置業(yè)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強置業(yè)公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于置業(yè)公司總部及所屬各部門、各項目公司的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指置業(yè)公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司各項經(jīng)營管理活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負責制定和完善檔案管理制度，指導、監(jiān)督各部門的檔案管理工作，集中保管公司各類檔案，并提供檔案利用服務。其具體職責如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負責制定檔案管理工作計劃和檔案分類方案。3.組織開展檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。5.負責檔案的查閱、借閱、復印等利用服務工作，做好登記和記錄。6.對各部門檔案管理工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，組織檔案管理培訓。7.定期對檔案進行統(tǒng)計和分析，向上級領(lǐng)導匯報檔案管理工作情況。8.負責公司檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。（二）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并指定專人負責檔案管理，接受綜合管理部的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。其具體職責如下：1.按照公司檔案管理制度的要求，負責收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，并及時移交綜合管理部歸檔。2.對本部門形成的檔案進行分類整理，編制檔案目錄，確保檔案的完整和有序。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等利用服務工作，提供必要的協(xié)助。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞或泄密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，工作計劃與總結(jié)，人事檔案等。2.財務管理類：包括財務預算、決算報告，財務報表，會計憑證，審計報告，稅務資料等。3.市場營銷類：包括市場調(diào)研資料，營銷策劃方案，銷售合同，客戶資料等。4.工程管理類：包括項目規(guī)劃設計文件，工程招投標文件，工程施工合同，工程進度資料，工程質(zhì)量驗收文件等。5.成本控制類：包括成本預算、核算資料，成本分析報告，工程造價文件等。6.法務合規(guī)類：包括法律事務文件，合同審查意見，合規(guī)檢查報告等。7.物業(yè)管理類：包括物業(yè)服務合同，物業(yè)管理制度，物業(yè)收費資料，物業(yè)維修記錄等。8.客戶服務類：包括客戶投訴處理記錄，客戶滿意度調(diào)查資料，客戶回訪記錄等。9.黨群工作類：包括黨組織文件，工會文件，共青團文件，企業(yè)文化建設資料等。10.其他類：不屬于以上各類的其他檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“分類號+年度+順序號”的結(jié)構(gòu)，具體編號方法如下：1.分類號：按照檔案分類的十大類，分別用大寫字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J表示。2.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示檔案形成的年份，如2023。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，行政管理類2023年形成的第5份檔案編號為：A2023005。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案管理的要求，及時收集本部門在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等資料。具體收集范圍如下：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司內(nèi)部形成的各類文件，如請示、報告、批復、決定、會議紀要等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司各項業(yè)務活動中產(chǎn)生的工作計劃、總結(jié)、報表、統(tǒng)計資料等。5.公司工程建設項目的規(guī)劃設計文件、招投標文件、施工圖紙、竣工資料等。6.公司人事管理方面的文件，如招聘、培訓、考核、任免等資料。7.公司財務管理方面的文件，如財務報表、會計憑證、審計報告等。8.公司市場營銷方面的文件，如市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、銷售合同等。9.公司客戶服務方面的文件，如客戶投訴處理記錄、客戶滿意度調(diào)查資料等。10.公司企業(yè)文化建設方面的文件，如宣傳資料、活動記錄等。11.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保文件材料的及時收集和完整。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.電子文件應采用通用格式存儲，并確保其可讀性和完整性。4.對于重要文件材料，應進行備份，防止丟失。（三）整理方法1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類。3.對每一類檔案進行編號、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁，去除金屬物，破損的文件應進行修復。5.電子檔案應按照分類進行存儲，建立相應的文件夾結(jié)構(gòu)，并對文件進行命名，確保文件名與檔案內(nèi)容相符。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年的[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，移交綜合管理部歸檔。2.對于重大項目或特殊事項形成的檔案，應在項目結(jié)束或事項辦理完畢后的[具體時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照檔案整理要求，對本部門檔案進行整理、編目，填寫檔案移交清單，一式兩份。2.檔案管理人員將整理好的檔案及檔案移交清單一并報送綜合管理部。3.綜合管理部檔案管理人員對移交的檔案進行核對、驗收，無誤后在檔案移交清單上簽字確認，雙方各執(zhí)一份。4.綜合管理部將歸檔的檔案按照分類存放于檔案庫房，并建立檔案臺賬。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會議決議、董事會決議、監(jiān)事會決議、公司年度財務決算報告、重要的合同協(xié)議、公司歷史沿革資料等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為[具體年限]年。主要包括公司一般性的合同協(xié)議、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、財務報表等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司臨時性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限為[具體年限]年。主要包括一般性的文件材料、臨時性的報表等。（四）保管要求1.綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對不同保管期限、不同類別的檔案應分別存放，便于查找和管理。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人擔任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務人員。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.對于仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清單。（二）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導審批。2.經(jīng)批準銷毀的檔案，由綜合管理部指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將檔案銷毀清單存檔。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員根據(jù)《檔案查閱申請表》，提供相應的檔案，并在檔案查閱登記本上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應在綜合管理部指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印檔案，應經(jīng)綜合管理部負責人批準，并按規(guī)定辦理復印手續(xù)。4.查閱檔案時，查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部負責人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應承擔相應的責任。4.借閱人員應按時歸還檔案，歸還時應確保檔案的完整和整潔。綜合管理部檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時處理。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司檔案，應提前向公司提出申請，說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，并提供相關(guān)證明材料。2.公司收到外部單位的申請后，應進行審核，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可安排查閱或借閱。3.外部人員查閱或借閱檔案時，應按照公司的規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)，并在公司指定人員的陪同下進行查閱或借閱。4.外部人員查閱或借閱檔案的期限、范圍等應嚴格按照公司批準的內(nèi)容執(zhí)行，不得擅自更改。查閱或借閱結(jié)束后，應及時歸還檔案，并由公司指定人員進行檢查。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項工作提供便捷的檔案信息服務。（二）數(shù)字化檔案采集1.對已有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。2.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立相應的電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.對電子文件應進行實時歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）檔案信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記和歸還等功能，對借閱情況進行實時跟蹤和統(tǒng)計。4.權(quán)限管理功能：設置不同的用戶角色和權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。5.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.備份與恢復功能：定期對檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。在系統(tǒng)出現(xiàn)故