摘要：檔案管理是我國事業(yè)單位最基礎(chǔ)、最重要的工作任務(wù)之一，貫穿于事業(yè)單位業(yè)務(wù)體系之中。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)檔案管理模式已不適應(yīng)社會發(fā)展的需求，對事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行優(yōu)化是信息技術(shù)發(fā)展的題中之義和必然要求。同時大數(shù)據(jù)對于事業(yè)單位檔案管理的作用不言而喻?；趯κ聵I(yè)單位檔案管理的SWOT分析有利于深入了解事業(yè)單位檔案管理并得出有針對性的優(yōu)化路徑。大數(shù)據(jù)視域下，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的路徑必須加強(qiáng)對檔案管理的重視、建立健全檔案管理機(jī)制、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;檔案管理;路徑檔案管理是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分，亦是我國事業(yè)單位最基礎(chǔ)的管理工作之一，其水平直接關(guān)乎事業(yè)單位發(fā)展的持續(xù)性與穩(wěn)定性。隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，包括大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈在內(nèi)的各類信息技術(shù)都取得了翻天覆地的進(jìn)步，各行各業(yè)均與大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)產(chǎn)生了一定程度的結(jié)合，事業(yè)單位的檔案管理工作亦不例外。這恰好為破解事業(yè)單位檔案管理面臨的困境，以及優(yōu)化路徑提供了思路。新時期，高度重視事業(yè)單位檔案管理，以全新的視角創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理路徑，本質(zhì)上是我國社會發(fā)展的根本需求，是推動國家發(fā)展、社會進(jìn)步的關(guān)鍵舉措。一、大數(shù)據(jù)視域與事業(yè)單位檔案管理概述（一）大數(shù)據(jù)與事業(yè)單位檔案管理1.大數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)已經(jīng)滲透到當(dāng)今每一個行業(yè)和業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域，成為重要的生產(chǎn)因素。最早提出“大數(shù)據(jù)”時代到來的是全球知名咨詢公司麥肯錫。對于“大數(shù)據(jù)”，麥肯錫全球研究所給出的定義是：“一種規(guī)模大到在獲取、儲存、管理、管理、分析方面大大超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合，具有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多樣的數(shù)據(jù)類型和價值密度低四大特征?！盵1]隨著云時代的來臨，作為高科技時代產(chǎn)物的大數(shù)據(jù)吸引了越來越多的關(guān)注，應(yīng)用到社會各個領(lǐng)域并越來越彰顯其優(yōu)勢。2.事業(yè)單位檔案管理我國事業(yè)單位的檔案管理始于上世紀(jì)70年代，在數(shù)十年的發(fā)展實踐中形成了相對完善的管理機(jī)制，積累了豐富的實踐經(jīng)驗。事業(yè)單位是我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中非常重要的組成部分，是推動社會發(fā)展的重要力量，而檔案管理則是事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展的基礎(chǔ)支撐。作為事業(yè)單位最基礎(chǔ)、最重要的工作任務(wù)之一，檔案管理工作貫穿于整個事業(yè)單位業(yè)務(wù)體系當(dāng)中?！笆聵I(yè)單位中檔案管理工作能否有序地開展，對于事業(yè)單位發(fā)展、社會經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定，都有著非常重要的作用。只有不斷地提升檔案管理水平，才能夠確保事業(yè)單位實現(xiàn)順利、穩(wěn)定的發(fā)展?！盵2]（二）大數(shù)據(jù)建之于事業(yè)單位檔案管理的重要意義1.降低事業(yè)單位檔案管理成本傳統(tǒng)的檔案管理需要使用紙張保管，盡管每張紙的成本很小，但大量使用紙質(zhì)檔案仍然帶來兩大問題，首先是因為紙張用量巨大而導(dǎo)致成本上升，其次是因為紙質(zhì)檔案的保存占據(jù)存儲空間巨大也會增加成本。然而在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)存儲借助各種移動介質(zhì)以及網(wǎng)絡(luò)空間，不僅使檔案管理成本就顯著下降，而且因占用空間小帶來消耗的空間成本大幅降低。尤其是在當(dāng)前一些移動介質(zhì)已經(jīng)能夠進(jìn)行批量化生產(chǎn)和一臺服務(wù)器的儲存空間也非常大的前提下，前期不需要進(jìn)行大量投資，過程中很少使用甚至不使用紙張，在紙張方面的成本也大大下降。因此，在大數(shù)據(jù)的支持下，建立數(shù)字檔案能夠為事業(yè)單位降低檔案管理成本。2.保證事業(yè)單位檔案保存質(zhì)量在大數(shù)據(jù)時代之前，我國事業(yè)單位的檔案以紙質(zhì)保存方法為主，部分采用數(shù)字檔案。這種保存方法的安全風(fēng)險系數(shù)較高，特別是紙質(zhì)的檔案容易受風(fēng)化破損等影響而出現(xiàn)紙張老化，這種情況很難對紙張進(jìn)行修復(fù)。另外，檔案的特殊性質(zhì)決定其不可以任意復(fù)制更改。數(shù)字檔案盡管存儲在硬盤、U盤等空間，但依舊不可避免如移動存儲介質(zhì)空間較小的問題，有時也容易因為格式化等問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞、丟失等情況。不過在大數(shù)據(jù)時代，云儲存很好地解決了這個問題，云存儲使用安全性能很高的專用服務(wù)器，檔案的保存時間無限延長，充分保證了檔案的保存質(zhì)量。3.提高事業(yè)單位檔案利用效率在過去很長一段時間里，我國檔案的主要管理方式采用紙質(zhì)檔案管理方法。盡管紙質(zhì)檔案是對信息的原始的精準(zhǔn)記錄，但是隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案數(shù)量激增，這種方法使檔案的整理和檔案的查詢難度加大，不僅浪費(fèi)大量的時間，不利于工作的開展，還會影響生產(chǎn)力的提升。而在大數(shù)據(jù)時代，利用大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)手段，檔案信息的錄入、管理、分類、整理查詢都變得方便快捷，流程大部分都是自動化，準(zhǔn)確率很高。信息資源的縱向及橫向連接，進(jìn)一步增強(qiáng)了檔案信息分析的深度及廣度，大大提高了檔案資源的管理與利用效率。二、事業(yè)單位檔案管理SWOT分析SWOT分析應(yīng)用廣泛，是人們最熟悉的戰(zhàn)略分析工具。它通過運(yùn)用系統(tǒng)分析思維，使研究特定對象的資源、能力與外部環(huán)境達(dá)成戰(zhàn)略性匹配。SWOT分析能讓研究對象聚焦內(nèi)部優(yōu)勢、利用外部機(jī)會，規(guī)避內(nèi)部劣勢、抵消外部威脅，在自身“能夠做的”和“可能做的”之間進(jìn)行矩陣分析，以制定適宜自身的發(fā)展戰(zhàn)略和對策。[3]運(yùn)用SWOT分析事業(yè)單位檔案管理，有利于聚焦當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中的問題，提出有針對性的優(yōu)化路徑。（一）事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)勢分析（strengths）首先，我國事業(yè)單位的檔案管理經(jīng)過數(shù)十年的歷史發(fā)展過程，在此實踐過程中積累了豐富的經(jīng)驗，為將來的檔案管理提供了經(jīng)驗積淀。其次，從客觀的角度出發(fā)，我國事業(yè)單位檔案資源是文化、教育等事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，各類檔案不僅記載著人事信息、科研信息等，更記錄著我國社會發(fā)展中產(chǎn)生的各種信息資源，是社會發(fā)展的重要信息載體。檔案資源的應(yīng)用與事業(yè)單位檔案管理工作的開展關(guān)乎我國社會主義事業(yè)的健康、穩(wěn)定、長遠(yuǎn)發(fā)展。（二）事業(yè)單位檔案管理的劣勢分析（weaknesses）事業(yè)單位在過去很長一段時間內(nèi)主要采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法。然而，隨著社會發(fā)展發(fā)展，我國事業(yè)單位內(nèi)各項事務(wù)日益增多，事業(yè)單位發(fā)展過程中產(chǎn)生出大量的重要信息資源需要被歸檔管理。這種情況下，傳統(tǒng)檔案管理方法的弊端逐漸突顯，無法滿足社會及事業(yè)單位自身發(fā)展的需要。（三）事業(yè)單位檔案管理的機(jī)遇分析（opportunities）1.大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供技術(shù)支撐大數(shù)據(jù)技術(shù)自產(chǎn)生之日起，就迅速滲透到社會的各個領(lǐng)域?，F(xiàn)在無論是事業(yè)層面還是企業(yè)或者個人都離不開大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用普遍以后，檔案管理工作也在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下實現(xiàn)了云計算、跨界存儲，并能夠進(jìn)行深入數(shù)據(jù)挖掘等工作，以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的云計算，為檔案管理工作的效率提升提供了技術(shù)支撐。特別是近幾年，大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈等技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，使政府部門積極推進(jìn)網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)，大量的政務(wù)活動記錄保存在云端的各類政務(wù)信息系統(tǒng)當(dāng)中，更加方便利用和數(shù)據(jù)共享。這些活動記錄的形式多樣，早已不是傳統(tǒng)的僅以數(shù)據(jù)的形式存在?？梢哉f，信息技術(shù)的飛速發(fā)展已完全顛覆了傳統(tǒng)的檔案形成形式與管理理念。2.事業(yè)單位的發(fā)展為檔案管理提供內(nèi)在需要從微觀的角度出發(fā)，事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展為檔案管理提供了內(nèi)在需要，“進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作，是實現(xiàn)一個組織或機(jī)構(gòu)各項事業(yè)長效運(yùn)營的基礎(chǔ)。”[4]一方面，事業(yè)單位是我國國家機(jī)構(gòu)的重要組成，因此，事業(yè)單位各項工作事務(wù)的開展與國家利益、人民群眾的利益息息相關(guān)。做好事業(yè)單位檔案管理尤其是對于事業(yè)單位的人事檔案管理、科研檔案管理等等，是確保事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)保障。另一方面，事業(yè)單位發(fā)展需要檔案資源提供信息支撐，各個單位之間的人員流動、事務(wù)對接、資源互換等都需要檔案管理。因此，做好事業(yè)單位檔案管理工作，是保證事業(yè)單位各項事務(wù)開展的基石。（四）事業(yè)單位檔案管理面臨的威脅（threats）1.對檔案管理工作重視不足事業(yè)單位中普遍存在不重視檔案管理工作的情況，并且這種意識上的欠缺，在檔案管理工作中具備相對比較明顯的針對性。在這種情況下，很容易導(dǎo)致相關(guān)工作人員的工作態(tài)度消極、工作質(zhì)量和效率低下。從當(dāng)前事業(yè)單位中開展的檔案管理工作情況來看，雖然在事業(yè)單位從業(yè)的人員專業(yè)知識、文化水平等方面都相對較強(qiáng)，但是大部分人員在管理能力上都存在一定的不足。[5]當(dāng)前我國事業(yè)單位正處于比較關(guān)鍵的轉(zhuǎn)型期，而檔案管理工作的薪資情況并不具有一定的誘惑力，在事業(yè)單位中也不是重要的崗位。因此很多從事檔案管理的人員工作意識比較薄弱，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有效開展。2.檔案管理機(jī)制不完善檔案管理是一項系統(tǒng)化、復(fù)雜化的工作，必須要嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的工作程序，遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，然而從事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看，部分事業(yè)單位缺乏完善的檔案管理機(jī)制以及規(guī)范的工作程序，導(dǎo)致檔案管理人員在實際工作中缺乏相應(yīng)的參考依據(jù)，隨意性較強(qiáng)。[6]部分事業(yè)單位雖然檔案管理相關(guān)機(jī)制建設(shè)比較完善，但執(zhí)行力度不足，在實際工作過程中缺乏有效的監(jiān)管，違規(guī)操作，未能按照規(guī)章制度辦事，出現(xiàn)問題相互推諉，嚴(yán)重降低了事業(yè)單位檔案管理效率。3.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足由于歷史原因，檔案部門和檔案工作受重視程度相對于中心工作獲得的關(guān)注度和重視程度不高，對檔案工作人員準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)不高，檔案人員缺少專業(yè)技術(shù)理論，對檔案工作重要意義認(rèn)識不足、對檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)技能掌握不牢、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。特別是在檔案信息化工作方面，缺乏既精通信息技術(shù)又熟悉檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)人才，造成現(xiàn)有檔案管理人員對于現(xiàn)代新技術(shù)的適應(yīng)與接受能力較弱，使得現(xiàn)代化檔案開發(fā)、收集、管理等工作推進(jìn)缺乏必要的人力與人才支撐。三、大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化路徑（一）加強(qiáng)對檔案管理的重視第一，要轉(zhuǎn)變事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的觀念。正確認(rèn)識檔案管理工作的必要性與重要性，提高檔案管理的效率和水平，充分挖掘利用檔案資料，為事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)的開展、人員調(diào)動、崗位調(diào)整以及其他決策提供重要參考，對強(qiáng)化事業(yè)單位的公共服務(wù)能力具有重要作用。只有事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，才能帶動事業(yè)單位內(nèi)部自上而下對檔案管理工作給予足夠的重視。第二，要提高檔案管理工作人員的思想認(rèn)識水平。正確認(rèn)識檔案管理的重要性，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念并落實到實際工作中，全面提升檔案管理水平。嚴(yán)格重視本職工作，摒棄得過且過、敷衍了事的心態(tài)，保持積極的工作態(tài)度。（二）建立健全檔案管理機(jī)制新時期事業(yè)單位檔案管理工作的開展需要建立建全檔案管理機(jī)制，構(gòu)建促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理機(jī)制，健全檔案管理辦法，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。第一，事業(yè)單位檔案管理要建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，把檔案管理工作落實到每一位管理成員身上，使單位內(nèi)部的檔案管理工作實現(xiàn)人人參與、人人維護(hù)。對于已經(jīng)建立起的檔案數(shù)字化平臺，要進(jìn)一步加快檔案數(shù)字化安全系統(tǒng)的建設(shè)。在檔案數(shù)字化系統(tǒng)上增設(shè)密碼保護(hù)機(jī)制、信息防盜系統(tǒng)、系統(tǒng)登錄驗證功能等，保證檔案管理的系統(tǒng)平臺安全、可靠。第二，事業(yè)單位檔案管理要加大監(jiān)管力度，完善的制度只有落實在實際工作中才能充分發(fā)揮作用，否則只能浮于表面，流于形式，難以起到實質(zhì)性的作用。[7]對此，事業(yè)單位內(nèi)部要加強(qiáng)監(jiān)管力度，監(jiān)管與審核檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，確保檔案管理人員嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度。（三）提高檔案管理