(tǒng)一格式，由字母和數(shù)字組成，以便于識別和管理。編號規(guī)則如下：第一位字母表示記錄所屬類別，“J”代表健康管理記錄，“A”代表安全管理記錄，“E”代表環(huán)境管理記錄。第二位至第四位數(shù)字表示記錄所屬部門或項目代碼，按照公司部門和項目的編碼規(guī)則確定。第五位至第八位數(shù)字表示記錄的年份和月份，如“202305”表示2023年5月形成的記錄。第九位至第十二位數(shù)字為順序號，從0001開始依次編號。2.示例：某項目2023年8月的安全檢查記錄編號為“A0052023080001”，其中“A”表示安全管理記錄，“005”為項目代碼，“202308”為年份和月份，“0001”為順序號。三、記錄的填寫與收集（一）填寫要求1.記錄應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，確保字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色筆填寫。2.記錄內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，按照規(guī)定的格式和要求如實填寫，不得漏填、錯填、偽造或篡改。3.對于必填項，應(yīng)全部填寫，不得留有空白。如無相關(guān)信息，應(yīng)填寫“無”或“/”。4.記錄中涉及的數(shù)據(jù)應(yīng)與實際情況相符，如有數(shù)據(jù)計算，應(yīng)確保計算準(zhǔn)確。5.記錄填寫完畢后，應(yīng)由填寫人簽字確認(rèn)，并注明填寫日期。（二）收集要求1.各部門、各項目應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)HSE記錄的收集工作，確保記錄及時、完整地收集上來。2.收集記錄時，應(yīng)檢查記錄的填寫質(zhì)量，對不符合填寫要求的記錄，應(yīng)及時返回填寫人進(jìn)行更正或補充。3.收集的記錄應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行整理，確保同一類記錄的連續(xù)性和完整性。4.對于電子記錄，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、記錄的審核與批準(zhǔn)（一）審核1.各部門、各項目在將HSE記錄移交至HSE管理部門歸檔前，應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部審核。審核內(nèi)容包括記錄的填寫是否完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，數(shù)據(jù)是否真實可靠，簽字是否齊全等。2.審核人應(yīng)認(rèn)真履行審核職責(zé)，對審核結(jié)果負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)記錄存在問題，應(yīng)及時通知填寫人進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。3.審核人在審核記錄后，應(yīng)在記錄上簽署審核意見和審核日期。審核意見應(yīng)明確記錄是否合格，如不合格，應(yīng)指出存在的問題及整改要求。（二）批準(zhǔn)1.經(jīng)審核合格的HSE記錄，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人應(yīng)對記錄的真實性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。2.批準(zhǔn)人在批準(zhǔn)記錄時，應(yīng)認(rèn)真審查審核意見和記錄內(nèi)容，如無異議，應(yīng)簽署批準(zhǔn)意見和批準(zhǔn)日期。3.對于重要的HSE記錄，如事故報告、重大隱患整改報告等，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、記錄的歸檔與保管（一）歸檔要求1.HSE管理部門應(yīng)定期接收各部門、各項目移交的審核合格的HSE記錄，并按照編號順序進(jìn)行歸檔。2.歸檔的記錄應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、抽換或損壞。如有特殊情況需要更改記錄，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，并在更改處加蓋更改人印章或簽字確認(rèn)。3.歸檔記錄應(yīng)編制檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括記錄編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查閱和管理。4.對于電子記錄，應(yīng)與紙質(zhì)記錄同時歸檔，并確保電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)記錄內(nèi)容一致。電子記錄應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并按照規(guī)定的存儲期限進(jìn)行保存。（二）保管期限1.HSE記錄的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為13年，適用于一般性的HSE記錄，如日常安全檢查記錄、環(huán)境監(jiān)測月報等。中期保管期限為310年，適用于重要的HSE記錄，如安全培訓(xùn)記錄、事故調(diào)查處理報告等。長期保管期限為10年以上，適用于具有長期保存價值的HSE記錄，如員工健康體檢檔案、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案等。2.具體記錄的保管期限可在記錄編號規(guī)則中體現(xiàn)，或在檔案目錄中明確標(biāo)注。（三）保管方式1.紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時間順序排列，確保存放整齊、有序。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，以保護(hù)記錄的安全與完整。2.電子記錄應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理部門應(yīng)定期對HSE記錄進(jìn)行檢查和盤點，如發(fā)現(xiàn)記錄損壞、丟失或存儲介質(zhì)故障等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或補救，并記錄相關(guān)情況。六、記錄的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱HSE記錄時，應(yīng)填寫《HSE記錄查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.HSE管理部門或檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的記錄供查閱。查閱人應(yīng)在指定的地點查閱記錄，不得擅自將記錄帶出查閱地點。3.查閱記錄時，應(yīng)愛護(hù)記錄，不得在記錄上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換記錄內(nèi)容。如需摘錄記錄內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)HSE管理部門同意，并注明摘錄出處。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將記錄歸還檔案管理部門，并在《HSE記錄查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱HSE記錄的，應(yīng)填寫《HSE記錄借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限、借閱記錄清單等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和HSE管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的記錄，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)生記錄丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人歸還記錄時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查記錄的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人核實并處理。七、記錄的銷毀（一）銷毀條件1.HSE記錄超過保管期限，且已無保存價值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因其他原因需要銷毀記錄的，如記錄內(nèi)容涉及公司機(jī)密信息，且已不再具有保密價值等，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批后銷毀。（二）銷毀程序1.由HSE管理部門提出記錄銷毀申請，填寫《HSE記錄銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀記錄的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)HSE管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.記錄銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎