行政辦公設(shè)備采購選型制度?

行政辦公設(shè)備采購選型制度一、總則1.目的為了規(guī)范本高端賓館行政辦公設(shè)備的采購選型工作，確保所采購的辦公設(shè)備能夠滿足賓館各部門的工作需求，提高工作效率，降低采購成本，保證設(shè)備質(zhì)量和售后服務(wù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于賓館行政部門及各業(yè)務(wù)部門所需辦公設(shè)備的采購選型活動(dòng)。涵蓋的辦公設(shè)備包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、辦公桌椅、文件柜等。3.原則-需求導(dǎo)向原則：采購選型必須緊密圍繞賓館實(shí)際工作需求，以滿足業(yè)務(wù)開展和管理需求為首要目標(biāo)。-質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：在滿足需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的辦公設(shè)備，確保設(shè)備能夠長(zhǎng)期正常運(yùn)行，減少維修成本和對(duì)工作的影響。-性價(jià)比最優(yōu)原則：綜合考慮設(shè)備的價(jià)格、性能、質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，選擇性價(jià)比最高的產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)資源的有效利用。-合規(guī)合法原則：采購選型活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及賓館的相關(guān)規(guī)定，確保采購過程的合法性和規(guī)范性。二、職責(zé)分工1.使用部門-需求提出：負(fù)責(zé)根據(jù)本部門的工作實(shí)際，詳細(xì)提出辦公設(shè)備的采購需求，包括設(shè)備的功能、規(guī)格、數(shù)量等要求。-參與選型：參與采購選型過程，提供使用方面的專業(yè)意見和建議，協(xié)助評(píng)估設(shè)備是否符合工作需求。-驗(yàn)收協(xié)助：在辦公設(shè)備到貨驗(yàn)收時(shí)，負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備的功能、性能等進(jìn)行實(shí)際測(cè)試，確認(rèn)是否滿足使用要求。2.行政部門-需求匯總與審核：收集各部門的辦公設(shè)備采購需求，進(jìn)行匯總和初步審核，判斷需求的合理性和必要性。-選型調(diào)研：負(fù)責(zé)對(duì)市場(chǎng)上各類辦公設(shè)備進(jìn)行調(diào)研，了解產(chǎn)品的品牌、型號(hào)、價(jià)格、性能、售后服務(wù)等信息，建立辦公設(shè)備選型庫。-組織選型會(huì)議：組織相關(guān)部門召開選型會(huì)議，介紹調(diào)研情況，協(xié)助各部門進(jìn)行設(shè)備選型決策。-采購執(zhí)行：根據(jù)選型結(jié)果，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行談判、簽訂采購合同，并跟蹤采購進(jìn)度，確保設(shè)備按時(shí)到貨。-售后服務(wù)跟進(jìn)：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理辦公設(shè)備在質(zhì)保期內(nèi)的維修、保養(yǎng)等售后服務(wù)問題，及時(shí)反饋供應(yīng)商的服務(wù)情況。3.財(cái)務(wù)部門-預(yù)算編制：根據(jù)行政部門提交的采購需求和選型情況，負(fù)責(zé)編制辦公設(shè)備采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。-成本控制：參與采購選型過程，從財(cái)務(wù)角度對(duì)設(shè)備的價(jià)格、使用成本、折舊等進(jìn)行分析，提供成本控制方面的建議，協(xié)助選擇性價(jià)比最優(yōu)的設(shè)備。-付款審核：對(duì)采購合同及相關(guān)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保付款符合財(cái)務(wù)制度和合同約定。4.審計(jì)部門-監(jiān)督采購過程：對(duì)辦公設(shè)備采購選型活動(dòng)進(jìn)行全過程監(jiān)督，確保采購過程符合法律法規(guī)和賓館的相關(guān)規(guī)定，防止違規(guī)行為的發(fā)生。-合規(guī)性審查：審查采購合同、選型文件等資料，評(píng)估采購選型活動(dòng)的合規(guī)性和公正性，提出審計(jì)意見和建議。三、采購選型流程1.需求申報(bào)-每年年底，各部門根據(jù)下一年度的工作計(jì)劃和實(shí)際工作需求，填寫《辦公設(shè)備采購需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需辦公設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交給行政部門。-對(duì)于因特殊原因臨時(shí)產(chǎn)生的采購需求，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《辦公設(shè)備采購需求申請(qǐng)表》，說明緊急采購的原因，提交行政部門。2.需求匯總與審核-行政部門收到各部門提交的《辦公設(shè)備采購需求申請(qǐng)表》后，對(duì)需求進(jìn)行匯總整理。首先檢查申請(qǐng)表填寫是否完整、準(zhǔn)確，對(duì)于填寫不規(guī)范的申請(qǐng)表，退回使用部門重新填寫。-行政部門組織相關(guān)人員對(duì)各部門的采購需求進(jìn)行初步審核，主要審核需求的合理性、必要性以及是否與賓館的整體規(guī)劃和預(yù)算相符。對(duì)于不合理或不必要的需求，與使用部門進(jìn)行溝通協(xié)商，提出調(diào)整建議。-經(jīng)初步審核后的采購需求匯總表提交給賓館主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審核。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)賓館的戰(zhàn)略規(guī)劃、資金狀況等因素，對(duì)采購需求進(jìn)行審批。審批通過后的采購需求方可進(jìn)入選型階段。3.選型調(diào)研-行政部門根據(jù)審核通過的采購需求，組織專人開展選型調(diào)研工作。調(diào)研人員通過多種渠道收集辦公設(shè)備的相關(guān)信息，包括但不限于市場(chǎng)調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)查詢、咨詢行業(yè)專家、實(shí)地考察供應(yīng)商等。-在調(diào)研過程中，重點(diǎn)關(guān)注以下方面：-品牌與口碑：了解市場(chǎng)上各品牌辦公設(shè)備的知名度、美譽(yù)度以及用戶評(píng)價(jià)，選擇具有良好品牌形象和口碑的產(chǎn)品。-產(chǎn)品性能：詳細(xì)了解設(shè)備的各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)、功能特點(diǎn)、運(yùn)行穩(wěn)定性等，確保設(shè)備能夠滿足賓館的實(shí)際工作需求。-價(jià)格比較：收集不同供應(yīng)商、不同型號(hào)設(shè)備的價(jià)格信息，進(jìn)行綜合比較，分析價(jià)格差異的原因，為性價(jià)比評(píng)估提供依據(jù)。-售后服務(wù)：了解供應(yīng)商的售后服務(wù)體系，包括質(zhì)保期限、維修響應(yīng)時(shí)間、維修成本、配件供應(yīng)等情況，確保設(shè)備在使用過程中能夠得到及時(shí)有效的售后支持。-調(diào)研人員對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理和分析，形成《辦公設(shè)備選型調(diào)研報(bào)告》，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括市場(chǎng)上主流品牌和型號(hào)的辦公設(shè)備介紹、性能參數(shù)對(duì)比、價(jià)格范圍、售后服務(wù)情況等，并提出初步的選型建議。4.選型決策-行政部門組織召開辦公設(shè)備選型會(huì)議，參會(huì)人員包括使用部門代表、財(cái)務(wù)部門代表、審計(jì)部門代表以及相關(guān)技術(shù)專家等。-在選型會(huì)議上，行政部門首先介紹選型調(diào)研的基本情況，包括市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果、各品牌型號(hào)設(shè)備的優(yōu)缺點(diǎn)等。然后，使用部門代表從實(shí)際使用需求的角度對(duì)選型建議發(fā)表意見，重點(diǎn)關(guān)注設(shè)備的功能是否滿足工作要求。財(cái)務(wù)部門代表從成本控制的角度對(duì)設(shè)備的價(jià)格、使用成本等進(jìn)行分析，提出成本控制方面的建議。審計(jì)部門代表對(duì)選型過程的合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督和審查，確保選型決策過程公正、透明。相關(guān)技術(shù)專家對(duì)設(shè)備的技術(shù)性能進(jìn)行評(píng)估，提供專業(yè)的技術(shù)意見。-參會(huì)人員對(duì)選型建議進(jìn)行充分討論和論證，綜合考慮各方面因素，最終確定擬采購辦公設(shè)備的品牌、型號(hào)、規(guī)格等。選型決策結(jié)果應(yīng)形成《辦公設(shè)備選型決策記錄》，由參會(huì)人員簽字確認(rèn)。5.采購執(zhí)行-行政部門根據(jù)選型決策結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。-行政部門與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就設(shè)備價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后簽訂《辦公設(shè)備采購合同》。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款清晰、具體、合法有效。-在采購合同執(zhí)行過程中，行政部門負(fù)責(zé)跟蹤采購進(jìn)度，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保設(shè)備按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。如因特殊情況導(dǎo)致交貨延遲或出現(xiàn)其他問題，行政部門應(yīng)及時(shí)采取措施，協(xié)調(diào)解決問題，保障賓館的正常工作秩序。6.到貨驗(yàn)收-辦公設(shè)備到貨前，行政部門應(yīng)提前通知使用部門和相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員包括使用部門代表、行政部門代表、財(cái)務(wù)部門代表（如有需要）、審計(jì)部門代表（如有需要）以及相關(guān)技術(shù)人員等。-設(shè)備到貨時(shí)，驗(yàn)收人員按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，檢查設(shè)備是否有損壞、缺件等情況。同時(shí)，對(duì)設(shè)備的功能、性能進(jìn)行實(shí)際測(cè)試，確保設(shè)備能夠正常運(yùn)行，滿足使用要求。-驗(yàn)收過程中，供應(yīng)商應(yīng)提供設(shè)備的相關(guān)資料，如產(chǎn)品說明書、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、保修卡等。驗(yàn)收人員對(duì)資料進(jìn)行審核，確保資料齊全、有效。-驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員共同填寫《辦公設(shè)備到貨驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)問題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商按照合同約定進(jìn)行處理，如更換設(shè)備、補(bǔ)足缺件、進(jìn)行維修等。在問題未解決之前，不得辦理設(shè)備入庫和付款手續(xù)。7.售后服務(wù)跟進(jìn)-行政部門負(fù)責(zé)建立辦公設(shè)備售后服務(wù)檔案，記錄設(shè)備的采購信息、維修保養(yǎng)記錄、售后服務(wù)情況等。-在設(shè)備質(zhì)保期內(nèi)，如設(shè)備出現(xiàn)故障或質(zhì)量問題，使用部門應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。行政部門接到報(bào)告后，及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商，要求供應(yīng)商按照合同約定提供售后服務(wù)。行政部門跟蹤售后服務(wù)的處理進(jìn)度，確保問題得到及時(shí)解決。-對(duì)于質(zhì)保期外的設(shè)備維修和保養(yǎng)需求，行政部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備的實(shí)際情況，評(píng)估是否繼續(xù)選擇原供應(yīng)商或?qū)ふ移渌煽康木S修服務(wù)提供商。在選擇維修服務(wù)提供商時(shí)，應(yīng)進(jìn)行必要的資質(zhì)審核和服務(wù)質(zhì)量評(píng)估，確保維修服務(wù)的質(zhì)量和可靠性。-行政部門定期對(duì)辦公設(shè)備的售后服務(wù)情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，收集使用部門對(duì)售后服務(wù)的意見和建議，對(duì)于服務(wù)質(zhì)量不佳的供應(yīng)商，及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)或終止合作。四、選型標(biāo)準(zhǔn)1.電腦-性能要求-處理器：根據(jù)賓館辦公軟件的使用情況和多任務(wù)處理需求，選擇英特爾酷睿i5及以上系列處理器，確保電腦能夠快速響應(yīng)各種操作指令。-內(nèi)存：至少配備8GB及以上的DDR4內(nèi)存，以滿足同時(shí)運(yùn)行多個(gè)辦公軟件和瀏覽器頁面的需求。對(duì)于需要處理大型文件或運(yùn)行專業(yè)軟件的部門，可考慮配置16GB或更高容量的內(nèi)存。-存儲(chǔ)：采用固態(tài)硬盤（SSD）作為系統(tǒng)盤，容量不低于256GB，以提高系統(tǒng)啟動(dòng)速度和文件讀寫速度。對(duì)于有大量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需求的部門，可配備機(jī)械硬盤（HDD）作為數(shù)據(jù)盤，容量根據(jù)實(shí)際需求確定。-顯卡：對(duì)于一般辦公應(yīng)用，集成顯卡即可滿足需求。但對(duì)于需要處理圖形設(shè)計(jì)、視頻編輯等工作的部門，應(yīng)選擇配備獨(dú)立顯卡，如NVIDIAGeForceGTX1050及以上系列顯卡。-品牌與質(zhì)量：優(yōu)先選擇國(guó)際知名品牌，如聯(lián)想、戴爾、惠普等，這些品牌在產(chǎn)品質(zhì)量、穩(wěn)定性和售后服務(wù)方面具有較高的保障。-外觀與尺寸：根據(jù)辦公環(huán)境和使用需求，選擇合適的外觀和尺寸。一般來說，臺(tái)式電腦可選擇小巧精致的機(jī)箱，以節(jié)省桌面空間；筆記本電腦可選擇14英寸或15.6英寸屏幕，便于攜帶和使用。-接口與擴(kuò)展性：電腦應(yīng)具備豐富的接口，如USB3.0、USB-C、HDMI、VGA等，以滿足連接外部設(shè)備的需求。同時(shí)，應(yīng)具備一定的擴(kuò)展性，如支持內(nèi)存擴(kuò)展、硬盤擴(kuò)展等，以便未來根據(jù)工作需求進(jìn)行升級(jí)。2.打印機(jī)-打印功能-打印速度：根據(jù)賓館日常打印量的大小，選擇合適打印速度的打印機(jī)。對(duì)于打印量較小的部門，可選擇每分鐘打印15-20頁（A4紙）的打印機(jī)；對(duì)于打印量較大的部門，應(yīng)選擇每分鐘打印30頁及以上的打印機(jī)。-打印分辨率：打印分辨率應(yīng)不低于1200x1200dpi，以確保打印文檔的清晰和美觀。對(duì)于需要打印照片或彩色文檔的部門，應(yīng)選擇彩色打印機(jī)，且彩色打印分辨率應(yīng)達(dá)到更高標(biāo)準(zhǔn)。-紙張?zhí)幚砟芰Γ捍蛴C(jī)應(yīng)具備一定的紙張?zhí)幚砟芰Γ軌蛑С侄喾N規(guī)格的紙張，如A4、A3、B5等，同時(shí)應(yīng)具備自動(dòng)雙面打印功能，以節(jié)省紙張成本。-品牌與質(zhì)量：知名品牌如惠普、佳能、兄弟等在打印機(jī)領(lǐng)域具有較高的市場(chǎng)占有率和良好的口碑，應(yīng)優(yōu)先考慮這些品牌的產(chǎn)品。-耗材成本：在選型時(shí)，要充分考慮打印機(jī)的耗材成本，包括墨盒、硒鼓等。選擇耗材價(jià)格相對(duì)較低、易于購買的打印機(jī)型號(hào)，以降低長(zhǎng)期使用成本。-連接方式：打印機(jī)應(yīng)支持多種連接方式，如USB、網(wǎng)絡(luò)、Wi-Fi等，方便不同設(shè)備進(jìn)行連接打印。對(duì)于有多臺(tái)電腦共享打印需求的部門，應(yīng)選擇具備網(wǎng)絡(luò)打印功能的打印機(jī)。3.復(fù)印機(jī)-復(fù)印功能-復(fù)印速度：根據(jù)賓館的復(fù)印需求，選擇合適的復(fù)印速度。一般來說，小型復(fù)印機(jī)的復(fù)印速度可在每分鐘20-30頁之間，中型復(fù)印機(jī)的復(fù)印速度可在每分鐘30-50頁之間，大型復(fù)印機(jī)的復(fù)印速度可在每分鐘50頁以上。-復(fù)印分辨率：復(fù)印分辨率應(yīng)不低于600x600dpi，以保證復(fù)印效果清晰。對(duì)于需要復(fù)印高質(zhì)量文檔或圖片的部門，可選擇復(fù)印分辨率更高的復(fù)印機(jī)。-縮放功能：復(fù)印機(jī)應(yīng)具備一定的縮放功能，能夠?qū)崿F(xiàn)50%-200%的縮放比例，以滿足不同復(fù)印需求。-雙面復(fù)印功能：具備自動(dòng)雙面復(fù)印功能，提高復(fù)印效率，節(jié)省紙張成本。-品牌與質(zhì)量：推薦選擇理光、夏普、東芝等知名品牌的復(fù)印機(jī)，這些品牌在復(fù)印機(jī)技術(shù)和質(zhì)量方面具有較高的水平。-紙張?zhí)幚砟芰Γ耗軌蛑С侄喾N規(guī)格的紙張，如A4、A3、B5等，同時(shí)具備大容量紙盒，減少頻繁加紙的麻煩。-功能擴(kuò)展性：一些復(fù)印機(jī)具備掃描、傳真等功能，可根據(jù)賓館的實(shí)際需求選擇具備相應(yīng)功能擴(kuò)展的復(fù)印機(jī)，實(shí)現(xiàn)一機(jī)多用，提高設(shè)備的使用效率。4.傳真機(jī)-傳真功能-傳真速度：傳真發(fā)送和接收速度應(yīng)不超過3秒/頁，確保傳真文件能夠快速傳輸。-分辨率：傳真分辨率應(yīng)達(dá)到203x98dpi及以上，以保證傳真文件的清晰可讀。-存儲(chǔ)容量：具備一定的傳真存儲(chǔ)容量，能夠存儲(chǔ)一定數(shù)量的傳真文件，防止因傳真接收過多而丟失信息。-品牌與質(zhì)量：松下、佳能、兄弟等品牌的傳真機(jī)在市場(chǎng)上具有較好的口碑，質(zhì)量可靠，性能穩(wěn)定，可優(yōu)先選擇。-操作便捷性：傳真機(jī)的操作界面應(yīng)簡(jiǎn)單易懂，便于員工操作。同時(shí)，應(yīng)具備自動(dòng)重?fù)?、來電顯示等功能，提高傳真使用的便利性。-兼容性：傳真機(jī)應(yīng)能夠與不同型號(hào)的傳真機(jī)進(jìn)行良好的通信，確保傳真文件的準(zhǔn)確傳輸。5.投影儀-投影性能-亮度：根據(jù)使用環(huán)境的光照情況，選擇合適亮度的投影儀。在一般會(huì)議室環(huán)境中，投影儀的亮度應(yīng)不低于3000流明；在光線較暗的環(huán)境中，亮度可適當(dāng)降低。-分辨率：投影分辨率應(yīng)達(dá)到1920x1080（全高清）及以上，以提供清晰的圖像和文字顯示效果。對(duì)于需要展示高清視頻或?qū)I(yè)圖像的場(chǎng)合，可選擇更高分辨率的投影儀。-對(duì)比度：對(duì)比度應(yīng)不低于10000:1，以呈現(xiàn)出豐富的色彩和清晰的圖像層次感。-投影比例：常見的投影比例有16:9和4:3，應(yīng)根據(jù)實(shí)際使用需求選擇合適的投影比例。一般來說，用于播放視頻和演示文稿的投影儀可選擇16:9的投影比例；用于展示文檔和圖表的投影儀可選擇4:3的投影比例。-品牌與質(zhì)量：愛普生、索尼、明基等品牌在投影儀領(lǐng)域具有較高的知名度和市場(chǎng)份額，產(chǎn)品質(zhì)量和性能值得信賴，可作為選型的重點(diǎn)考慮對(duì)象。-投影技術(shù)：目前市場(chǎng)上主流的投影技術(shù)有DLP和3LCD兩種。DLP投影儀具有色彩鮮艷、響應(yīng)速度快等優(yōu)點(diǎn)；3LCD投影儀具有亮度均勻、圖像清晰等特點(diǎn)?？筛鶕?jù)實(shí)際需求和個(gè)人喜好選擇合適的投影技術(shù)。-接口與擴(kuò)展性：投影儀應(yīng)具備豐富的