局機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)管理制度一、總則（一）目的為進(jìn)一步規(guī)范局機(jī)關(guān)會(huì)務(wù)管理，提高會(huì)議效率和質(zhì)量，確保會(huì)議各項(xiàng)工作有序進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于局機(jī)關(guān)各部門組織召開(kāi)的各類會(huì)議，包括但不限于工作部署會(huì)、業(yè)務(wù)研討會(huì)、座談會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等。（三）基本原則1.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提高會(huì)議效率，避免形式主義和不必要的會(huì)議開(kāi)支。2.規(guī)范有序原則：明確會(huì)議組織流程和職責(zé)分工，確保會(huì)議籌備、召開(kāi)、記錄、紀(jì)要等各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范有序。3.務(wù)實(shí)節(jié)儉原則：注重會(huì)議實(shí)際效果，厲行節(jié)約，反對(duì)鋪張浪費(fèi)，合理安排會(huì)議經(jīng)費(fèi)。二、會(huì)議分類及組織（一）會(huì)議分類1.全局性會(huì)議：由局領(lǐng)導(dǎo)班子主持召開(kāi)，涉及全局工作部署、重要決策等，參會(huì)人員為局機(jī)關(guān)全體人員及下屬單位負(fù)責(zé)人。2.部門工作會(huì)議：由各部門負(fù)責(zé)人主持召開(kāi)，傳達(dá)上級(jí)部門工作要求，部署本部門階段性工作任務(wù)，參會(huì)人員為本部門全體人員。3.專項(xiàng)工作會(huì)議：針對(duì)某項(xiàng)具體工作或?qū)ｍ?xiàng)任務(wù)召開(kāi)的會(huì)議，參會(huì)人員根據(jù)工作需要確定，一般包括相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及工作人員。4.臨時(shí)會(huì)議：因工作需要臨時(shí)召集的會(huì)議，參會(huì)人員根據(jù)會(huì)議主題確定。（二）會(huì)議組織1.會(huì)議籌備會(huì)議發(fā)起：會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)提前填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、會(huì)議目的等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。會(huì)議通知：會(huì)議發(fā)起部門負(fù)責(zé)根據(jù)審批后的《會(huì)議申請(qǐng)表》，提前[X]個(gè)工作日向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。會(huì)議通知可采用書面通知、電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)送，確保參會(huì)人員及時(shí)收到通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、注意事項(xiàng)等。會(huì)議材料準(zhǔn)備：會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程，提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的材料，如匯報(bào)材料、文件資料、發(fā)言稿等。會(huì)議材料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范，并在會(huì)議前發(fā)放給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前熟悉會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議場(chǎng)地安排：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和性質(zhì)，合理安排會(huì)議場(chǎng)地。會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光、音響、投影等設(shè)施設(shè)備，確保會(huì)議順利進(jìn)行。如需使用外部場(chǎng)地，應(yīng)提前與場(chǎng)地提供方溝通協(xié)調(diào)，簽訂相關(guān)協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)。會(huì)議設(shè)備調(diào)試：在會(huì)議前，會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)安排專人對(duì)會(huì)議所需的設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，確保音響、投影、燈光等設(shè)備正常運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)備好備用設(shè)備，以防出現(xiàn)突發(fā)情況。2.會(huì)議召開(kāi)會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議組織人員應(yīng)在會(huì)場(chǎng)入口處設(shè)置簽到臺(tái)，對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行簽到。簽到表應(yīng)包括參會(huì)人員姓名、部門、職務(wù)等信息。對(duì)于未按時(shí)簽到的參會(huì)人員，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催報(bào)。會(huì)議主持：全局性會(huì)議一般由局主要領(lǐng)導(dǎo)主持，部門工作會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人主持，專項(xiàng)工作會(huì)議根據(jù)會(huì)議主題確定主持人。會(huì)議主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程和內(nèi)容，把握會(huì)議節(jié)奏，引導(dǎo)會(huì)議順利進(jìn)行。會(huì)議記錄：會(huì)議組織人員應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、主持人、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄可采用手寫記錄或電子記錄的方式，記錄完成后應(yīng)及時(shí)整理歸檔。會(huì)議秩序維護(hù)：會(huì)議期間，會(huì)議組織人員應(yīng)維護(hù)好會(huì)議秩序，確保參會(huì)人員遵守會(huì)議紀(jì)律。參會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議期間隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽(tīng)電話等。如有特殊情況需要離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假。3.會(huì)議結(jié)束會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議重點(diǎn)內(nèi)容和決議事項(xiàng)，明確下一步工作要求和責(zé)任分工。會(huì)議紀(jì)要撰寫：會(huì)議組織人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議記錄，及時(shí)撰寫會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)突出會(huì)議主題和重點(diǎn)內(nèi)容，準(zhǔn)確反映會(huì)議討論結(jié)果和決議事項(xiàng)，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了，格式規(guī)范統(tǒng)一。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門。會(huì)議資料歸檔：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)議通知、會(huì)議材料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，妥善保存。歸檔資料應(yīng)按照年度、會(huì)議類別等進(jìn)行分類存放，便于查閱和使用。三、會(huì)議時(shí)間管理（一）會(huì)議時(shí)長(zhǎng)控制1.全局性會(huì)議一般不超過(guò)[X]小時(shí)，部門工作會(huì)議一般不超過(guò)[X]小時(shí)，專項(xiàng)工作會(huì)議根據(jù)實(shí)際情況合理確定時(shí)長(zhǎng)。2.會(huì)議組織者應(yīng)合理安排會(huì)議議程，避免冗長(zhǎng)拖沓，確保會(huì)議在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。對(duì)于涉及多個(gè)議題的會(huì)議，應(yīng)合理分配每個(gè)議題的討論時(shí)間，突出重點(diǎn)，提高會(huì)議效率。（二）會(huì)議時(shí)間提醒1.會(huì)議組織人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前[X]分鐘提醒參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，確保會(huì)議按時(shí)開(kāi)始。2.在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議議程和時(shí)間安排，適時(shí)提醒參會(huì)人員注意時(shí)間，控制發(fā)言時(shí)間，確保會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行。四、會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.會(huì)議發(fā)起部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、時(shí)長(zhǎng)、場(chǎng)地租賃、設(shè)備使用、資料印刷等實(shí)際情況，編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的名稱、金額、計(jì)算依據(jù)等，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)遵循務(wù)實(shí)節(jié)儉的原則，嚴(yán)格控制會(huì)議開(kāi)支，杜絕浪費(fèi)。對(duì)于超出預(yù)算的會(huì)議費(fèi)用，應(yīng)提前報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并說(shuō)明原因。（二）經(jīng)費(fèi)報(bào)銷1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷憑證，按照財(cái)務(wù)制度的要求進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、會(huì)議通知、會(huì)議簽到表、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料。2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的預(yù)算執(zhí)行，對(duì)于不符合規(guī)定的費(fèi)用支出，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。五、會(huì)議紀(jì)律與要求（一）參會(huì)人員紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假，并安排其他人員代會(huì)。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得在會(huì)議期間從事與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。3.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議保密紀(jì)律，對(duì)于會(huì)議討論的機(jī)密事項(xiàng)和尚未公開(kāi)的信息，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。（二）會(huì)議組織人員紀(jì)律1.會(huì)議組織人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，精心籌備會(huì)議，確保會(huì)議順利進(jìn)行。2.會(huì)議組織人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間安排，提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，不得因組織不力影響會(huì)議正常進(jìn)行。3.會(huì)議組織人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議保密紀(jì)律，對(duì)于會(huì)議籌備過(guò)程中涉及的機(jī)密事項(xiàng)和尚未公開(kāi)的信息，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。六、會(huì)議質(zhì)量評(píng)估（一）評(píng)估方式1.定期評(píng)估：局辦公室定期對(duì)各類會(huì)議的組織情況進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期為每[X]個(gè)月一次。評(píng)估內(nèi)容包括會(huì)議籌備、召開(kāi)、記錄、紀(jì)要等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，以及會(huì)議效果、參會(huì)人員滿意度等方面。2.不定期評(píng)估：根據(jù)工作需要，局辦公室可對(duì)某些重要會(huì)議或?qū)ｍ?xiàng)會(huì)議進(jìn)行不定期評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。（二）評(píng)估指標(biāo)1.會(huì)議籌備：包括會(huì)議通知的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，會(huì)議材料的準(zhǔn)備情況，會(huì)議場(chǎng)地的安排情況，會(huì)議設(shè)備的調(diào)試情況等。2.會(huì)議召開(kāi)：包括會(huì)議簽到情況，會(huì)議主持情況，會(huì)議記錄情況，會(huì)議秩序維護(hù)情況等。3.會(huì)議效果：包括會(huì)議主題是否明確，會(huì)議議程是否合理，會(huì)議討論是否充分，會(huì)議決議是否明確，會(huì)議對(duì)工作的推動(dòng)作用等。4.參會(huì)人員滿意度：通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)訪談等方式，了解參會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議效果等方面的滿意度。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.局辦公室根據(jù)會(huì)議質(zhì)量評(píng)估結(jié)果，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，針對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)措施和建議，并向相關(guān)部門反饋。2.對(duì)于會(huì)議質(zhì)量評(píng)估結(jié)果