西餐廳供應(yīng)商結(jié)算管理制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范西餐廳與供應(yīng)商之間的結(jié)算流程，確保結(jié)算工作的準確、及時、透明，保障雙方的合法權(quán)益，維護良好的合作關(guān)系，同時提升西餐廳運營效益，實現(xiàn)互利共贏。2.適用范圍本制度適用于西餐廳所有與供應(yīng)商發(fā)生采購業(yè)務(wù)往來的結(jié)算活動，涉及西餐廳全體采購及財務(wù)相關(guān)人員，以及為西餐廳提供各類商品和服務(wù)的供應(yīng)商。3.遵循原則-合法性原則：結(jié)算活動必須嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和財務(wù)制度。-準確性原則：結(jié)算數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確，確保金額計算無誤，發(fā)票信息完整正確。-及時性原則：按照約定的結(jié)算周期和時間節(jié)點完成結(jié)算工作，不拖延，保障供應(yīng)商資金流轉(zhuǎn)。-誠信原則：西餐廳與供應(yīng)商在結(jié)算過程中應(yīng)秉持誠信，如實提供相關(guān)信息。4.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)本制度的執(zhí)行貫徹西餐廳“品質(zhì)至上，服務(wù)卓越，合作共贏”的經(jīng)營理念。在結(jié)算過程中，尊重供應(yīng)商，保持公平公正的態(tài)度，注重與供應(yīng)商長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同為顧客提供優(yōu)質(zhì)的餐飲產(chǎn)品和服務(wù)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.采購部門-采購專員-負責(zé)在采購合同中明確結(jié)算條款，包括結(jié)算周期、結(jié)算方式、發(fā)票要求等關(guān)鍵信息，并確保供應(yīng)商清楚了解。-及時收集供應(yīng)商的送貨單、發(fā)票等結(jié)算資料，初步審核資料的完整性和準確性，對存在問題的資料及時與供應(yīng)商溝通并要求整改。-跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，核實貨物的數(shù)量、質(zhì)量等與合同約定是否相符，為結(jié)算提供準確依據(jù)。-采購經(jīng)理-對采購專員提交的結(jié)算資料進行復(fù)核，重點審查結(jié)算金額的合理性以及與采購合同的一致性。-協(xié)調(diào)解決結(jié)算過程中出現(xiàn)的爭議問題，與供應(yīng)商進行溝通協(xié)商，維護西餐廳的利益，同時確保合作關(guān)系不受損害。2.財務(wù)部門-會計-對采購部門提交的結(jié)算資料進行全面的財務(wù)審核，包括發(fā)票的真實性、合法性、有效性，結(jié)算金額的計算準確性，以及相關(guān)審批手續(xù)的完備性。-根據(jù)審核通過的結(jié)算資料進行賬務(wù)處理，記錄應(yīng)付賬款等相關(guān)賬目，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確記錄。-財務(wù)經(jīng)理-負責(zé)對重要供應(yīng)商的結(jié)算進行審批，把控結(jié)算風(fēng)險，確保資金支付符合西餐廳的財務(wù)政策和預(yù)算安排。-定期與采購部門核對供應(yīng)商結(jié)算數(shù)據(jù)，監(jiān)督結(jié)算流程的執(zhí)行情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出改進意見。3.倉庫管理部門-倉庫管理員-在貨物驗收時，準確記錄貨物的入庫數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，并與送貨單進行核對，確保數(shù)據(jù)一致。-及時將驗收合格的貨物入庫，并將送貨單等相關(guān)資料傳遞給采購部門，作為結(jié)算的原始憑證之一。三、管理流程1.結(jié)算周期確定-西餐廳與供應(yīng)商根據(jù)合作情況和行業(yè)慣例，在采購合同中明確結(jié)算周期。常見的結(jié)算周期包括月結(jié)、季結(jié)等。-對于新合作的供應(yīng)商，在首次合作時協(xié)商確定臨時結(jié)算周期，待合作穩(wěn)定后再確定正式結(jié)算周期。2.結(jié)算資料準備-供應(yīng)商在結(jié)算周期結(jié)束后，按照合同約定準備結(jié)算資料，包括送貨單、發(fā)票、對賬單等。送貨單應(yīng)詳細記錄貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等信息，且需有西餐廳倉庫管理員的簽字確認；發(fā)票應(yīng)符合國家稅務(wù)規(guī)定，開具內(nèi)容與送貨單一致；對賬單應(yīng)清晰列出本期供貨明細及結(jié)算金額。-采購專員收到供應(yīng)商提交的結(jié)算資料后，進行初步審核，檢查資料的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時聯(lián)系供應(yīng)商補充或更正。3.結(jié)算審核流程-采購部門審核：采購專員將初步審核通過的結(jié)算資料提交給采購經(jīng)理，采購經(jīng)理對結(jié)算金額、貨物質(zhì)量、交貨情況等進行復(fù)核，確保結(jié)算符合合同約定。如存在疑問，采購經(jīng)理與供應(yīng)商溝通核實，無誤后簽字確認。-財務(wù)部門審核：采購經(jīng)理審核通過的結(jié)算資料流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。會計首先對發(fā)票的真實性、合法性進行查驗，通過稅務(wù)系統(tǒng)等工具核實發(fā)票信息。同時，審核結(jié)算金額的計算是否準確，是否與采購合同、送貨單等資料相符，相關(guān)審批手續(xù)是否完備。對于不符合要求的結(jié)算資料，財務(wù)會計及時反饋給采購部門，要求供應(yīng)商重新提供或補充相關(guān)資料。-財務(wù)經(jīng)理審批：財務(wù)經(jīng)理對重要供應(yīng)商或金額較大的結(jié)算進行最終審批。審批過程中，綜合考慮西餐廳的資金狀況、財務(wù)預(yù)算等因素，確保結(jié)算支付合理合規(guī)。審批通過后，結(jié)算資料進入支付流程。4.支付流程-支付申請：財務(wù)會計根據(jù)審批通過的結(jié)算資料，填寫支付申請單，注明供應(yīng)商名稱、結(jié)算金額、支付方式等信息，并提交給財務(wù)經(jīng)理。-支付審批：財務(wù)經(jīng)理對支付申請進行再次審核，確認無誤后簽字批準。對于金額較大的支付申請，可能需要西餐廳總經(jīng)理進行最終審批。-支付執(zhí)行：財務(wù)出納根據(jù)審批后的支付申請，按照約定的結(jié)算方式進行付款。常見的結(jié)算方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。付款完成后，及時記錄付款信息，并將相關(guān)憑證傳遞給會計進行賬務(wù)處理。四、權(quán)利與義務(wù)1.西餐廳的權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-有權(quán)要求供應(yīng)商按照合同約定提供合格的商品和服務(wù)，并提供真實、準確、完整的結(jié)算資料。-對供應(yīng)商的結(jié)算資料進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題有權(quán)要求供應(yīng)商進行解釋、更正或補充資料。-在供應(yīng)商未履行合同義務(wù)或結(jié)算資料存在嚴重問題時，有權(quán)暫停結(jié)算支付，直至問題解決。-義務(wù)-按照合同約定的結(jié)算周期和結(jié)算方式，及時、準確地向供應(yīng)商支付貨款。-對供應(yīng)商提供的商業(yè)秘密和結(jié)算資料予以保密，不得泄露給第三方。-在結(jié)算過程中，與供應(yīng)商保持良好的溝通，及時反饋審核意見和問題，共同解決結(jié)算中出現(xiàn)的困難。2.供應(yīng)商的權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-有權(quán)按照合同約定的結(jié)算周期和結(jié)算方式，按時獲得貨款。-在結(jié)算資料提交后，有權(quán)要求西餐廳及時進行審核，并反饋審核結(jié)果。-對西餐廳的結(jié)算審核意見有異議時，有權(quán)提出申訴，并要求西餐廳進行復(fù)查和解釋。-義務(wù)-按照合同約定的質(zhì)量、數(shù)量、交貨時間等要求提供商品和服務(wù)，并提供真實、合法、有效的結(jié)算資料。-配合西餐廳的結(jié)算審核工作，對提出的問題及時進行整改和回復(fù)。-遵守西餐廳的結(jié)算管理制度和相關(guān)規(guī)定，不得采取不正當手段干擾結(jié)算工作的正常進行。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-內(nèi)部監(jiān)督-財務(wù)部門定期對供應(yīng)商結(jié)算數(shù)據(jù)進行審計，檢查結(jié)算流程是否符合制度規(guī)定，結(jié)算金額是否準確，相關(guān)審批手續(xù)是否完備。-采購部門和財務(wù)部門相互監(jiān)督，采購部門對財務(wù)付款的及時性進行監(jiān)督，財務(wù)部門對采購結(jié)算資料的審核情況進行監(jiān)督。-西餐廳管理層不定期對供應(yīng)商結(jié)算工作進行抽查，了解結(jié)算制度的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。-供應(yīng)商監(jiān)督鼓勵供應(yīng)商對西餐廳的結(jié)算工作進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)西餐廳存在拖延付款、不合理扣款等問題，可向西餐廳管理層投訴。西餐廳應(yīng)及時調(diào)查處理，并向供應(yīng)商反饋處理結(jié)果。2.獎勵機制-對于嚴格遵守結(jié)算制度，結(jié)算工作配合度高，且長期提供優(yōu)質(zhì)商品和服務(wù)的供應(yīng)商，西餐廳在合作中給予一定的優(yōu)惠政策，如增加采購量、優(yōu)先結(jié)算、給予價格優(yōu)惠等。-對于在供應(yīng)商結(jié)算管理工作中表現(xiàn)突出的西餐廳員工，如及時發(fā)現(xiàn)結(jié)算風(fēng)險、優(yōu)化結(jié)算流程、為西餐廳節(jié)約成本等，給予表彰和獎勵，包括獎金、晉升機會、榮譽證書等。3.懲罰機制-對于供應(yīng)商提供虛假結(jié)算資料、故意夸大結(jié)算金額等違規(guī)行為，西餐廳視情節(jié)輕重給予警告、暫停合作、扣除貨款等處罰，情節(jié)嚴重的依法追究法律責(zé)任。-對于西餐廳員工在結(jié)算工作中存在玩忽職守、徇私舞弊等行為，根據(jù)公司規(guī)定給予相應(yīng)的紀律處分，如警告、罰款、辭退等，構(gòu)成犯罪的移交司法機關(guān)處理。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸西餐廳所有。西