并制定物資管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司物資管理，規(guī)范物資采購、驗(yàn)收、存儲、發(fā)放、使用及處置等流程，確保物資的合理使用和有效控制，降低公司運(yùn)營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有物資管理活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)物資、勞保用品等。3.物資管理原則統(tǒng)一管理原則：公司物資實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保物資管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。按需采購原則：根據(jù)公司實(shí)際需求，合理安排物資采購計(jì)劃，避免盲目采購和浪費(fèi)。成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購渠道、合理庫存管理等措施，降低物資采購成本和庫存成本。責(zé)任追究原則：明確物資管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任，對因管理不善導(dǎo)致物資損失或浪費(fèi)的行為進(jìn)行責(zé)任追究。二、物資分類與編碼1.物資分類辦公用品：包括文具、紙張、辦公家具、辦公設(shè)備耗材等。辦公設(shè)備：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。生產(chǎn)物資：用于生產(chǎn)過程的原材料、零部件、輔助材料等。勞保用品：為員工提供勞動保護(hù)的用品，如安全帽、工作服、手套等。其他物資：不屬于以上分類的物資，如禮品、宣傳用品等。2.物資編碼為便于物資管理和信息系統(tǒng)的應(yīng)用，對各類物資進(jìn)行統(tǒng)一編碼。編碼規(guī)則如下：編碼結(jié)構(gòu)：物資編碼由[X]位數(shù)字組成，其中前[X]位表示物資類別，中間[X]位表示物資明細(xì)，后[X]位為順序號。具體示例：辦公用品編碼以“01”開頭，辦公設(shè)備編碼以“02”開頭，以此類推。如“0101001”表示某種具體的辦公用品。三、物資采購管理1.采購計(jì)劃制定需求部門提交：各部門根據(jù)工作需要，每月末填寫《物資采購申請表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交至物資管理部門。物資管理部門審核：物資管理部門收到申請表后，對需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，結(jié)合庫存情況，確定是否需要采購及采購數(shù)量。匯總編制計(jì)劃：物資管理部門將審核通過的采購申請進(jìn)行匯總，編制月度物資采購計(jì)劃，并提交至采購部門。2.采購流程采購部門詢價：采購部門根據(jù)物資采購計(jì)劃，通過多種渠道進(jìn)行詢價，選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行報價。供應(yīng)商評估與選擇：物資管理部門會同相關(guān)技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等進(jìn)行評估，選擇合適的供應(yīng)商。簽訂采購合同：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。3.采購審批小額采購審批：采購金額在[X]元以下的物資采購，由物資管理部門負(fù)責(zé)人審批。一般采購審批：采購金額在[X]元至[X]元之間的物資采購，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。大額采購審批：采購金額在[X]元以上的物資采購，需經(jīng)總經(jīng)理審批。四、物資驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備物資到貨前，物資管理部門通知使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法。2.驗(yàn)收流程數(shù)量驗(yàn)收：物資到貨后，倉庫管理人員首先核對物資的數(shù)量是否與采購合同或采購訂單一致。質(zhì)量驗(yàn)收：質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，確保物資符合要求。驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收人員填寫《物資驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收結(jié)果等信息，并簽字確認(rèn)。3.驗(yàn)收結(jié)果處理合格物資：經(jīng)驗(yàn)收合格的物資，辦理入庫手續(xù)，進(jìn)入倉庫存儲。不合格物資：對于驗(yàn)收不合格的物資，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。五、物資存儲管理1.倉庫規(guī)劃根據(jù)物資的類別、特性、用途等，合理規(guī)劃倉庫存儲空間，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如辦公用品區(qū)、辦公設(shè)備區(qū)、生產(chǎn)物資區(qū)、勞保用品區(qū)等。對易燃易爆、有毒有害等危險物資，設(shè)置專門的危險物資存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。2.物資入庫辦理入庫手續(xù)：物資到貨驗(yàn)收合格后，倉庫管理人員根據(jù)《物資驗(yàn)收單》辦理入庫手續(xù)，填寫《物資入庫單》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫日期等信息，并將物資存放至指定存儲區(qū)域。庫存臺賬登記：倉庫管理人員及時更新庫存臺賬，記錄物資的出入庫情況，確保賬實(shí)相符。3.物資存儲分類存放：物資應(yīng)按照類別、規(guī)格型號等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。庫存盤點(diǎn)：定期對倉庫物資進(jìn)行盤點(diǎn)，每月末進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制《庫存盤點(diǎn)表》，對盤盈、盤虧情況進(jìn)行分析和處理。庫存安全管理：加強(qiáng)倉庫安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作，確保物資安全。4.物資出庫領(lǐng)用申請：使用部門根據(jù)工作需要，填寫《物資領(lǐng)用申請表》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并提交至物資管理部門。審批發(fā)放：物資管理部門審核領(lǐng)用申請，根據(jù)庫存情況進(jìn)行審批。審批通過后，倉庫管理人員按照審批后的數(shù)量發(fā)放物資，并填寫《物資出庫單》。出庫記錄：倉庫管理人員及時更新庫存臺賬，記錄物資的出庫情況。六、物資使用管理1.使用部門職責(zé)合理使用物資，避免浪費(fèi)和濫用，確保物資的使用效益。對領(lǐng)用的物資進(jìn)行妥善保管，如有損壞或丟失，及時向物資管理部門報告。定期對物資使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，提出物資需求調(diào)整建議。2.物資使用監(jiān)督物資管理部門定期對各部門物資使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。財(cái)務(wù)部門對物資采購、使用等費(fèi)用進(jìn)行核算和監(jiān)督，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。七、物資處置管理1.物資報廢報廢申請：物資因損壞、過期、淘汰等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門填寫《物資報廢申請表》，詳細(xì)說明報廢原因、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，并提交至物資管理部門。鑒定審批：物資管理部門會同相關(guān)技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等對報廢申請進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報廢條件。經(jīng)審批同意后，方可進(jìn)行報廢處理。報廢處置：報廢物資由物資管理部門統(tǒng)一組織處理，可采用變賣、捐贈、報廢銷毀等方式，確保資產(chǎn)的合理處置。2.物資調(diào)撥內(nèi)部調(diào)撥：因工作需要，公司內(nèi)部各部門之間可進(jìn)行物資調(diào)撥。調(diào)出部門填寫《物資調(diào)撥申請表》，經(jīng)物資管理部門審批后，辦理物資調(diào)出手續(xù)；調(diào)入部門憑審批后的申請表辦理物資調(diào)入手續(xù)。外部調(diào)撥：公司與外部單位之間的物資調(diào)撥，按照相關(guān)規(guī)定和程序辦理，確保物資調(diào)撥的合法性和合規(guī)性。八、物資盤點(diǎn)管理1.盤點(diǎn)計(jì)劃制定物資管理部門每年制定物資盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時間、人員安排等內(nèi)容。2.盤點(diǎn)實(shí)施盤點(diǎn)人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃對倉庫物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)，記錄實(shí)際數(shù)量、規(guī)格型號、存放位置等信息。對盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，及時查明原因，并填寫《庫存盤點(diǎn)差異表》。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，編制《庫存盤點(diǎn)報告》，分析盤盈、盤虧原因，提出處理意見和建議。對于盤盈物資，經(jīng)審批后調(diào)整庫存臺賬；對于盤虧物資，按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。九、物資信息化管理1.建立物資管理信息系統(tǒng)公司建立物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購、驗(yàn)收、存儲、發(fā)放、使用、處置等全過程的信息化管理。2.信息錄入與維護(hù)物資管理部門負(fù)責(zé)物資管理信息系統(tǒng)中物資基礎(chǔ)數(shù)