物流公司外包服務(wù)商退出機制規(guī)定

一、總則1.目的本規(guī)定旨在建立一套科學(xué)、規(guī)范、合理的外包服務(wù)商退出機制，確保在各種情況下，外包服務(wù)商的退出過程能夠有序、平穩(wěn)進(jìn)行，保障公司物流業(yè)務(wù)的正常運轉(zhuǎn)，維護公司及客戶的利益，同時體現(xiàn)公司“高效、誠信、共贏”的企業(yè)文化。2.適用范圍本規(guī)定適用于與本物流公司建立外包合作關(guān)系的所有外包服務(wù)商，包括但不限于運輸外包商、倉儲外包商、裝卸搬運外包商等。3.制定原則-合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)規(guī)范，確保退出機制的合法性。-公平公正原則：在處理外包服務(wù)商退出事宜時，秉持公平公正的態(tài)度，兼顧各方利益。-透明公開原則：確保退出過程中的信息透明，對于涉及的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和決策依據(jù)，以適當(dāng)方式向相關(guān)方公開。-保障運營原則：將保障公司物流運營的連續(xù)性和穩(wěn)定性放在重要位置，盡量減少因外包服務(wù)商退出帶來的不利影響。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.外包管理小組-組成：由公司物流運營部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及相關(guān)業(yè)務(wù)主管組成。-職責(zé)：全面負(fù)責(zé)外包服務(wù)商退出的決策與協(xié)調(diào)工作。審核退出申請或決定啟動退出程序，評估退出對公司運營的影響，制定應(yīng)對策略，監(jiān)督退出流程的執(zhí)行情況，并協(xié)調(diào)各部門之間的工作。2.物流運營部門-職責(zé)：作為與外包服務(wù)商日常對接的部門，負(fù)責(zé)收集、整理外包服務(wù)商的運營數(shù)據(jù)，評估其服務(wù)質(zhì)量和績效表現(xiàn)。在退出程序啟動時，負(fù)責(zé)與外包服務(wù)商進(jìn)行溝通協(xié)商，辦理相關(guān)業(yè)務(wù)交接手續(xù)，確保物流業(yè)務(wù)的平穩(wěn)過渡。3.財務(wù)部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)審核與外包服務(wù)商之間的財務(wù)賬目，核算未結(jié)清的款項，確保公司資金安全。在退出過程中，根據(jù)合同約定和實際業(yè)務(wù)情況，進(jìn)行費用結(jié)算和支付安排。4.法務(wù)部門-職責(zé)：從法律角度審查外包服務(wù)商退出相關(guān)事宜，確保整個過程符合法律法規(guī)和合同約定。起草、審核相關(guān)法律文件，處理可能出現(xiàn)的法律糾紛，為公司提供法律咨詢和支持。三、管理流程1.退出情形識別-合同期滿不再續(xù)約：外包合同到期前，公司根據(jù)自身業(yè)務(wù)發(fā)展需求、外包服務(wù)商的績效評估結(jié)果等因素，決定是否與外包服務(wù)商續(xù)簽合同。如不再續(xù)約，應(yīng)提前按照合同約定的通知期限告知外包服務(wù)商。-服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)：若外包服務(wù)商在服務(wù)過程中，多次出現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量問題，如貨物延誤、破損率過高、倉儲管理混亂等，且經(jīng)公司書面通知整改后仍未達(dá)到合同要求的標(biāo)準(zhǔn)，公司有權(quán)啟動退出程序。-違反合同約定：外包服務(wù)商出現(xiàn)嚴(yán)重違反合同條款的行為，如泄露公司商業(yè)機密、擅自轉(zhuǎn)包業(yè)務(wù)、拖欠員工工資導(dǎo)致影響物流服務(wù)等，公司可立即決定終止合作并啟動退出流程。-經(jīng)營狀況惡化：當(dāng)外包服務(wù)商出現(xiàn)經(jīng)營困難、財務(wù)危機等情況，可能影響其正常履行合同義務(wù)時，公司經(jīng)過評估后，可考慮啟動退出程序以降低風(fēng)險。2.退出通知-一旦確定外包服務(wù)商需要退出，由物流運營部門負(fù)責(zé)向其發(fā)送書面退出通知。通知內(nèi)容應(yīng)明確退出原因、退出時間、相關(guān)要求等關(guān)鍵信息，并要求外包服務(wù)商在規(guī)定時間內(nèi)予以回復(fù)確認(rèn)。-通知發(fā)出后，物流運營部門應(yīng)保持與外包服務(wù)商的溝通，確保其收到通知并理解相關(guān)內(nèi)容。3.退出評估-業(yè)務(wù)影響評估：物流運營部門聯(lián)合相關(guān)業(yè)務(wù)部門，對外包服務(wù)商退出可能對公司物流業(yè)務(wù)產(chǎn)生的影響進(jìn)行全面評估。包括但不限于運輸線路調(diào)整、倉儲空間重新規(guī)劃、裝卸搬運作業(yè)安排等方面的影響，制定相應(yīng)的應(yīng)對預(yù)案。-財務(wù)評估：財務(wù)部門對外包服務(wù)商退出涉及的財務(wù)事項進(jìn)行評估，核算未結(jié)算的費用、押金退還、可能產(chǎn)生的違約金等，確保財務(wù)處理的準(zhǔn)確性和合理性。-法律評估：法務(wù)部門對退出過程中的法律風(fēng)險進(jìn)行評估，審查合同條款的執(zhí)行情況，確保公司的退出決定和后續(xù)操作符合法律規(guī)定，避免潛在的法律糾紛。4.業(yè)務(wù)交接-制定交接計劃：由物流運營部門牽頭，與外包服務(wù)商共同制定詳細(xì)的業(yè)務(wù)交接計劃，明確交接的內(nèi)容、步驟、時間節(jié)點以及責(zé)任人員。交接內(nèi)容包括貨物、設(shè)備、文件資料、客戶信息等。-貨物交接：按照交接計劃，雙方對在途貨物、倉儲貨物等進(jìn)行清點、核對和轉(zhuǎn)移。確保貨物數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好，交接過程有詳細(xì)記錄。-設(shè)備交接：對于外包服務(wù)商使用的屬于公司的設(shè)備或資產(chǎn)，進(jìn)行盤點和移交。外包服務(wù)商應(yīng)保證設(shè)備的正常運行和完好狀態(tài)，如有損壞或缺失，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行賠償。-文件資料交接：包括物流單據(jù)、客戶訂單、運輸記錄、庫存報表等各類文件資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，并進(jìn)行妥善存檔。-人員溝通與交接：公司相關(guān)業(yè)務(wù)人員與外包服務(wù)商的工作人員進(jìn)行溝通交接，確保工作的順利過渡。外包服務(wù)商應(yīng)配合公司對其員工進(jìn)行必要的說明和解釋工作。5.費用結(jié)算-財務(wù)核對：財務(wù)部門根據(jù)合同約定和實際業(yè)務(wù)情況，對外包服務(wù)商的費用進(jìn)行詳細(xì)核對，包括已完成業(yè)務(wù)的費用、未完成業(yè)務(wù)的預(yù)付款項、違約金、賠償金等。-結(jié)算支付：在完成各項費用核對無誤后，按照公司財務(wù)制度和合同約定進(jìn)行結(jié)算支付。如存在爭議款項，由財務(wù)部門會同法務(wù)部門和物流運營部門進(jìn)行協(xié)商解決。-開具發(fā)票：外包服務(wù)商應(yīng)按照稅務(wù)規(guī)定，及時向公司開具合法有效的發(fā)票，以便公司進(jìn)行財務(wù)入賬和稅務(wù)處理。四、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-自主決策權(quán)利：公司有權(quán)根據(jù)自身業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略、外包服務(wù)商的服務(wù)質(zhì)量和績效表現(xiàn)等因素，自主決定是否與外包服務(wù)商續(xù)簽合同或終止合作。-監(jiān)督檢查權(quán)利：在合作期間，公司有權(quán)對外包服務(wù)商的服務(wù)過程和質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，要求外包服務(wù)商提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，以確保其履行合同義務(wù)。-追究責(zé)任權(quán)利：若外包服務(wù)商違反合同約定或法律法規(guī)，給公司造成損失的，公司有權(quán)依法追究其責(zé)任，要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.公司義務(wù)-提供必要支持：在合作期間，公司應(yīng)按照合同約定，為外包服務(wù)商提供必要的業(yè)務(wù)信息、協(xié)助其開展工作，確保外包服務(wù)的順利進(jìn)行。-及時結(jié)算費用：公司應(yīng)按照合同約定的時間和方式，及時與外包服務(wù)商進(jìn)行費用結(jié)算和支付，保障外包服務(wù)商的合法權(quán)益。-信息保密義務(wù)：對于在合作過程中獲取的外包服務(wù)商的商業(yè)機密和敏感信息，公司負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露給第三方。3.外包服務(wù)商權(quán)利-獲取合理報酬權(quán)利：外包服務(wù)商有權(quán)按照合同約定，獲取相應(yīng)的服務(wù)費用。在完成合同約定的工作任務(wù)且經(jīng)公司驗收合格后，公司應(yīng)及時支付費用。-要求提供協(xié)助權(quán)利：外包服務(wù)商在履行合同過程中，有權(quán)要求公司提供必要的協(xié)助和支持，以確保服務(wù)的正常開展。-維護自身合法權(quán)益權(quán)利：在外包服務(wù)過程中，外包服務(wù)商的合法權(quán)益受到侵害時，有權(quán)通過合法途徑維護自身權(quán)益。4.外包服務(wù)商義務(wù)-提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)義務(wù)：外包服務(wù)商應(yīng)按照合同約定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，為公司提供高質(zhì)量的物流外包服務(wù)，確保貨物的安全、及時運輸和存儲等。-遵守法律法規(guī)和合同約定義務(wù)：外包服務(wù)商必須遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及與公司簽訂的合同條款，不得從事違法違規(guī)或違反合同約定的行為。-信息保密義務(wù)：對外包服務(wù)過程中獲取的公司商業(yè)機密、客戶信息等敏感信息，外包服務(wù)商負(fù)有嚴(yán)格的保密義務(wù)，不得泄露給任何第三方。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-日常監(jiān)督：物流運營部門負(fù)責(zé)對外包服務(wù)商的日常服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，定期收集業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，檢查服務(wù)執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促外包服務(wù)商整改。-定期評估：公司每季度或半年組織一次對外包服務(wù)商的全面評估，由物流運營部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門共同參與。評估內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、成本控制、合同履行情況等方面，形成評估報告。-客戶反饋監(jiān)督：關(guān)注客戶對外包服務(wù)的反饋意見，及時將客戶投訴和建議傳達(dá)給外包服務(wù)商，并跟蹤其處理結(jié)果?？蛻舴答佔鳛樵u估外包服務(wù)商的重要依據(jù)之一。2.獎勵機制-優(yōu)秀服務(wù)獎勵：對于在服務(wù)質(zhì)量、成本控制、創(chuàng)新改進(jìn)等方面表現(xiàn)突出的外包服務(wù)商，公司將給予一定的獎勵。獎勵方式包括但不限于頒發(fā)榮譽證書、增加業(yè)務(wù)量、給予價格優(yōu)惠、提前支付款項等。-合作貢獻(xiàn)獎勵：若外包服務(wù)商在公司物流業(yè)務(wù)發(fā)展過程中，做出重大貢獻(xiàn)，如協(xié)助公司開拓新市場、優(yōu)化物流流程、降低運營成本等，公司將給予特別獎勵，以激勵其繼續(xù)與公司保持良好合作。3.懲罰機制-警告與整改通知：對于出現(xiàn)一般性服務(wù)質(zhì)量問題或違反合同約定的外包服務(wù)商，公司將發(fā)出書面警告和整改通知，要求其在規(guī)定時間內(nèi)完成整改，并提交整改報告。-扣減費用：如外包服務(wù)商的服務(wù)質(zhì)量問題導(dǎo)致公司遭受損失或未達(dá)到合同約定的標(biāo)準(zhǔn)，公司有權(quán)根據(jù)合同約定扣減相應(yīng)的服務(wù)費用，以彌補損失。-終止合作：對于嚴(yán)重違反合同約定、服務(wù)質(zhì)量長期不達(dá)標(biāo)、給公司造成重大損失或不良影響的外包服務(wù)商，公司將果斷終止合作，并依法追究其責(zé)任。六、附