電動(dòng)車(chē)銷(xiāo)售公司辦公設(shè)備采購(gòu)細(xì)則?

一、總則1.目的：為規(guī)范電動(dòng)車(chē)銷(xiāo)售公司辦公設(shè)備采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本細(xì)則。2.適用范圍：本細(xì)則適用于電動(dòng)車(chē)銷(xiāo)售公司全體部門(mén)及員工所涉及的辦公設(shè)備采購(gòu)活動(dòng)。3.采購(gòu)原則-遵循公司文化與理念：以公司“創(chuàng)新、高效、服務(wù)至上”的企業(yè)文化和“為顧客提供最優(yōu)質(zhì)電動(dòng)車(chē)出行解決方案”的經(jīng)營(yíng)理念為指導(dǎo)，采購(gòu)符合公司發(fā)展需求且能提升服務(wù)質(zhì)量的辦公設(shè)備。-公開(kāi)透明：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)保持公開(kāi)、公平、公正，確保信息透明，杜絕暗箱操作。-性?xún)r(jià)比優(yōu)先：在保證辦公設(shè)備質(zhì)量和性能滿(mǎn)足工作需求的前提下，追求最佳的性?xún)r(jià)比，以提高運(yùn)營(yíng)效益。-需求導(dǎo)向：根據(jù)各部門(mén)實(shí)際工作需求進(jìn)行采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)造成資源浪費(fèi)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.采購(gòu)委員會(huì)-組成：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、行政主管、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)整體采購(gòu)策略的制定與重大采購(gòu)決策。-職責(zé)：審核年度辦公設(shè)備采購(gòu)預(yù)算；審批重大辦公設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目；監(jiān)督采購(gòu)流程的合規(guī)性；協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題。2.行政部門(mén)-職責(zé)：作為辦公設(shè)備采購(gòu)的執(zhí)行部門(mén)，負(fù)責(zé)收集各部門(mén)辦公設(shè)備采購(gòu)需求；制定采購(gòu)計(jì)劃；篩選供應(yīng)商；組織采購(gòu)談判；簽訂采購(gòu)合同；跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度；組織驗(yàn)收工作；建立采購(gòu)檔案等。3.使用部門(mén)-職責(zé)：提出辦公設(shè)備采購(gòu)需求，并詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備的功能、性能、數(shù)量等要求；參與采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，對(duì)采購(gòu)設(shè)備的適用性和質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估；協(xié)助行政部門(mén)對(duì)采購(gòu)設(shè)備進(jìn)行日常管理。4.財(cái)務(wù)部門(mén)-職責(zé)：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)合同中的財(cái)務(wù)條款；安排采購(gòu)資金；對(duì)采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行核算和監(jiān)督；參與采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，審核采購(gòu)發(fā)票等財(cái)務(wù)憑證。三、管理流程1.需求申報(bào)-每年末，各部門(mén)根據(jù)下一年度工作計(jì)劃和實(shí)際工作需求，填寫(xiě)《辦公設(shè)備采購(gòu)需求申報(bào)表》，詳細(xì)列出所需辦公設(shè)備的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并提交給行政部門(mén)。-對(duì)于臨時(shí)緊急的采購(gòu)需求，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《臨時(shí)辦公設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明緊急采購(gòu)原因，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交給行政部門(mén)。2.需求審核與預(yù)算編制-行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的采購(gòu)需求進(jìn)行匯總和初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。對(duì)于重復(fù)或不合理的需求，行政部門(mén)應(yīng)與使用部門(mén)溝通并進(jìn)行調(diào)整。-行政部門(mén)根據(jù)審核后的采購(gòu)需求，結(jié)合公司財(cái)務(wù)狀況和預(yù)算安排，編制年度辦公設(shè)備采購(gòu)預(yù)算草案。采購(gòu)預(yù)算草案應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并提交給采購(gòu)委員會(huì)審核。-采購(gòu)委員會(huì)對(duì)采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行審議，根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，確定年度辦公設(shè)備采購(gòu)預(yù)算，并下達(dá)給行政部門(mén)執(zhí)行。3.供應(yīng)商選擇與管理-行政部門(mén)建立合格供應(yīng)商名錄，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的基本情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或背景調(diào)查，評(píng)估其綜合實(shí)力和信譽(yù)度。-對(duì)于新的供應(yīng)商，行政部門(mén)應(yīng)要求其提供樣品進(jìn)行測(cè)試和評(píng)估，確保其產(chǎn)品質(zhì)量符合公司要求。經(jīng)評(píng)估合格的供應(yīng)商，納入合格供應(yīng)商名錄。-定期對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會(huì)，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。4.采購(gòu)實(shí)施-行政部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)預(yù)算，向合格供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)詢(xún)價(jià)函，要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)單和產(chǎn)品資料。-收到供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，行政部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行評(píng)審，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，選擇最合適的供應(yīng)商。對(duì)于金額較大或技術(shù)復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，可組織采購(gòu)談判，與供應(yīng)商就價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商。-確定供應(yīng)商后，行政部門(mén)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂后，行政部門(mén)應(yīng)將合同副本分發(fā)給使用部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)。-行政部門(mén)負(fù)責(zé)跟進(jìn)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解采購(gòu)進(jìn)度。如遇特殊情況導(dǎo)致交貨延遲或無(wú)法按時(shí)交付，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，并將相關(guān)情況通知使用部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)。5.驗(yàn)收交付-辦公設(shè)備到貨前，行政部門(mén)應(yīng)提前通知使用部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。到貨后，行政部門(mén)組織使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員按照采購(gòu)合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收。-驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、質(zhì)量、性能等方面。對(duì)于需要安裝調(diào)試的設(shè)備，供應(yīng)商應(yīng)負(fù)責(zé)安裝調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)《辦公設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，記錄驗(yàn)收情況。-如驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同約定不符的情況，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或更換設(shè)備。如供應(yīng)商未能及時(shí)解決問(wèn)題，行政部門(mén)應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。-驗(yàn)收合格后，行政部門(mén)辦理設(shè)備入庫(kù)手續(xù)，將設(shè)備交付給使用部門(mén)使用。使用部門(mén)應(yīng)做好設(shè)備的領(lǐng)用和登記工作，建立設(shè)備使用檔案。6.付款結(jié)算-財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核采購(gòu)發(fā)票等財(cái)務(wù)憑證的真實(shí)性、合法性和完整性。審核無(wú)誤后，按照合同約定的付款方式和付款時(shí)間安排付款。-對(duì)于分期付款的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定的付款節(jié)點(diǎn)進(jìn)行付款，并做好付款記錄。在付款過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或爭(zhēng)議，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與行政部門(mén)和供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)根據(jù)工作需要提出辦公設(shè)備采購(gòu)需求，并在需求申報(bào)過(guò)程中充分說(shuō)明設(shè)備的功能、性能等要求，以確保采購(gòu)的設(shè)備能夠滿(mǎn)足工作需求。-員工有權(quán)參與采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，對(duì)采購(gòu)設(shè)備的適用性和質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，并提出意見(jiàn)和建議。-員工有權(quán)對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)，維護(hù)公司的利益和采購(gòu)的公正性。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)按照公司規(guī)定的流程和要求申報(bào)辦公設(shè)備采購(gòu)需求，不得隨意夸大或虛報(bào)需求。-員工在使用辦公設(shè)備過(guò)程中，應(yīng)遵守相關(guān)操作規(guī)程和管理制度，愛(ài)護(hù)設(shè)備，合理使用，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和使用壽命。-員工應(yīng)配合行政部門(mén)和其他相關(guān)部門(mén)做好辦公設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、管理等工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.行政部門(mén)權(quán)利-行政部門(mén)有權(quán)對(duì)各部門(mén)的辦公設(shè)備采購(gòu)需求進(jìn)行審核和調(diào)整，確保采購(gòu)需求的合理性和必要性。-行政部門(mén)有權(quán)選擇和管理供應(yīng)商，對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估。-行政部門(mén)有權(quán)組織采購(gòu)談判、簽訂采購(gòu)合同、跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度、組織驗(yàn)收工作等，確保采購(gòu)工作的順利進(jìn)行。4.行政部門(mén)義務(wù)-行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集、整理和審核各部門(mén)的辦公設(shè)備采購(gòu)需求，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，并按照計(jì)劃組織采購(gòu)工作。-行政部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守采購(gòu)原則和采購(gòu)流程，確保采購(gòu)過(guò)程的公開(kāi)、公平、公正，維護(hù)公司的利益。-行政部門(mén)應(yīng)做好采購(gòu)檔案的管理工作，妥善保存采購(gòu)相關(guān)的文件、資料、合同等，以備查閱和審計(jì)。5.財(cái)務(wù)部門(mén)權(quán)利-財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)審核采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)合同中的財(cái)務(wù)條款，對(duì)采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行核算和監(jiān)督，確保采購(gòu)資金的合理使用。-財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)參與采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，審核采購(gòu)發(fā)票等財(cái)務(wù)憑證，對(duì)不符合財(cái)務(wù)規(guī)定的采購(gòu)行為提出意見(jiàn)和建議。6.財(cái)務(wù)部門(mén)義務(wù)-財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和預(yù)算安排，協(xié)助行政部門(mén)編制采購(gòu)預(yù)算，并對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控。-財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定和財(cái)務(wù)制度及時(shí)安排采購(gòu)資金，確保采購(gòu)工作的順利進(jìn)行。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-采購(gòu)委員會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)辦公設(shè)備采購(gòu)全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，定期檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的履行情況以及采購(gòu)資金的使用情況等。-公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)辦公設(shè)備采購(gòu)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，審查采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和效益性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改建議。-鼓勵(lì)員工對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)，對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的員工，公司將給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，并為舉報(bào)人保密。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對(duì)于在辦公設(shè)備采購(gòu)工作中表現(xiàn)出色的部門(mén)或個(gè)人，如能夠有效降低采購(gòu)成本、提高采購(gòu)質(zhì)量、優(yōu)化采購(gòu)流程等，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)等。-對(duì)提出合理化建議并被采納，為公司節(jié)約采購(gòu)資金或帶來(lái)顯著效益的員工，公司將給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。3.懲罰機(jī)制-對(duì)于違反本細(xì)則規(guī)定的行為，如未按照采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)、與供應(yīng)商串通謀取私利、接受供應(yīng)商賄賂等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職降薪、辭退等。構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。-因工作失誤導(dǎo)致采購(gòu)的辦公設(shè)備不能滿(mǎn)足工作需求、質(zhì)量不合格或造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、附則1.本細(xì)則自發(fā)布之日起生效