科技檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科技檔案的安全管理，確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，有效保護(hù)和利用科技檔案，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在科技檔案的形成、收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等過程中的安全管理活動(dòng)。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將科技檔案的安全保護(hù)放在首位，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化安全防范意識(shí)，建立健全各項(xiàng)安全管理制度和措施，預(yù)防安全事故的發(fā)生。3.嚴(yán)格管理原則：對(duì)科技檔案的各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，確保管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性。4.有效利用原則：在確保安全的前提下，充分發(fā)揮科技檔案的作用，為公司的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動(dòng)提供有力支持。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善科技檔案安全管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)科技檔案的日常安全管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全監(jiān)督。3.定期對(duì)科技檔案的安全狀況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。4.負(fù)責(zé)對(duì)涉及科技檔案安全的事故進(jìn)行調(diào)查處理，并提出改進(jìn)措施。5.組織開展科技檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的安全意識(shí)和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門科技檔案的形成、收集、整理工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好科技檔案的安全管理工作，遵守檔案安全管理制度。3.對(duì)本部門保管和使用的科技檔案的安全負(fù)責(zé)，采取必要的安全防護(hù)措施。4.發(fā)現(xiàn)科技檔案存在安全問題時(shí)，及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守科技檔案安全管理制度，愛護(hù)科技檔案。2.在工作中妥善保管和使用所接觸的科技檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自復(fù)制、傳播、轉(zhuǎn)讓科技檔案。4.發(fā)現(xiàn)科技檔案安全事故或隱患時(shí)，及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門。三、檔案收集與整理安全管理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)科技檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的科技檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合歸檔要求。對(duì)于重要的科技項(xiàng)目、科研成果等檔案，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的支撐材料。3.在收集過程中，要注意保護(hù)檔案材料的原始性和完整性，不得隨意涂改、抽取或丟失檔案內(nèi)容。（二）整理要求1.檔案管理部門應(yīng)按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則對(duì)收集的科技檔案進(jìn)行整理。分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。2.整理過程中要對(duì)檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)排列，確保檔案的順序清晰、層次分明。對(duì)于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.建立健全科技檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案檢索效率。四、檔案保管安全管理（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的科技檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全報(bào)警裝置，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。（二）檔案存放1.科技檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放，便于查找和管理。不同載體的檔案應(yīng)分開存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等。2.對(duì)重要的科技檔案應(yīng)采取專柜存放、專人保管等特殊保護(hù)措施。3.檔案存放應(yīng)整齊有序，不得隨意堆放，避免檔案受損。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定科技檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的科研成果、技術(shù)合同、重大項(xiàng)目檔案等；長期保管的檔案一般為10年以上；短期保管的檔案為10年以下。3.定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行審查，對(duì)已到保管期限的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處理。（四）檔案盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)科技檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量與賬目相符。盤點(diǎn)周期一般為每年一次。2.在盤點(diǎn)過程中，要對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并采取措施解決。3.對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成盤點(diǎn)報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案利用安全管理（一）利用權(quán)限1.嚴(yán)格規(guī)定科技檔案的利用權(quán)限，根據(jù)檔案的密級(jí)和內(nèi)容，確定不同人員的查閱、借閱范圍。2.查閱、借閱科技檔案應(yīng)填寫申請(qǐng)表，注明利用目的、范圍和期限等，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門辦理手續(xù)。3.涉及公司機(jī)密的科技檔案，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和借閱。（二）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)科技檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案名稱和數(shù)量等。2.利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，便于對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。（三）利用場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，為利用者提供安全、舒適的查閱環(huán)境。查閱室內(nèi)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和防護(hù)設(shè)施。2.利用者應(yīng)在查閱室內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。（四）歸還要求1.利用者借閱的科技檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究利用者的責(zé)任。六、檔案保密安全管理（一）保密制度1.建立健全科技檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，要嚴(yán)格保密。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和技能。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾保守公司機(jī)密。（二）密級(jí)劃分1.根據(jù)科技檔案的內(nèi)容和重要性，將檔案劃分為不同的密級(jí)，如絕密、機(jī)密、秘密等。2.密級(jí)的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保密級(jí)劃分準(zhǔn)確合理。（三）保密措施1.對(duì)不同密級(jí)的科技檔案采取不同的保密措施，如限制查閱范圍、加密存儲(chǔ)、專人保管等。2.在檔案的傳輸、存儲(chǔ)和利用過程中，要采取加密技術(shù)等手段，防止檔案信息泄露。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理場(chǎng)所的安全防范，限制無關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案安全。（四）保密監(jiān)督1.定期對(duì)科技檔案的保密情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)違反保密制度的行為，要依法依規(guī)追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理。七、檔案信息化安全管理（一）系統(tǒng)安全1.建立完善的科技檔案信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能。2.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、防病毒軟件等安全設(shè)備，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和修復(fù)。3.對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶的操作權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)篡改。（二）數(shù)據(jù)安全1.定期對(duì)科技檔案電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.對(duì)重要的數(shù)據(jù)要進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)訪問的審計(jì)和監(jiān)控，記錄數(shù)據(jù)操作日志，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，確?？萍紮n案信息化管理系統(tǒng)與外部網(wǎng)絡(luò)的安全隔離。2.對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，保障網(wǎng)絡(luò)暢通。3.加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)用戶的管理，規(guī)范用戶的網(wǎng)絡(luò)行為，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息泄露。八、檔案鑒定與銷毀安全管理（一）鑒定工作1.定期對(duì)已到保管期限的科技檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和技術(shù)專家組成的鑒定小組。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保存意義，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（二）銷毀程序1.對(duì)決定銷毀的科技檔案，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀清單應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)采取安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，證明檔案已被銷毀。（三）銷毀記錄1.對(duì)檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等信息。2.銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。九、安全檢查與隱患整改（一）檢查內(nèi)容1.定期對(duì)科技檔案的安全管理情況進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案保管場(chǎng)所的安全設(shè)施、檔案存放狀況、檔案利用登記、保密制度執(zhí)行情況等。2.重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。（二）檢查方式1.檔案管理部門應(yīng)組織定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式，對(duì)科技檔案安全管理情況進(jìn)行檢查。2.檢查過程中應(yīng)做好記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)拍照、錄像等留存證據(jù)。（三）隱患整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改責(zé)任人和整改期限。2.整改責(zé)任人應(yīng)按照整改要求，采取有效措施進(jìn)行整改，確保安全隱患得到徹底消除。3.整改完成后，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門提交整改報(bào)告，經(jīng)復(fù)查合格后，方可銷號(hào)。十、應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定科技檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急響應(yīng)1.一旦發(fā)生科技檔案安全事故，如火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。2.事故發(fā)生部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取必要的應(yīng)急措施，如搶救檔案、保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)等。3.檔案管理部門應(yīng)迅速組織力量進(jìn)行應(yīng)急處置，最大限度地減少事故損失。（三）后期處理1.事故處理完畢后，應(yīng)及時(shí)對(duì)事故原因進(jìn)行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。2.根據(jù)事故調(diào)查結(jié)果，對(duì)相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行處理，并對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善。十一、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定科技檔案安全培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織檔案管理人員、利用者等相關(guān)人員進(jìn)行安全培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案安全法律法規(guī)、安全管理制度、安全操作技能等方面。（二）培訓(xùn)方式1.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演