行政辦公設(shè)備調(diào)配使用管理規(guī)定細(xì)則?

行政辦公設(shè)備調(diào)配使用管理規(guī)定細(xì)則一、總則1.目的為加強(qiáng)本高端賓館行政辦公設(shè)備的調(diào)配與使用管理，提高辦公設(shè)備的使用效率，降低運(yùn)營成本，確保辦公設(shè)備能夠合理、有效地服務(wù)于賓館各項(xiàng)工作，特制定本規(guī)定細(xì)則。2.適用范圍本規(guī)定細(xì)則適用于賓館內(nèi)所有行政辦公區(qū)域所使用的各類辦公設(shè)備，包括但不限于計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、辦公桌椅、文件柜等設(shè)備設(shè)施。3.管理原則-統(tǒng)一調(diào)配原則：辦公設(shè)備由賓館行政部門進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配管理，根據(jù)各部門實(shí)際工作需求合理分配資源。-高效使用原則：各部門應(yīng)充分發(fā)揮辦公設(shè)備的使用效能，避免閑置浪費(fèi)，提高設(shè)備的使用效率。-責(zé)任到人原則：每臺辦公設(shè)備都應(yīng)明確使用責(zé)任人，責(zé)任人對設(shè)備的日常使用、維護(hù)保養(yǎng)及安全負(fù)責(zé)。-定期維護(hù)原則：建立辦公設(shè)備定期維護(hù)制度，確保設(shè)備處于良好運(yùn)行狀態(tài)，延長設(shè)備使用壽命。二、設(shè)備采購與配置1.采購申請-各部門根據(jù)工作需要，如需采購新的辦公設(shè)備，應(yīng)提前填寫《辦公設(shè)備采購申請表》。申請表中需詳細(xì)說明采購設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等信息。-將填寫完整的《辦公設(shè)備采購申請表》提交至行政部門，行政部門對申請進(jìn)行審核，評估采購的必要性和合理性。如涉及較大金額的采購申請，需提交賓館管理層審批。2.采購流程-經(jīng)審批通過的采購申請，由行政部門負(fù)責(zé)執(zhí)行采購任務(wù)。行政部門應(yīng)通過正規(guī)渠道選擇合格的供應(yīng)商，遵循公平、公正、公開的采購原則，確保采購設(shè)備的質(zhì)量和售后服務(wù)。-在采購過程中，行政部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確設(shè)備的規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，保障賓館的合法權(quán)益。3.設(shè)備配置-新采購的辦公設(shè)備到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀、配件、隨機(jī)資料等是否與采購合同一致，設(shè)備的性能是否符合要求等。-驗(yàn)收合格的辦公設(shè)備，行政部門應(yīng)進(jìn)行登記入賬，建立設(shè)備檔案，記錄設(shè)備的基本信息、采購日期、采購價(jià)格、保修期限等內(nèi)容。-根據(jù)各部門的工作需求和實(shí)際情況，行政部門按照統(tǒng)一調(diào)配原則，將辦公設(shè)備分配至相應(yīng)部門，并填寫《辦公設(shè)備調(diào)配登記表》，注明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、調(diào)配部門、使用責(zé)任人等信息。三、設(shè)備使用管理1.使用責(zé)任人確定-各部門在接收辦公設(shè)備后，應(yīng)指定專人作為設(shè)備的使用責(zé)任人。使用責(zé)任人應(yīng)具備相應(yīng)的操作技能和維護(hù)意識，負(fù)責(zé)設(shè)備的日常使用和管理工作。-使用責(zé)任人如有變動(dòng)，部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門，辦理設(shè)備使用責(zé)任人變更手續(xù)，重新填寫《辦公設(shè)備調(diào)配登記表》。2.使用培訓(xùn)-對于新采購的辦公設(shè)備或復(fù)雜的辦公設(shè)備，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行使用培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括設(shè)備的基本操作方法、日常維護(hù)保養(yǎng)知識、常見故障排除等。-培訓(xùn)可采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)、發(fā)放操作手冊等方式進(jìn)行，確保使用人員能夠熟練掌握設(shè)備的使用方法，正確操作設(shè)備，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。3.使用規(guī)范-使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備的使用說明書和操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備的設(shè)置參數(shù)、拆卸設(shè)備零部件。如因工作需要必須進(jìn)行某些特殊操作，應(yīng)事先咨詢行政部門或?qū)I(yè)技術(shù)人員。-在使用辦公設(shè)備過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)異常情況（如異味、異響、冒煙等）或故障，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)報(bào)告行政部門。嚴(yán)禁設(shè)備帶故障運(yùn)行，以免造成更嚴(yán)重的損壞。-使用人員應(yīng)愛護(hù)辦公設(shè)備，保持設(shè)備的清潔衛(wèi)生。定期對設(shè)備進(jìn)行清潔，避免灰塵、雜物等進(jìn)入設(shè)備內(nèi)部影響設(shè)備性能。對于計(jì)算機(jī)等設(shè)備，還應(yīng)注意定期殺毒，防止病毒感染。-辦公設(shè)備僅用于賓館的日常辦公，嚴(yán)禁將設(shè)備挪作他用或外借。未經(jīng)行政部門批準(zhǔn)，任何部門和個(gè)人不得私自將設(shè)備帶出賓館辦公區(qū)域。四、設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)1.日常維護(hù)-設(shè)備使用責(zé)任人負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)工作，包括設(shè)備的清潔、簡單檢查、添加耗材等。如計(jì)算機(jī)的鍵盤、鼠標(biāo)清潔，打印機(jī)的紙張?zhí)砑印⒛懈鼡Q等。-使用責(zé)任人應(yīng)定期對設(shè)備進(jìn)行檢查，查看設(shè)備運(yùn)行是否正常，各項(xiàng)功能是否完好。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有輕微故障或損壞，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理或報(bào)告行政部門。2.定期保養(yǎng)-行政部門應(yīng)根據(jù)辦公設(shè)備的使用情況和廠家建議，制定設(shè)備定期保養(yǎng)計(jì)劃。定期保養(yǎng)工作可由賓館內(nèi)部技術(shù)人員或委托專業(yè)的設(shè)備維修保養(yǎng)公司進(jìn)行。-定期保養(yǎng)的內(nèi)容包括設(shè)備的全面清潔、性能檢測、零部件檢查與更換、軟件升級等。保養(yǎng)完成后，保養(yǎng)人員應(yīng)填寫《辦公設(shè)備保養(yǎng)記錄》，記錄保養(yǎng)的時(shí)間、內(nèi)容、更換的零部件等信息。3.故障維修-當(dāng)辦公設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用責(zé)任人應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門。行政部門應(yīng)根據(jù)故障情況，安排內(nèi)部技術(shù)人員進(jìn)行維修或聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商的售后服務(wù)部門、專業(yè)維修公司進(jìn)行維修。-在維修過程中，維修人員應(yīng)詳細(xì)記錄故障現(xiàn)象、維修過程、更換的零部件等信息，填寫《辦公設(shè)備維修記錄》。維修完成后，維修人員應(yīng)確保設(shè)備恢復(fù)正常運(yùn)行，并經(jīng)使用責(zé)任人驗(yàn)收確認(rèn)。-對于維修費(fèi)用較高的設(shè)備故障，行政部門應(yīng)進(jìn)行評估，判斷是否有必要進(jìn)行維修或考慮設(shè)備更新。如涉及設(shè)備報(bào)廢處理，應(yīng)按照賓館相關(guān)規(guī)定辦理報(bào)廢手續(xù)。五、設(shè)備調(diào)配與借用1.部門間調(diào)配-隨著賓館業(yè)務(wù)的發(fā)展和部門工作的調(diào)整，各部門對辦公設(shè)備的需求也可能發(fā)生變化。當(dāng)出現(xiàn)某部門辦公設(shè)備閑置，而另一部門有需求的情況時(shí)，行政部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)備的部門間調(diào)配。-行政部門提出設(shè)備調(diào)配方案，填寫《辦公設(shè)備調(diào)配申請表》，說明調(diào)配原因、調(diào)出部門、調(diào)入部門、設(shè)備名稱及規(guī)格型號等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后實(shí)施調(diào)配。-設(shè)備調(diào)配完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)更新《辦公設(shè)備調(diào)配登記表》，確保設(shè)備信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.內(nèi)部借用-因工作需要，部門內(nèi)部人員或不同部門之間需要臨時(shí)借用辦公設(shè)備的，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備借用申請表》。申請表中需注明借用設(shè)備名稱、規(guī)格型號、借用原因、借用時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。-《辦公設(shè)備借用申請表》需經(jīng)設(shè)備所屬部門負(fù)責(zé)人和借用部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，借用人方可到設(shè)備管理部門辦理借用手續(xù)。設(shè)備管理部門應(yīng)在《辦公設(shè)備借用登記臺賬》上記錄借用信息，并將設(shè)備交付借用人。-借用人應(yīng)妥善保管借用設(shè)備，按照規(guī)定的用途和使用期限使用設(shè)備。借用期滿后，借用人應(yīng)及時(shí)歸還設(shè)備。設(shè)備管理部門在接收歸還設(shè)備時(shí)，應(yīng)檢查設(shè)備的完好情況，如有損壞應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定處理。3.外部借用-原則上，賓館的辦公設(shè)備不對外借用。如因特殊情況確需外借的，必須經(jīng)賓館管理層批準(zhǔn)。-外借設(shè)備時(shí)，借用單位應(yīng)出具正式的借用函，注明借用設(shè)備名稱、規(guī)格型號、借用原因、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等內(nèi)容。行政部門根據(jù)借用函填寫《辦公設(shè)備外借申請表》，經(jīng)賓館管理層審批后，與借用單位簽訂《辦公設(shè)備外借協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備的歸還、損壞賠償?shù)仁马?xiàng)。-外借設(shè)備歸還時(shí)，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對設(shè)備進(jìn)行檢查驗(yàn)收，確保設(shè)備完好無損。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有損壞或丟失情況，應(yīng)按照《辦公設(shè)備外借協(xié)議》的約定，要求借用單位進(jìn)行賠償。六、設(shè)備報(bào)廢與處置1.報(bào)廢條件-辦公設(shè)備符合以下條件之一的，可申請報(bào)廢：-已超過規(guī)定使用年限，且設(shè)備技術(shù)性能嚴(yán)重下降，無法滿足正常辦公需要，維修成本過高的。-因意外事故或不可抗力因素導(dǎo)致設(shè)備嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)或修復(fù)后也無法正常使用的。-技術(shù)更新?lián)Q代較快，設(shè)備已被淘汰，且無使用價(jià)值和轉(zhuǎn)讓價(jià)值的。-其他經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員鑒定，確認(rèn)已無使用價(jià)值的情況。2.報(bào)廢申請-設(shè)備使用部門或責(zé)任人發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《辦公設(shè)備報(bào)廢申請表》。申請表中需詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、購置時(shí)間、報(bào)廢原因、設(shè)備現(xiàn)狀等信息，并附上相關(guān)證明材料（如設(shè)備損壞照片、技術(shù)鑒定報(bào)告等）。-將填寫完整的《辦公設(shè)備報(bào)廢申請表》提交至行政部門，行政部門組織相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員對設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。對于大型或貴重設(shè)備的報(bào)廢申請，還需提交賓館管理層審批。3.報(bào)廢處置-經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的辦公設(shè)備，行政部門應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和賓館規(guī)定進(jìn)行處置。可采取以下方式：-對于有一定回收價(jià)值的設(shè)備，可聯(lián)系專業(yè)的物資回收公司進(jìn)行回收處理，回收款項(xiàng)應(yīng)上繳賓館財(cái)務(wù)部門。-對于涉及國家機(jī)密或敏感信息的辦公設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等，在報(bào)廢處置前，必須進(jìn)行數(shù)據(jù)清除和物理銷毀處理，確保信息安全。-對于一些無法回收利用的設(shè)備，可按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，避免對環(huán)境造成污染。-行政部門應(yīng)在設(shè)備報(bào)廢處置完成后，及時(shí)更新設(shè)備檔案和相關(guān)臺賬，確保設(shè)備信息的準(zhǔn)確性和完整性。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查-行政部門負(fù)責(zé)對各部門辦公設(shè)備的使用、維護(hù)、調(diào)配等情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括設(shè)備的使用狀況、清潔衛(wèi)生、維護(hù)保養(yǎng)記錄、借用歸還情況等。-在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)部門或個(gè)人存在違反本規(guī)定細(xì)則的行為，行政部門應(yīng)及時(shí)指出并責(zé)令其限期整改。對于情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)按照賓館相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.考核評價(jià)-將辦公設(shè)備的管理工作納入各部門的績效考核體系，對部門在辦公設(shè)備使用效率、維護(hù)保養(yǎng)、設(shè)備完好率等方面進(jìn)行考核評價(jià)。-對于在辦公設(shè)備管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，賓館將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對于因管理不善導(dǎo)致辦公設(shè)備損壞、丟失、閑置浪費(fèi)等情況的部門和