財務(wù)印章保管使用辦法

財務(wù)印章保管使用辦法一、總則1.目的：為加強(qiáng)本賓館財務(wù)印章的管理，規(guī)范財務(wù)印章的保管與使用，防范財務(wù)風(fēng)險，確保賓館財務(wù)工作的正常開展和資金安全，特制定本辦法。2.適用范圍：本辦法適用于本賓館內(nèi)所有涉及財務(wù)印章保管與使用的部門和人員。3.基本原則：財務(wù)印章的保管與使用應(yīng)遵循“分工負(fù)責(zé)、相互制約、嚴(yán)格審批、安全保密”的原則。二、財務(wù)印章的種類及定義1.財務(wù)專用章：用于辦理賓館財務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)，如開具支票、匯票、發(fā)票等各類財務(wù)票據(jù)，是具有明確財務(wù)責(zé)任的重要印章。2.法人章：代表賓館法定代表人的印鑒，用于特定財務(wù)事項的確認(rèn)和授權(quán)，與財務(wù)專用章配合使用，以完成重要的財務(wù)交易。3.發(fā)票專用章：專門用于加蓋在賓館開具的發(fā)票上，以證明發(fā)票的合法性和有效性，符合稅務(wù)管理規(guī)定。4.其他財務(wù)相關(guān)印章：根據(jù)賓館實際財務(wù)工作需要，可能設(shè)立的用于特定財務(wù)事項或文件的印章，如現(xiàn)金收訖章、現(xiàn)金付訖章、銀行收訖章、銀行付訖章等。三、財務(wù)印章的刻制與啟用1.刻制申請：因工作需要刻制財務(wù)印章時，由財務(wù)部門提出書面申請，詳細(xì)說明刻制印章的名稱、種類、用途及刻制原因等信息，經(jīng)賓館主管財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行刻制。2.刻制流程：申請獲批后，財務(wù)部門應(yīng)選擇經(jīng)公安機(jī)關(guān)備案的正規(guī)印章刻制單位進(jìn)行刻制?？讨七^程中，財務(wù)部門需指定專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，確保印章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等符合相關(guān)規(guī)定和賓館要求。3.印章驗收：印章刻制完成后，財務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真核對印章的各項信息，包括印章的文字、圖案、規(guī)格等是否準(zhǔn)確無誤，印章的質(zhì)量是否合格。驗收合格后，在專門的印章保管登記冊上記錄印章的詳細(xì)信息，包括刻制日期、印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)、啟用日期等，并由驗收人員簽字確認(rèn)。4.啟用通知：新印章啟用前，財務(wù)部門應(yīng)發(fā)布正式的啟用通知，明確告知各部門新印章的名稱、啟用日期、用途等信息，并收回舊印章（如有），按照規(guī)定進(jìn)行妥善處理。啟用通知應(yīng)發(fā)送至賓館內(nèi)部各相關(guān)部門，并留存?zhèn)浞?。四、財?wù)印章的保管1.保管人員的指定：財務(wù)專用章由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，一般應(yīng)為財務(wù)部門的會計人員；法人章由賓館法定代表人或其授權(quán)的專人保管，通常為賓館的行政管理人員；發(fā)票專用章由負(fù)責(zé)發(fā)票管理的財務(wù)人員保管；其他財務(wù)相關(guān)印章根據(jù)其用途和工作流程，由相應(yīng)崗位的財務(wù)人員負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉財務(wù)印章的管理規(guī)定和使用流程。2.保管設(shè)施與環(huán)境：財務(wù)印章應(yīng)存放在專門的保險柜或文件柜中，保險柜或文件柜應(yīng)具備良好的防盜、防火、防潮性能。保管場所應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如監(jiān)控攝像頭、報警裝置等，確保印章存放環(huán)境的安全。3.保管責(zé)任：保管人員對所保管的財務(wù)印章負(fù)有直接責(zé)任，必須妥善保管印章，不得隨意轉(zhuǎn)借、丟失或損壞。如因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜或損壞，保管人員應(yīng)立即向財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和賓館主管領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如登報聲明作廢、重新刻制印章等，由此產(chǎn)生的一切費(fèi)用和損失由保管人員承擔(dān)。4.交接管理：保管人員因工作調(diào)動、離職或其他原因需要交接財務(wù)印章時，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在財務(wù)部門負(fù)責(zé)人或其他指定監(jiān)交人的監(jiān)督下，對印章進(jìn)行清點(diǎn)、核對，并在印章保管登記冊上記錄交接日期、交接雙方姓名等信息，由交接雙方和監(jiān)交人簽字確認(rèn)。交接過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并存檔備查。五、財務(wù)印章的使用1.使用審批流程-一般性財務(wù)業(yè)務(wù)：對于日常的、金額較小的一般性財務(wù)業(yè)務(wù)，如開具常規(guī)發(fā)票、辦理小額資金收付等，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員填寫《財務(wù)印章使用申請表》，注明使用印章的名稱、用途、涉及金額、相關(guān)業(yè)務(wù)事項等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給保管人員，保管人員核對無誤后方可加蓋印章。-重大財務(wù)事項：對于涉及重大資金支出、對外擔(dān)保、重大合同簽訂等重大財務(wù)事項，除填寫《財務(wù)印章使用申請表》外，還需經(jīng)賓館主管財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批，必要時需經(jīng)過董事會或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)的審議通過。審批通過后，申請表連同相關(guān)文件、合同等資料一并提交給保管人員，保管人員嚴(yán)格按照審批意見加蓋印章。2.使用登記制度：保管人員在加蓋財務(wù)印章前，必須對每一次印章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括使用日期、使用部門、使用人員、印章名稱、用途、涉及金額、相關(guān)文件編號等信息。登記應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，確保每一次印章使用都有跡可循。3.使用規(guī)范-印章加蓋位置：財務(wù)印章應(yīng)加蓋在規(guī)定的文件、票據(jù)、合同等資料的指定位置，確保印章清晰、完整，印章內(nèi)容與文件內(nèi)容相符。如發(fā)票專用章應(yīng)加蓋在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)上，財務(wù)專用章和法人章應(yīng)加蓋在支票、匯票等票據(jù)的規(guī)定位置。-不得預(yù)蓋印章：嚴(yán)禁在空白的紙張、票據(jù)、合同等文件上預(yù)先加蓋財務(wù)印章。如需使用空白票據(jù)，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并在票據(jù)上注明用途、限額等信息，使用完畢后及時將票據(jù)交回財務(wù)部門進(jìn)行核銷。-多人共同操作：對于涉及重大資金收付或重要財務(wù)事項的印章使用，應(yīng)實行雙人或多人共同操作制度。例如，在開具支票時，財務(wù)專用章和法人章應(yīng)由不同的人員分別加蓋，以形成相互制約機(jī)制，防范財務(wù)風(fēng)險。4.特殊情況處理：如遇緊急情況需要使用財務(wù)印章，但相關(guān)審批人員無法及時審批時，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)通過電話、短信等方式向?qū)徟藛T說明情況，獲得口頭批準(zhǔn)后，填寫《財務(wù)印章緊急使用申請表》，注明緊急情況說明、預(yù)計使用時間、預(yù)計涉及金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給保管人員加蓋印章。事后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)及時補(bǔ)辦正式的審批手續(xù)，將審批文件和申請表一并交財務(wù)部門存檔。六、財務(wù)印章的檢查與監(jiān)督1.定期檢查：財務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對財務(wù)印章的保管和使用情況進(jìn)行檢查，檢查周期至少為每月一次。檢查內(nèi)容包括印章的存放是否安全、保管是否符合規(guī)定、使用登記是否完整準(zhǔn)確、審批手續(xù)是否齊全等。檢查結(jié)束后，應(yīng)形成書面檢查報告，記錄檢查情況和發(fā)現(xiàn)的問題，并提出整改措施和建議。2.不定期抽查：賓館內(nèi)部審計部門應(yīng)不定期對財務(wù)印章的保管和使用情況進(jìn)行抽查，抽查范圍包括財務(wù)部門及其他涉及財務(wù)印章使用的相關(guān)部門。抽查結(jié)果應(yīng)及時反饋給財務(wù)部門和相關(guān)部門，對于發(fā)現(xiàn)的問題，要求限期整改，并跟蹤整改落實情況。3.違規(guī)處理：對于違反本辦法規(guī)定，擅自使用、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞財務(wù)印章的行為，賓館將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處分；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。七、財務(wù)印章的銷毀1.銷毀申請：當(dāng)財務(wù)印章因磨損、損壞、更換等原因不再使用時，保管人員應(yīng)填寫《財務(wù)印章銷毀申請表》，說明印章的名稱、銷毀原因、銷毀方式等信息，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報賓館主管財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀流程：銷毀財務(wù)印章應(yīng)選擇安全、可靠的方式，如采用粉碎、熔煉等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人或指定專人進(jìn)行監(jiān)督，并在銷毀現(xiàn)場拍照或錄像留存證據(jù)。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《財務(wù)印章銷毀申請表》上簽字確認(rèn)。3.備案與存檔：財務(wù)印章銷毀后，財務(wù)部門應(yīng)將銷毀情況在印章保管登記冊上進(jìn)行記錄，并將《財務(wù)印章銷毀申請表》及相關(guān)銷毀證據(jù)材料（如照片、錄像等）存檔保存，保存期限不少于[X]年。八、附則1.本