業(yè)主對合同管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范本公司與業(yè)主之間的合同管理行為，保障公司和業(yè)主的合法權(quán)益，提高合同管理水平，促進公司業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司與業(yè)主簽訂的各類合同，包括但不限于工程承包合同、服務(wù)合同、采購合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定。2.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正的原則，不得損害公司和業(yè)主的合法權(quán)益。3.誠實守信原則：公司和業(yè)主應(yīng)誠實守信，嚴格履行合同約定的義務(wù)。4.風險防范原則：加強合同管理，防范合同風險，確保公司的利益不受損失。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《合同申請表》，詳細說明合同的基本情況、對方當事人的信息、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點和方式等內(nèi)容，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核：部門負責人對《合同申請表》進行審核，重點審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)要求、是否存在風險等。審核通過后，簽字確認并提交法務(wù)部門。3.法務(wù)部門審核：法務(wù)部門對合同進行法律審核，重點審核合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定、是否存在法律風險等。審核通過后，出具法律意見書，并簽字確認。4.分管領(lǐng)導審批：分管領(lǐng)導根據(jù)業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門的審核意見，對合同進行審批。審批通過后，簽字確認。5.總經(jīng)理審批：重大合同或涉及金額較大的合同，需經(jīng)總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，簽字確認。6.簽訂合同：合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負責與對方當事人簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)仔細核對合同條款，確保合同內(nèi)容與審批意見一致。簽訂合同后，加蓋公司公章或合同專用章。（二）合同文本管理1.合同文本起草：合同文本原則上由業(yè)務(wù)部門起草。對于復雜的合同或涉及法律專業(yè)知識的合同，可由法務(wù)部門協(xié)助起草。2.合同文本審核：合同文本起草完成后，應(yīng)按照合同簽訂流程進行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準確性、合理性等。3.合同文本編號：合同簽訂后，由法務(wù)部門負責對合同進行編號。合同編號應(yīng)具有唯一性，便于合同的管理和查詢。4.合同文本歸檔：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本原件及相關(guān)附件整理歸檔，交公司檔案室保存。同時，應(yīng)將合同電子文本上傳至公司合同管理系統(tǒng)，便于查詢和統(tǒng)計。（三）合同簽訂注意事項1.對方當事人資格審查：在簽訂合同前，應(yīng)仔細審查對方當事人的主體資格、經(jīng)營范圍、信譽狀況等，確保對方當事人具有簽訂合同的能力和資格。2.合同條款審查：合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。同時，應(yīng)注意合同條款的合法性、合理性和可操作性，確保合同能夠順利履行。3.合同簽訂授權(quán)審查：簽訂合同的人員應(yīng)具有公司的授權(quán)，授權(quán)范圍應(yīng)明確、具體。在簽訂合同前，應(yīng)仔細核對授權(quán)文件，確保簽訂合同的人員具有合法的授權(quán)。4.合同簽訂方式審查：合同簽訂方式應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定。對于重要合同，應(yīng)采用書面形式簽訂，并加蓋公司公章或合同專用章。三、合同履行管理（一）合同履行計劃制定1.業(yè)務(wù)部門制定：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細的合同履行計劃，明確合同履行的各個環(huán)節(jié)、時間節(jié)點、責任人等內(nèi)容。2.計劃審核與審批：合同履行計劃制定完成后，應(yīng)提交部門負責人審核。審核通過后，提交分管領(lǐng)導審批。重大合同或涉及金額較大的合同，需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.計劃執(zhí)行與監(jiān)督：業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同履行計劃組織實施合同履行工作，并定期對合同履行情況進行檢查和監(jiān)督。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施解決，確保合同能夠按時、按質(zhì)、按量履行。（二）合同履行跟蹤與反饋1.建立跟蹤機制：業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行跟蹤和反饋。跟蹤內(nèi)容包括合同履行進度、質(zhì)量狀況、付款情況等。2.及時反饋問題：在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時反饋給對方當事人，并要求對方當事人采取措施解決。同時，應(yīng)將問題反饋給公司內(nèi)部相關(guān)部門，共同協(xié)商解決辦法。3.定期匯報情況：業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向分管領(lǐng)導匯報合同履行情況，重大問題應(yīng)及時向總經(jīng)理匯報。匯報內(nèi)容應(yīng)包括合同履行進度、存在的問題及解決措施、下一步工作計劃等。（三）合同變更與解除管理1.變更與解除條件：在合同履行過程中，如出現(xiàn)下列情形之一的，可變更或解除合同：雙方協(xié)商一致；因不可抗力致使合同無法履行；一方嚴重違約，致使合同目的無法實現(xiàn)；法律法規(guī)規(guī)定的其他情形。2.變更與解除程序：合同變更或解除應(yīng)按照合同簽訂流程進行審批。審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負責與對方當事人協(xié)商簽訂變更或解除合同協(xié)議，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.變更與解除注意事項：合同變更或解除后，應(yīng)及時清理合同檔案，對已履行的部分進行結(jié)算，對未履行的部分不再履行。同時，應(yīng)妥善處理因合同變更或解除而產(chǎn)生的糾紛。四、合同付款管理（一）付款申請1.業(yè)務(wù)部門提交：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定和實際履行情況，填寫《付款申請表》，詳細說明付款原因、金額、付款方式、收款單位等內(nèi)容，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核：部門負責人對《付款申請表》進行審核，重點審核付款是否符合合同約定、是否具備付款條件等。審核通過后，簽字確認并提交財務(wù)部門。3.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對《付款申請表》進行審核，重點審核付款金額是否準確、付款方式是否合規(guī)、收款單位是否正確等。審核通過后，簽字確認并提交分管領(lǐng)導審批。4.分管領(lǐng)導審批：分管領(lǐng)導根據(jù)業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門的審核意見，對付款申請進行審批。審批通過后，簽字確認。5.總經(jīng)理審批：重大付款或涉及金額較大的付款，需經(jīng)總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批通過后，簽字確認。（二）付款審批1.建立審批流程：公司應(yīng)建立完善的付款審批流程，明確各部門的審批職責和權(quán)限。付款審批流程應(yīng)嚴格按照合同簽訂流程進行，確保付款審批的合法性、合規(guī)性和準確性。2.加強審批監(jiān)督：公司應(yīng)加強對付款審批的監(jiān)督，定期對付款審批情況進行檢查和統(tǒng)計。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施糾正，確保付款審批工作的規(guī)范、有序進行。（三）付款執(zhí)行1.財務(wù)部門辦理：財務(wù)部門根據(jù)付款審批意見，及時辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)符合合同約定和公司財務(wù)制度的規(guī)定。2.付款記錄與歸檔：財務(wù)部門應(yīng)及時記錄付款情況，并將付款憑證整理歸檔。同時，應(yīng)將付款信息錄入公司財務(wù)系統(tǒng)，便于查詢和統(tǒng)計。五、合同風險管理（一）風險識別與評估1.建立風險識別機制：公司應(yīng)建立合同風險識別機制，定期對合同進行風險識別和評估。風險識別應(yīng)包括合同簽訂、履行、變更、解除等各個環(huán)節(jié)。2.風險評估方法：風險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，對合同風險進行全面、客觀的評估。評估結(jié)果應(yīng)作為制定風險應(yīng)對措施的依據(jù)。3.風險等級劃分：根據(jù)風險評估結(jié)果，將合同風險分為高、中、低三個等級。對于高風險合同，應(yīng)采取重點監(jiān)控和防范措施；對于中風險合同，應(yīng)加強管理和監(jiān)督；對于低風險合同，可適當簡化管理程序。（二）風險應(yīng)對措施1.制定應(yīng)對策略：針對不同等級的合同風險，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對策略。風險應(yīng)對策略應(yīng)包括風險規(guī)避、風險減輕、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。2.加強風險監(jiān)控：公司應(yīng)加強對合同風險的監(jiān)控，定期對合同風險狀況進行檢查和評估。發(fā)現(xiàn)風險變化應(yīng)及時調(diào)整風險應(yīng)對策略，確保風險得到有效控制。（三）風險應(yīng)急預(yù)案1.制定應(yīng)急預(yù)案：公司應(yīng)制定合同風險應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責任分工。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急處置原則、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容。2.定期演練與修訂：公司應(yīng)定期對應(yīng)急預(yù)案進行演練，檢驗應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性。同時，應(yīng)根據(jù)演練結(jié)果和實際情況，及時對應(yīng)急預(yù)案進行修訂和完善。六、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.及時收集：業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后及時將合同文本原件及相關(guān)附件收集齊全，并交公司檔案室保存。2.分類整理：檔案室應(yīng)按照合同類別、時間順序等對合同檔案進行分類整理，確保檔案資料的整齊、有序。3.編號裝訂：對整理好的合同檔案進行編號，并裝訂成冊。合同編號應(yīng)與合同文本編號一致，便于查詢和管理。（二）檔案保管與查閱1.安全保管：檔案室應(yīng)建立健全檔案保管制度，確保合同檔案的安全保管。檔案保管應(yīng)做到防潮、防蟲、防火、防盜等。2.查閱登記：公司內(nèi)部人員查閱合同檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人和分管領(lǐng)導審批后，方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案室進行，不得帶出檔案室。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理查閱登記手續(xù)。3.外部查閱：因工作需要，外部單位查閱合同檔案的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準，并辦理查閱登記手續(xù)。查閱檔案應(yīng)在公司指定的地點進行，由公司專人陪同查閱。（三）檔案銷毀1.定期清理：檔案室應(yīng)定期對合同檔案進行清理，對已過保存期限或無保存價值的檔案進行銷毀。2.銷毀程序：檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)部門負責人和分管領(lǐng)導審批后，方可銷毀。銷毀檔案應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復。銷毀完畢后，應(yīng)及時記錄銷毀情況，并將銷毀記錄歸檔保存。七、合同糾紛管理（一）糾紛預(yù)防1.加強合同管理：公司應(yīng)加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程和履行程序進行操作，確保合同的合法性、完整性和可操作性。2.提高法律意識：公司應(yīng)加強員工的法律意識培訓，提高員工的法律素養(yǎng)和風險防范能力。員工在簽訂和履行合同過程中，應(yīng)嚴格遵守法律法規(guī)的規(guī)定，避免因法律意識淡薄而引發(fā)合同糾紛。（二）糾紛處理1.及時溝通協(xié)商：在合同履行過程中，如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當事人溝通協(xié)商，了解糾紛原因，尋求解決方案。2.尋求法律支持：