礦業(yè)企業(yè)采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范礦業(yè)企業(yè)采購管理流程，確保采購活動(dòng)的合規(guī)性、高效性和經(jīng)濟(jì)性，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，降低采購成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。2.適用范圍本制度適用于礦業(yè)企業(yè)總部及所屬各分公司、子公司的采購活動(dòng)，包括但不限于設(shè)備采購、原材料采購、辦公用品采購等。3.基本原則合規(guī)性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度。效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受內(nèi)部監(jiān)督和外部審計(jì)。誠實(shí)守信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門設(shè)置設(shè)立獨(dú)立的采購部門，負(fù)責(zé)企業(yè)采購活動(dòng)的組織與實(shí)施。采購部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)需求，合理設(shè)置崗位，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限。2.采購部門職責(zé)制定采購計(jì)劃：根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，制定年度、季度和月度采購計(jì)劃。供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、選擇和管理。采購執(zhí)行：按照采購計(jì)劃和采購流程，組織實(shí)施采購活動(dòng)，簽訂采購合同。采購合同管理：跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。采購成本控制：通過談判、招標(biāo)等方式，降低采購成本，提高采購效益。采購風(fēng)險(xiǎn)管理：識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)，保障采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。3.其他部門職責(zé)需求部門：提出采購需求，提供技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量要求，參與采購過程中的技術(shù)談判和驗(yàn)收工作。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算、支付和核算，對(duì)采購成本進(jìn)行審核和監(jiān)督。審計(jì)部門：對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購過程的合規(guī)性和采購效益。三、采購流程1.采購需求提出需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際工作需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，對(duì)采購需求進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后的《采購申請(qǐng)表》交采購部門。2.采購計(jì)劃制定采購部門接到經(jīng)審批的《采購申請(qǐng)表》后，結(jié)合庫存情況，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容。采購計(jì)劃報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人審核。采購部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購計(jì)劃的合理性、可行性進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購計(jì)劃交采購人員組織實(shí)施。3.供應(yīng)商選擇與管理采購人員根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況等。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)情況、業(yè)績表現(xiàn)、合作情況等。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)淘汰，并停止與其合作。4.采購實(shí)施采購人員根據(jù)采購計(jì)劃和供應(yīng)商選擇情況，向選定的供應(yīng)商發(fā)送《采購詢價(jià)單》，詢價(jià)單應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、價(jià)格要求等內(nèi)容。供應(yīng)商收到《采購詢價(jià)單》后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價(jià)合理、質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商進(jìn)行談判。采購人員與供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判內(nèi)容包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等。談判達(dá)成一致后，簽訂《采購合同》。采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。5.采購驗(yàn)收采購物資到貨前，采購人員應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。采購物資到貨后，需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。驗(yàn)收合格的物資，由需求部門辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決辦法，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。6.采購付款采購物資驗(yàn)收合格且發(fā)票收到后，采購人員填寫《付款申請(qǐng)單》，注明采購合同編號(hào)、物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、付款方式等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門對(duì)采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批后的《付款申請(qǐng)單》交財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)支付貨款。四、采購方式1.招標(biāo)采購適用范圍：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場競爭充分的采購項(xiàng)目。招標(biāo)程序：編制招標(biāo)文件：采購部門根據(jù)采購需求，編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告：通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站、行業(yè)媒體、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參加投標(biāo)。發(fā)售招標(biāo)文件：向購買招標(biāo)文件的潛在供應(yīng)商發(fā)售招標(biāo)文件，并收取招標(biāo)文件費(fèi)用。開標(biāo)：按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)，組織開標(biāo)會(huì)議，公布投標(biāo)人的投標(biāo)報(bào)價(jià)、技術(shù)方案等內(nèi)容。評(píng)標(biāo)：組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)，對(duì)投標(biāo)人的投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人。定標(biāo)：根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)的推薦意見，確定中標(biāo)人，并向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書。簽訂合同：中標(biāo)人按照中標(biāo)通知書的要求，與采購部門簽訂采購合同。2.詢價(jià)采購適用范圍：適用于金額較小、技術(shù)簡單、市場貨源充足的采購項(xiàng)目。詢價(jià)程序：選擇供應(yīng)商：采購人員根據(jù)采購需求，選擇若干家潛在供應(yīng)商。發(fā)送詢價(jià)單：向選定的供應(yīng)商發(fā)送《采購詢價(jià)單》，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。比較報(bào)價(jià)：對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價(jià)合理的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判簽約：與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，達(dá)成一致后簽訂《采購合同》。3.競爭性談判采購適用范圍：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的采購項(xiàng)目；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的采購項(xiàng)目；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的采購項(xiàng)目；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購項(xiàng)目。談判程序：成立談判小組：由采購部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成談判小組。制定談判文件：談判小組根據(jù)采購需求，制定談判文件，明確談判項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、談判程序、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。邀請(qǐng)供應(yīng)商：通過發(fā)布談判公告、邀請(qǐng)招標(biāo)等方式，邀請(qǐng)不少于三家符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商參加談判。談判：談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判內(nèi)容包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等。談判過程中，談判小組可以要求供應(yīng)商對(duì)其報(bào)價(jià)進(jìn)行澄清、說明或者提供補(bǔ)充材料。確定成交供應(yīng)商：談判結(jié)束后，談判小組根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書。簽訂合同：成交供應(yīng)商按照成交通知書的要求，與采購部門簽訂采購合同。4.單一來源采購適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項(xiàng)目。采購程序：提出申請(qǐng)：采購部門填寫《單一來源采購申請(qǐng)表》，說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、采購理由等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。審核批準(zhǔn)：部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，對(duì)單一來源采購申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后的《單一來源采購申請(qǐng)表》交采購部門。談判簽約：采購部門與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，達(dá)成一致后簽訂《采購合同》。五、采購合同管理1.合同簽訂采購人員應(yīng)在談判達(dá)成一致后，及時(shí)簽訂《采購合同》。采購合同應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同簽訂前，應(yīng)提交法律部門或法律顧問進(jìn)行審核，確保合同的合法性、有效性和完整性。2.合同執(zhí)行采購人員應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制、交貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決辦法，如要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任、采取補(bǔ)救措施等。3.合同變更如因特殊原因需要變更采購合同，采購人員應(yīng)填寫《采購合同變更申請(qǐng)表》，說明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同價(jià)格、交貨期等的影響，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批后的《采購合同變更申請(qǐng)表》交采購人員與供應(yīng)商協(xié)商簽訂補(bǔ)充協(xié)議。4.合同終止采購合同履行完畢，采購人員應(yīng)及時(shí)辦理合同終止手續(xù)。如因供應(yīng)商違約或其他原因?qū)е潞贤崆敖K止，采購人員應(yīng)按照合同約定，追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，并辦理相關(guān)手續(xù)。六、采購成本控制1.成本預(yù)算采購部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃，制定采購成本預(yù)算。采購成本預(yù)算應(yīng)包括采購物資的價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)用、稅費(fèi)等內(nèi)容。采購成本預(yù)算報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人審核。采購部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購成本預(yù)算的合理性、可行性進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.成本分析采購人員應(yīng)定期對(duì)采購成本進(jìn)行分析，比較實(shí)際采購成本與預(yù)算成本的差異，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題。采購部門應(yīng)根據(jù)成本分析結(jié)果，制定改進(jìn)措施，降低采購成本。3.成本控制措施通過招標(biāo)、詢價(jià)、競爭性談判等采購方式，選擇價(jià)格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，降低采購價(jià)格。優(yōu)化采購批量，降低采購成本。加強(qiáng)采購過程管理，減少采購環(huán)節(jié)的浪費(fèi)和損失。與供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，爭取更優(yōu)惠的采購價(jià)格和條件。七、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購部門應(yīng)定期對(duì)采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)采用多種方法，如問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性評(píng)估和定量評(píng)估相結(jié)合的方法，如風(fēng)險(xiǎn)矩陣、層次分析法等。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)針對(duì)不同類型的采購風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。八、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購過程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制情況等。審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購活動(dòng)中存在的問題，提出整改意見，并跟蹤整改情況。2