行政檔案信息保密制度?

行政檔案信息保密制度一、總則1.目的：為加強(qiáng)本高端賓館行政檔案信息的保密管理，確保檔案信息的安全，防止信息泄露給賓館帶來損失，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于賓館內(nèi)所有涉及行政檔案信息管理、使用、接觸的部門和人員。3.保密原則：遵循“嚴(yán)格保密、預(yù)防為主、確保重點、既便利工作又確保秘密安全”的原則，對行政檔案信息進(jìn)行全方位保密管理。二、保密組織與職責(zé)1.保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組-組成：由賓館總經(jīng)理擔(dān)任組長，副總經(jīng)理擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。-職責(zé)：全面領(lǐng)導(dǎo)賓館行政檔案信息保密工作，制定保密工作方針、政策和計劃；審批保密制度、措施；協(xié)調(diào)解決保密工作中的重大問題；對保密工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核。2.行政部門-作為保密工作的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)制定和完善行政檔案信息保密管理制度、流程，并組織實施。-對行政檔案信息進(jìn)行分類、整理、歸檔和保管，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。-負(fù)責(zé)對接觸行政檔案信息的人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。-對行政檔案信息的借閱、查閱、復(fù)制等操作進(jìn)行審批和登記，監(jiān)督信息的使用過程，防止信息泄露。3.各部門-負(fù)責(zé)本部門行政檔案信息的日常管理和保密工作，落實賓館保密制度和措施。-對本部門員工進(jìn)行保密教育，督促員工遵守保密規(guī)定，確保本部門行政檔案信息的安全。-配合行政部門開展保密檢查和監(jiān)督工作，及時整改存在的問題。三、行政檔案信息的分類與標(biāo)識1.分類標(biāo)準(zhǔn)-根據(jù)行政檔案信息的敏感程度、影響范圍等因素，將其分為絕密、機(jī)密、秘密三個等級。-絕密級：涉及賓館核心商業(yè)機(jī)密、重大決策、財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶隱私等關(guān)鍵信息，一旦泄露將給賓館帶來極其嚴(yán)重的損失。-機(jī)密級：包含賓館重要業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理規(guī)定、人事檔案等內(nèi)容，泄露可能對賓館的正常運(yùn)營和利益造成較大損害。-秘密級：一般的行政文件、會議記錄、工作匯報等信息，泄露可能對賓館工作產(chǎn)生一定的負(fù)面影響。2.標(biāo)識方法-對不同密級的行政檔案信息，應(yīng)在文件、資料的首頁、封面或存儲介質(zhì)的顯著位置標(biāo)明密級標(biāo)識。-絕密級標(biāo)識為“絕密★”，機(jī)密級標(biāo)識為“機(jī)密★”，秘密級標(biāo)識為“秘密★”。同時，應(yīng)注明保密期限，保密期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般絕密級不超過30年，機(jī)密級不超過20年，秘密級不超過10年。四、行政檔案信息的收集與整理1.收集要求-各部門應(yīng)按照規(guī)定的范圍和要求，及時收集本部門產(chǎn)生的行政檔案信息，并確保信息的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。-對于涉及多個部門的行政檔案信息，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭收集，相關(guān)部門應(yīng)積極配合，提供必要的信息和資料。-收集的行政檔案信息應(yīng)符合國家法律法規(guī)和賓館的規(guī)定，不得收集非法或違規(guī)信息。2.整理流程-行政部門對收集到的行政檔案信息進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)、無效或不符合要求的信息。-按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，對行政檔案信息進(jìn)行分類、編號，并編制目錄。-將整理好的行政檔案信息進(jìn)行裝訂、裝盒或存儲到相應(yīng)的電子存儲設(shè)備中，確保檔案信息的存放有序，便于查找和管理。五、行政檔案信息的存儲與保管1.存儲設(shè)施要求-設(shè)立專門的行政檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防泄密等安全防護(hù)措施。-配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案架、文件柜、存儲服務(wù)器等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。-對于電子檔案信息，應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并異地存儲，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е滦畔G失。2.保管人員職責(zé)-檔案保管人員應(yīng)具備良好的保密意識和職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守保密制度和操作規(guī)程。-負(fù)責(zé)行政檔案信息的日常保管工作，定期對檔案進(jìn)行清點、核對，確保檔案的數(shù)量、完整性和存儲狀態(tài)正常。-對檔案庫房進(jìn)行日常管理，保持庫房的整潔、通風(fēng)和適宜的溫濕度環(huán)境。-嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱、歸還等管理制度，做好相關(guān)登記工作。六、行政檔案信息的借閱與查閱1.借閱與查閱申請-因工作需要借閱或查閱行政檔案信息的人員，應(yīng)填寫《行政檔案信息借閱/查閱申請表》，注明借閱/查閱的檔案名稱、密級、用途、預(yù)計歸還時間等內(nèi)容。-申請表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批，涉及絕密級檔案信息的，還需經(jīng)賓館總經(jīng)理審批。2.審批流程-行政部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實申請人的身份和借閱/查閱權(quán)限。-按照審批權(quán)限，將申請表提交給相應(yīng)的審批人進(jìn)行審批。審批人應(yīng)根據(jù)工作需要和保密要求，決定是否批準(zhǔn)申請。-經(jīng)審批通過的申請表，由行政部門留存?zhèn)浒福樯暾埲宿k理借閱/查閱手續(xù)。3.借閱與查閱規(guī)定-借閱行政檔案信息的人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和期限使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、摘抄或泄露檔案信息。-查閱檔案應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，不得將檔案帶出指定區(qū)域。查閱過程中，不得對檔案進(jìn)行涂改、損壞或標(biāo)記。-借閱檔案到期后，借閱人應(yīng)及時歸還。如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。歸還檔案時，保管人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性和存儲狀態(tài)，確保檔案完好無損。七、行政檔案信息的復(fù)制與傳遞1.復(fù)制規(guī)定-因工作需要復(fù)制行政檔案信息的，應(yīng)填寫《行政檔案信息復(fù)制申請表》，注明復(fù)制的檔案名稱、密級、用途、復(fù)制數(shù)量等內(nèi)容，并按照借閱與查閱申請的審批流程進(jìn)行審批。-未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個人不得擅自復(fù)制行政檔案信息。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件具有相同的密級標(biāo)識，并按照保密要求進(jìn)行管理。-復(fù)制設(shè)備應(yīng)進(jìn)行登記和管理，定期檢查設(shè)備的使用記錄，防止非法復(fù)制行為的發(fā)生。2.傳遞要求-行政檔案信息的傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式，如專人送達(dá)、加密網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)取?傳遞絕密級檔案信息，應(yīng)采用雙人護(hù)送或?qū)ｉT的保密運(yùn)輸工具，并確保運(yùn)輸過程中的安全。-在傳遞檔案信息前，應(yīng)檢查信息的完整性和保密性，確保傳遞過程中信息不被泄露或損壞。接收方收到檔案信息后，應(yīng)進(jìn)行簽收和核對，確認(rèn)無誤后妥善保管。八、行政檔案信息的銷毀1.銷毀范圍-對已超過保密期限且無保存價值的行政檔案信息，以及因工作失誤、違規(guī)等原因產(chǎn)生的非法或無效檔案信息，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。-銷毀的檔案信息應(yīng)進(jìn)行登記，注明檔案名稱、密級、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。2.銷毀方式-紙質(zhì)檔案信息可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。-電子檔案信息應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀或消磁處理。3.銷毀監(jiān)督-行政檔案信息的銷毀工作應(yīng)由行政部門負(fù)責(zé)組織實施，并指定專人進(jìn)行監(jiān)督。-銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。銷毀記錄應(yīng)保存至少5年，以備查閱。九、保密教育與培訓(xùn)1.定期開展保密教育活動-賓館應(yīng)定期組織全體員工參加保密教育活動，通過舉辦講座、觀看宣傳片、案例分析等形式，提高員工的保密意識和法律觀念。-保密教育活動每年不少于2次，每次活動時間不少于1小時。活動內(nèi)容應(yīng)包括國家保密法律法規(guī)、賓館保密制度、保密技術(shù)防范知識等方面。2.新員工入職保密培訓(xùn)-對新入職員工，應(yīng)在入職培訓(xùn)中安排專門的保密課程，使其了解賓館的保密制度和工作要求。-新員工入職保密培訓(xùn)時間不少于0.5小時，培訓(xùn)結(jié)束后應(yīng)進(jìn)行考核，考核合格后方可上崗。3.關(guān)鍵崗位人員保密培訓(xùn)-對涉及行政檔案信息管理、使用的關(guān)鍵崗位人員，如檔案保管人員、信息技術(shù)人員等，應(yīng)進(jìn)行針對性的保密培訓(xùn)。-關(guān)鍵崗位人員保密培訓(xùn)每年不少于1次，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括保密操作規(guī)程、信息安全技術(shù)、應(yīng)急處置措施等方面。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)進(jìn)行考核評估，確保關(guān)鍵崗位人員具備相應(yīng)的保密能力。十、保密監(jiān)督與檢查1.建立保密監(jiān)督機(jī)制-賓館保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期對行政檔案信息保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。-行政部門應(yīng)設(shè)立保密監(jiān)督崗位，負(fù)責(zé)對日常保密工作進(jìn)行巡查和監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時進(jìn)行制止和糾正。2.定期檢查與不定期抽查相結(jié)合-保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)每季度組織一次全面的保密檢查，檢查內(nèi)容包括保密制度的執(zhí)行情況、檔案存儲設(shè)施的安全狀況、人員的保密行為等方面。-行政部門應(yīng)不定期對各部門的保密工作進(jìn)行抽查，抽查比例不低于部門總數(shù)的30%。抽查可采取現(xiàn)場檢查、查閱記錄、詢問員工等方式進(jìn)行。3.檢查結(jié)果處理-對保密檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)《保密檢查整改通知書》，要求相關(guān)部門限期整改。-對違反保密制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重，對責(zé)任人進(jìn)行批評教育、警告、罰款、辭退等處理，并在全賓館范圍內(nèi)進(jìn)行通報，以起到警示作用。-對在保密工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，應(yīng)給予表彰和獎勵，激勵員工積極參與保密工作。十一、應(yīng)急處置1.制定保密應(yīng)急預(yù)案-行政部門應(yīng)制定行政檔案信息保密應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、處置流程和措施等內(nèi)容。-保密應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實用性和可操作性。2.應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制-一旦發(fā)現(xiàn)行政檔案信息泄露事件，發(fā)現(xiàn)人應(yīng)立即向行政部門報告。行政部門接到報告后，應(yīng)迅速啟動保密應(yīng)急預(yù)案，組織相關(guān)人員進(jìn)行應(yīng)急處置。-應(yīng)急處置過程中，應(yīng)采取有效措施，及時控制信息泄露的范圍，防止事件進(jìn)一步擴(kuò)大。同時，應(yīng)迅速查明事件原因，確定責(zé)任主體，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告事件進(jìn)展情況。3.后續(xù)處理措施-事件處理完畢后，應(yīng)及時對事件進(jìn)行總結(jié)評估，分析原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，防止類似