會(huì)議室會(huì)議紀(jì)要制度

會(huì)議室會(huì)議紀(jì)要制度一、總則1.目的為規(guī)范本高端賓館會(huì)議室會(huì)議紀(jì)要的管理，確保會(huì)議精神準(zhǔn)確傳達(dá)、有效落實(shí)，提高工作效率和決策執(zhí)行力，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于賓館內(nèi)所有使用會(huì)議室召開(kāi)的各類會(huì)議，包括但不限于管理層會(huì)議、部門例會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議、項(xiàng)目專題會(huì)議等。3.責(zé)任主體-會(huì)議組織者：負(fù)責(zé)明確會(huì)議紀(jì)要的記錄人員，確保會(huì)議內(nèi)容完整、準(zhǔn)確記錄，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)督促紀(jì)要整理與發(fā)布。-記錄人員：負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)記錄會(huì)議內(nèi)容，按照本制度要求整理、編輯會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)審核后及時(shí)發(fā)布給相關(guān)人員。-審核人員：一般為會(huì)議主持人或相關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性進(jìn)行審核，確保紀(jì)要符合會(huì)議精神并可作為工作執(zhí)行的依據(jù)。-參會(huì)人員：有責(zé)任對(duì)會(huì)議紀(jì)要涉及本人工作任務(wù)和相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，及時(shí)反饋意見(jiàn)，確保紀(jì)要內(nèi)容正確無(wú)誤，并嚴(yán)格按照紀(jì)要要求執(zhí)行工作任務(wù)。二、會(huì)議紀(jì)要記錄要求1.記錄準(zhǔn)備-記錄人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議室，準(zhǔn)備好記錄工具，如筆記本電腦、錄音設(shè)備（經(jīng)會(huì)議主持人同意后使用）、紙質(zhì)筆記本和筆等。-熟悉會(huì)議議程，了解會(huì)議主題和目的，以便更好地把握記錄重點(diǎn)。2.記錄內(nèi)容-基本信息：記錄會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、記錄人等基本信息。-會(huì)議議程：按照會(huì)議實(shí)際進(jìn)行的順序，記錄各項(xiàng)議程的討論情況。-討論內(nèi)容：詳細(xì)記錄參會(huì)人員的發(fā)言要點(diǎn)，包括提出的問(wèn)題、觀點(diǎn)、建議、解決方案等，盡量使用原話或準(zhǔn)確概括。-決議事項(xiàng)：明確會(huì)議達(dá)成的決議、決定，包括任務(wù)分配、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等關(guān)鍵信息。對(duì)于未形成明確決議的事項(xiàng)，也要記錄討論的主要分歧和下一步的處理方向。-重要數(shù)據(jù)和事例：記錄會(huì)議中涉及的重要數(shù)據(jù)、事實(shí)案例等，以便為后續(xù)工作提供參考。3.記錄方式-手工記錄與電子記錄相結(jié)合：對(duì)于重要會(huì)議或發(fā)言內(nèi)容較多的會(huì)議，可同時(shí)采用手工記錄和電子記錄（如使用筆記本電腦進(jìn)行文字記錄）的方式，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。手工記錄可用于補(bǔ)充電子記錄的遺漏或?qū)χ攸c(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行特別標(biāo)注。-錄音輔助：在經(jīng)會(huì)議主持人同意后，可使用錄音設(shè)備對(duì)會(huì)議進(jìn)行全程錄音。錄音作為記錄的輔助手段，用于會(huì)后核對(duì)記錄內(nèi)容，確保沒(méi)有遺漏重要信息。但錄音資料應(yīng)妥善保管，僅限于與會(huì)議紀(jì)要整理相關(guān)的用途，不得隨意傳播。-突出重點(diǎn)：記錄時(shí)要注意區(qū)分重點(diǎn)和非重點(diǎn)內(nèi)容，對(duì)于重要的觀點(diǎn)、決議和任務(wù)安排要詳細(xì)記錄，對(duì)于一般性的討論和無(wú)關(guān)緊要的發(fā)言可適當(dāng)簡(jiǎn)化。可采用不同顏色的筆或符號(hào)對(duì)重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注，以便后續(xù)整理。三、會(huì)議紀(jì)要整理規(guī)范1.整理時(shí)間會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)盡快整理會(huì)議紀(jì)要，原則上一般性會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理，重要會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)完成初步整理，并提交審核。2.格式規(guī)范-標(biāo)題：采用“[會(huì)議日期]+[會(huì)議名稱]會(huì)議紀(jì)要”的格式，如“20XX年X月X日管理層周例會(huì)會(huì)議紀(jì)要”，標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確反映會(huì)議主題。-正文：-正文內(nèi)容應(yīng)條理清晰，按照會(huì)議議程的順序依次記錄討論內(nèi)容和決議事項(xiàng)。-每個(gè)議程或事項(xiàng)應(yīng)分段描述，段首可使用序號(hào)或小標(biāo)題進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以便于閱讀和查找。-對(duì)于參會(huì)人員的發(fā)言，可采用“發(fā)言人+發(fā)言內(nèi)容”的格式進(jìn)行記錄，例如：“[部門][姓名]：建議在本月底前完成營(yíng)銷活動(dòng)方案的策劃，增加線上推廣渠道?！?決議事項(xiàng)應(yīng)單獨(dú)列出，明確任務(wù)內(nèi)容、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等信息，可采用表格形式呈現(xiàn)，示例如下：|任務(wù)內(nèi)容|責(zé)任人|時(shí)間節(jié)點(diǎn)||---|---|---||完成營(yíng)銷活動(dòng)方案策劃|[部門][姓名]|20XX年X月X日||增加線上推廣渠道|[部門][姓名]|20XX年X月X日開(kāi)始執(zhí)行，持續(xù)推進(jìn)|-結(jié)尾：注明“以上會(huì)議紀(jì)要如有異議，請(qǐng)?jiān)赱具體日期]前反饋至[反饋聯(lián)系人及聯(lián)系方式]”，以便參會(huì)人員對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)和反饋。3.語(yǔ)言規(guī)范-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)使用規(guī)范、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確的語(yǔ)言，避免使用模糊、歧義或口語(yǔ)化的表述。-用詞要客觀公正，避免使用帶有主觀感情色彩的詞匯，如實(shí)反映會(huì)議討論情況和決議結(jié)果。-對(duì)專業(yè)術(shù)語(yǔ)和行業(yè)詞匯應(yīng)正確使用，如有必要，可在首次出現(xiàn)時(shí)進(jìn)行適當(dāng)解釋。四、會(huì)議紀(jì)要審核流程1.初步審核記錄人員完成會(huì)議紀(jì)要整理后，應(yīng)首先進(jìn)行自我審核，檢查紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，確保沒(méi)有遺漏重要信息、錯(cuò)別字和語(yǔ)法錯(cuò)誤等。自我審核通過(guò)后，將會(huì)議紀(jì)要提交給會(huì)議主持人或指定的審核人員。2.審核反饋審核人員收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)認(rèn)真對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核會(huì)議決議是否準(zhǔn)確記錄、任務(wù)分配是否明確、時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否合理等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或需要修改的地方，審核人員應(yīng)及時(shí)與記錄人員溝通反饋，提出具體的修改意見(jiàn)。3.修改完善記錄人員根據(jù)審核人員的反饋意見(jiàn)，對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行修改完善。修改完成后，再次提交審核人員審核，直至審核通過(guò)。4.最終確認(rèn)審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要由審核人員簽字確認(rèn)，作為正式的會(huì)議記錄存檔。對(duì)于重要會(huì)議的紀(jì)要，可能還需要更高層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)后才能發(fā)布。五、會(huì)議紀(jì)要發(fā)布與存檔1.發(fā)布范圍會(huì)議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和參會(huì)人員范圍，確定發(fā)布對(duì)象。一般情況下，參會(huì)人員應(yīng)全部收到會(huì)議紀(jì)要，同時(shí)，與會(huì)議決議事項(xiàng)相關(guān)的其他部門或人員也應(yīng)獲取相應(yīng)的紀(jì)要內(nèi)容，以便了解工作任務(wù)和要求。2.發(fā)布方式-內(nèi)部辦公系統(tǒng)：通過(guò)賓館內(nèi)部的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)布會(huì)議紀(jì)要，這是最主要的發(fā)布方式。將會(huì)議紀(jì)要以電子文檔的形式上傳至系統(tǒng)指定的文件夾，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保有權(quán)限的人員能夠及時(shí)查閱和下載。-電子郵件：對(duì)于一些緊急或重要的會(huì)議紀(jì)要，可同時(shí)通過(guò)電子郵件的方式發(fā)送給相關(guān)人員。郵件主題應(yīng)明確標(biāo)注會(huì)議紀(jì)要的名稱和日期，郵件正文可簡(jiǎn)要說(shuō)明紀(jì)要的重點(diǎn)內(nèi)容，提醒收件人及時(shí)查閱。-紙質(zhì)文件：對(duì)于某些特殊情況或需要存檔的場(chǎng)合，可打印紙質(zhì)會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給相關(guān)人員。紙質(zhì)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)加蓋賓館公章或會(huì)議專用章，確保其有效性和權(quán)威性。3.存檔管理-電子存檔：在內(nèi)部辦公系統(tǒng)中建立專門的會(huì)議紀(jì)要存檔文件夾，按照會(huì)議類型、時(shí)間等維度進(jìn)行分類存儲(chǔ)，方便查詢和管理。同時(shí)，定期對(duì)電子存檔文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。-紙質(zhì)存檔：將紙質(zhì)會(huì)議紀(jì)要整理裝訂成冊(cè)，存放在專門的文件柜中，并建立相應(yīng)的檔案目錄，記錄會(huì)議紀(jì)要的名稱、日期、編號(hào)等信息，便于查找和調(diào)閱。-存檔期限：會(huì)議紀(jì)要的存檔期限根據(jù)其重要性和相關(guān)性確定，一般情況下，重要會(huì)議紀(jì)要應(yīng)長(zhǎng)期存檔，一般性會(huì)議紀(jì)要可存檔[X]年。超過(guò)存檔期限的會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可按照賓館的檔案銷毀程序進(jìn)行處理。六、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與監(jiān)督1.任務(wù)分配與確認(rèn)會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)確認(rèn)自己的工作任務(wù)，如有疑問(wèn)或異議，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與會(huì)議組織者或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)溝通。責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃和措施，確保任務(wù)按時(shí)、高質(zhì)量完成。2.執(zhí)行跟蹤-定期匯報(bào)：責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要確定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和匯報(bào)要求，定期向會(huì)議主持人或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)任務(wù)執(zhí)行情況。匯報(bào)內(nèi)容應(yīng)包括任務(wù)進(jìn)展、遇到的問(wèn)題及解決方案等。-進(jìn)度監(jiān)控：會(huì)議組織者或相關(guān)部門應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)掌握工作動(dòng)態(tài)?？赏ㄟ^(guò)建立任務(wù)跟蹤臺(tái)賬、定期檢查等方式，確保各項(xiàng)任務(wù)按計(jì)劃推進(jìn)。3.問(wèn)題處理在任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，如遇到問(wèn)題或困難導(dǎo)致無(wú)法按時(shí)完成任務(wù)，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出解決方案或請(qǐng)求協(xié)調(diào)支持。對(duì)于因客觀原因需要調(diào)整任務(wù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)或內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)原會(huì)議決策人同意，并在會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行跟蹤記錄中注明相關(guān)情況。4.監(jiān)督考核-賓館應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況納入績(jī)效考核體系，對(duì)按時(shí)、高質(zhì)量完成任務(wù)的責(zé)任人給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未按要求執(zhí)行的責(zé)任人進(jìn)行處罰。-行政部門負(fù)責(zé)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，形成監(jiān)督報(bào)告，向管理層匯報(bào)。對(duì)于執(zhí)行不力的部門或個(gè)人，要進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并督促其整改。七、保密規(guī)定1.保密范圍會(huì)議紀(jì)要中涉及的賓館商業(yè)機(jī)密、敏感信息、客戶資料等內(nèi)容屬于保密范疇。例如，未公開(kāi)的經(jīng)營(yíng)策略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、重要客戶信息、人事任免等信息，無(wú)論在會(huì)議紀(jì)要的整理、發(fā)布還是存檔過(guò)程中，都應(yīng)嚴(yán)格保密。2.保密措施-人員管理：對(duì)參與會(huì)議紀(jì)要記錄、整理、審核、發(fā)布和存檔的人員進(jìn)行保密教育，明確保密責(zé)任和義務(wù)。要求相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，承諾不泄露會(huì)議紀(jì)要中的保密信息。-技術(shù)防范：在內(nèi)部辦公系統(tǒng)中，對(duì)涉及保密內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱和下載。對(duì)電子文檔進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取或篡改。-物理防范：對(duì)于紙質(zhì)會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)存放在專門的保密文件柜中，限制接觸人員范圍。文件柜應(yīng)具備防盜、防火、防潮等功能，確保紙質(zhì)文件的安全。3.違規(guī)處理對(duì)違反保密規(guī)定，泄露會(huì)議紀(jì)要中保密信息的人員，將按照賓館的保密制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。八、培訓(xùn)與宣貫1.培訓(xùn)計(jì)劃行政部門應(yīng)定期組織關(guān)于會(huì)議紀(jì)要制度的培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象包括所有可能參與會(huì)議紀(jì)要記錄、整理、審核和使用的人員。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、方式和時(shí)間安排。2.培訓(xùn)內(nèi)容-制度講解：詳細(xì)介紹會(huì)議紀(jì)要制度的各項(xiàng)條款，包括記錄要求、整理規(guī)范、審核流程、發(fā)布與存檔方式、執(zhí)行與監(jiān)督等內(nèi)容，確保學(xué)員理解制度的要求和目的。-實(shí)際操作：通過(guò)案例分析、模擬記錄等方式，讓學(xué)員進(jìn)行實(shí)際操作練習(xí)，掌握會(huì)議紀(jì)要的記錄技巧、整理方法和審核要點(diǎn)。同時(shí)，對(duì)學(xué)員在實(shí)際操作中遇到的問(wèn)題進(jìn)行解答和指導(dǎo)。-經(jīng)驗(yàn)分享：邀請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的記錄人員或?qū)徍巳藛T分享會(huì)議紀(jì)要工作中的經(jīng)驗(yàn)和心得，提高學(xué)員的工作水平和質(zhì)量。3.宣貫方式-集中培訓(xùn)：定期組織集中培訓(xùn)課程，采用面對(duì)面授課的方式，向?qū)W員系統(tǒng)地講解會(huì)議紀(jì)要制度。集中培訓(xùn)可以確保所有學(xué)員同時(shí)接受相同的培訓(xùn)內(nèi)容，便于交流和互動(dòng)。-在線學(xué)習(xí)：利用賓館內(nèi)部的在線學(xué)習(xí)平臺(tái)，發(fā)布會(huì)議紀(jì)要制度的培訓(xùn)資料，包括課件、視頻教程等，供學(xué)員自主學(xué)習(xí)。學(xué)員可以根據(jù)自己的時(shí)間和進(jìn)度進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高學(xué)習(xí)的靈活性。-現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)：對(duì)于新入職員工或在會(huì)議紀(jì)要工作中存在較大困難的人員，可安排經(jīng)驗(yàn)豐富的人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，幫助其盡快掌握工作技能。九、制度更新與優(yōu)化1.定期評(píng)估行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要制度的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，一般每年進(jìn)行一次全面評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括制度的合理性、有效性、可操作性等方面，收集相關(guān)人員對(duì)制度的意見(jiàn)和建議。2.問(wèn)題反饋鼓勵(lì)全體員工對(duì)會(huì)議紀(jì)要制度在執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向行政部門反饋。反饋方式可以是書(shū)面報(bào)告、電子郵件或面