耗材臨時采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司耗材臨時采購行為，確保采購工作高效、有序進行，滿足公司日常運營對耗材的需求，同時加強對采購過程的控制與管理，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因生產(chǎn)、辦公等需要進行的耗材臨時采購活動。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)實際工作需要，合理確定耗材的采購數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購和浪費。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的耗材產(chǎn)品，確保其符合公司生產(chǎn)和辦公要求。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購渠道和采購方式，降低采購成本。4.合規(guī)合法原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購過程合法合規(guī)。二、采購申請（一）申請流程1.各部門因工作需要臨時采購耗材時，由使用人填寫《耗材臨時采購申請表》（以下簡稱“申請表”）。申請表應(yīng)詳細注明所需耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等信息。2.使用人將填寫完整的申請表提交給部門負責人審核。部門負責人應(yīng)根據(jù)工作實際需求，對申請內(nèi)容進行認真審核，確認無誤后簽字批準。3.經(jīng)部門負責人批準后的申請表，由使用人提交至采購部門。（二）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法按照正常流程提前提交采購申請時，使用人可通過電話、郵件等方式向采購部門說明情況，并在事后及時補辦申請表。2.采購部門應(yīng)在接到緊急采購申請后，立即啟動采購程序，優(yōu)先滿足緊急需求。同時，要求使用人在規(guī)定時間內(nèi)補齊申請表及相關(guān)審批手續(xù)。三、采購審批（一）審批權(quán)限1.采購金額在[X]元以下的耗材臨時采購申請，由采購部門負責人審批。2.采購金額在[X]元至[X]元之間的耗材臨時采購申請，由財務(wù)部門負責人審核后，報分管采購的副總經(jīng)理審批。3.采購金額在[X]元以上的耗材臨時采購申請，由財務(wù)部門負責人審核，分管采購的副總經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理審批。（二）審批內(nèi)容1.采購申請的必要性和合理性，是否符合公司實際工作需要。2.采購數(shù)量和規(guī)格的準確性，是否存在過度采購或不合理采購的情況。3.預(yù)計采購時間是否合理，是否會影響公司正常工作開展。4.采購預(yù)算的合理性，是否在公司規(guī)定的預(yù)算范圍內(nèi)。四、采購實施（一）采購渠道選擇1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購申請的內(nèi)容，選擇合適的采購渠道。優(yōu)先選擇與公司長期合作、信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。2.對于市場上常見的通用耗材，可通過公司已建立的供應(yīng)商庫進行采購；對于特殊規(guī)格或定制化的耗材，可通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式尋找新的供應(yīng)商。3.在選擇新供應(yīng)商時，采購部門應(yīng)進行充分的市場調(diào)研和供應(yīng)商評估，了解其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的情況。必要時，可要求供應(yīng)商提供樣品進行測試和驗證。（二）采購方式確定1.根據(jù)采購金額、采購時間、供應(yīng)商情況等因素，采購部門確定合適的采購方式。常見的采購方式包括詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。2.詢價采購適用于采購金額較小、市場價格比較透明、供應(yīng)商數(shù)量較多的耗材采購。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，根據(jù)報價情況選擇最低價成交。3.競爭性談判采購適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有一定競爭程度的耗材采購。采購部門邀請多家供應(yīng)商進行談判，通過談判確定供應(yīng)商及其價格、技術(shù)方案等。4.單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的耗材，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的情況。在進行單一來源采購時，采購部門應(yīng)提供充分的理由和相關(guān)證明材料，按照規(guī)定的審批權(quán)限進行審批。（三）采購合同簽訂1.采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。2.采購合同的簽訂應(yīng)遵循公司合同管理制度的相關(guān)規(guī)定，確保合同的合法性、有效性和完整性。合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同文本提交給法務(wù)部門進行審核，審核通過后方可簽訂。3.對于金額較大或重要的采購合同，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行合同評審，確保合同條款符合公司利益和實際需求。（四）采購進度跟蹤1.采購部門應(yīng)建立采購進度跟蹤機制，及時掌握采購工作的進展情況。定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等，并將相關(guān)信息反饋給使用部門和審批部門。2.如遇供應(yīng)商交貨延遲或其他問題影響采購進度時，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施確保公司工作不受影響。同時，將情況及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。五、驗收與入庫（一）驗收標準1.采購的耗材到貨后，使用部門應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標準進行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格、型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量、性能指標等。2.對于有質(zhì)量要求的耗材，使用部門可根據(jù)實際情況進行抽檢或全檢。抽檢時，應(yīng)按照一定的比例進行隨機抽樣；全檢時，應(yīng)確保每一件產(chǎn)品都經(jīng)過檢驗。3.驗收合格的耗材，使用部門應(yīng)出具《耗材驗收合格單》；驗收不合格的耗材，使用部門應(yīng)及時與采購部門聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理。（二）入庫管理1.驗收合格的耗材，由使用部門安排專人負責辦理入庫手續(xù)。入庫時，應(yīng)填寫《耗材入庫單》，詳細記錄耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.《耗材入庫單》應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)由倉庫留存，作為庫存管理的依據(jù)；一聯(lián)交采購部門，作為采購結(jié)算的憑證；一聯(lián)交財務(wù)部門，作為記賬的依據(jù)。3.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)《耗材入庫單》及時將耗材入庫，并按照規(guī)定的存儲方式進行存放。同時，建立庫存臺賬，對耗材的出入庫情況進行詳細記錄，確保賬實相符。六、付款與結(jié)算（一）付款申請1.采購部門在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)及時核對發(fā)票信息與采購合同、驗收單等是否一致。核對無誤后，填寫《付款申請表》，并附上發(fā)票、采購合同、驗收單等相關(guān)憑證。2.《付款申請表》應(yīng)注明供應(yīng)商名稱、采購項目、采購金額、付款方式、付款期限等信息。付款申請應(yīng)按照公司財務(wù)審批流程進行審批。（二）付款審批1.付款審批權(quán)限與采購審批權(quán)限一致。采購金額在[X]元以下的付款申請，由財務(wù)部門負責人審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的付款申請，由財務(wù)部門負責人審核后，報分管采購的副總經(jīng)理審批；采購金額在[X]元以上的付款申請，由財務(wù)部門負責人審核，分管采購的副總經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理審批。2.財務(wù)部門在審批付款申請時，應(yīng)重點審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性，采購合同的執(zhí)行情況，驗收單的真實性等。對于不符合規(guī)定的付款申請，財務(wù)部門應(yīng)予以退回，并說明理由。（三）付款方式1.公司根據(jù)與供應(yīng)商的約定及實際情況，選擇合適的付款方式。常見的付款方式包括支票、銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等。2.對于長期合作、信譽良好的供應(yīng)商，可根據(jù)實際情況給予一定的信用期。在信用期內(nèi)，公司應(yīng)按照約定及時付款；對于逾期付款的情況，應(yīng)按照合同約定承擔相應(yīng)的違約責任。（四）結(jié)算管理1.財務(wù)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進行結(jié)算核對，確保雙方賬目一致。如發(fā)現(xiàn)賬目差異，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，查明原因并進行調(diào)整。2.采購部門應(yīng)協(xié)助財務(wù)部門做好采購結(jié)算工作，提供相關(guān)的采購合同、驗收單、發(fā)票等資料。同時，對采購過程中的費用支出進行統(tǒng)計和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司建立健全耗材臨時采購監(jiān)督機制，對采購過程進行全程監(jiān)督。審計部門負責定期對采購活動進行審計檢查，重點檢查采購申請的合理性、采購審批的合規(guī)性、采購過程的公正性、采購合同的執(zhí)行情況等。2.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作進展情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。同時，應(yīng)積極配合審計部門的審計檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。（二）考核指標1.采購及時性：考核采購部門是否按照采購申請的預(yù)計時間完成采購任務(wù)，確保公司工作不受影響。2.采購質(zhì)量：考核采購的耗材是否符合質(zhì)量標準，是否滿足公司實際工作需求。3.采購成本：考核采購部門是否通過合理的采購渠道和采購方式，有效降低采購成本。4.合同執(zhí)行情況：考核采購部門是否按照采購合同約定履行義務(wù)，包括按時付款、驗收貨物等。（三）考核方式1.公司定期對采購部門及相關(guān)人員進行考核，考核方式包括自評、上級評價、審計評價等。2.考