財(cái)務(wù)原始票據(jù)管理辦法一、引言親愛的同事們，財(cái)務(wù)原始票據(jù)就如同我們企業(yè)運(yùn)營(yíng)這部龐大機(jī)器中的一個(gè)個(gè)精密零件，雖小卻至關(guān)重要。它們記錄著公司每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈，是財(cái)務(wù)核算與監(jiān)督的基礎(chǔ)依據(jù)。在過(guò)去二十年的工作經(jīng)歷中，我深刻認(rèn)識(shí)到規(guī)范的原始票據(jù)管理對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)健康和穩(wěn)定發(fā)展的重要性。為了確保公司財(cái)務(wù)工作的順利開展，保障公司經(jīng)濟(jì)利益，同時(shí)符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，我們特制定本《財(cái)務(wù)原始票據(jù)管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)公司良好的財(cái)務(wù)秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司全體部門及員工在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的所有財(cái)務(wù)原始票據(jù)的管理。無(wú)論是采購(gòu)、銷售、差旅，還是其他各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的原始票據(jù)，都在本辦法的管理范疇之內(nèi)。三、原始票據(jù)的定義及種類1.定義：原始票據(jù)是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是我們?cè)谶M(jìn)行各種交易活動(dòng)時(shí)所獲得的能證明該交易真實(shí)發(fā)生的書面材料。2.種類發(fā)票：這是我們最常見的原始票據(jù)之一，由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制，是企業(yè)在購(gòu)銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，開具、收取的收付款憑證。像增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票等都屬于此類。財(cái)政票據(jù)：由財(cái)政部門統(tǒng)一監(jiān)制，主要用于行政事業(yè)性收費(fèi)、政府性基金、國(guó)有資源（資產(chǎn)）有償使用收入等非稅收入，以及社會(huì)團(tuán)體會(huì)費(fèi)、醫(yī)療收費(fèi)、公益事業(yè)捐贈(zèng)票據(jù)等。比如我們向政府部門繳納相關(guān)費(fèi)用時(shí)取得的票據(jù)。自制原始憑證：公司內(nèi)部根據(jù)自身業(yè)務(wù)需要自行填制的原始憑證，如借款單、費(fèi)用報(bào)銷單、出入庫(kù)單等。這些憑證雖然是我們自己制作的，但同樣具有法律效力，是記錄公司內(nèi)部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。四、原始票據(jù)的取得與填制要求1.取得要求真實(shí)性：大家在取得原始票據(jù)時(shí)，一定要確保該票據(jù)所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是真實(shí)發(fā)生的。這就要求我們?cè)谶M(jìn)行交易活動(dòng)時(shí)，仔細(xì)核實(shí)對(duì)方的資質(zhì)和業(yè)務(wù)情況，避免取得虛假票據(jù)。例如，在采購(gòu)商品時(shí)，要確認(rèn)供應(yīng)商是否真實(shí)存在，所提供的商品是否與實(shí)際交易相符。合法性：取得的原始票據(jù)必須符合國(guó)家法律法規(guī)和稅收政策的規(guī)定。發(fā)票要通過(guò)正規(guī)渠道取得，不得接受虛開、代開的發(fā)票。財(cái)政票據(jù)也要確保是由財(cái)政部門合法監(jiān)制和發(fā)放的。完整性：原始票據(jù)的內(nèi)容必須完整，包括但不限于發(fā)票的名稱、發(fā)票代碼和號(hào)碼、聯(lián)次及用途、客戶名稱、開戶銀行及賬號(hào)、商品名稱或經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目、計(jì)量單位、數(shù)量、單價(jià)、大小寫金額、開票人、開票日期、開票單位（個(gè)人）名稱（章）等。任何一項(xiàng)內(nèi)容缺失，都可能導(dǎo)致票據(jù)無(wú)效或給公司帶來(lái)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2.填制要求（針對(duì)自制原始憑證）清晰準(zhǔn)確：填寫自制原始憑證時(shí)，字跡要清晰、工整，不得潦草。數(shù)字填寫要規(guī)范，金額大小寫必須一致且準(zhǔn)確無(wú)誤。例如，小寫金額前要加人民幣符號(hào)“￥”，大寫金額要頂格填寫，不得留有空白。內(nèi)容完整：按照憑證的格式和要求，如實(shí)填寫各項(xiàng)內(nèi)容。比如借款單，要詳細(xì)填寫借款日期、借款人、借款用途、借款金額等信息；費(fèi)用報(bào)銷單要注明報(bào)銷日期、報(bào)銷人、報(bào)銷項(xiàng)目、金額及相關(guān)附件張數(shù)等。簽章齊全：自制原始憑證必須有相關(guān)責(zé)任人的簽字或蓋章。一般來(lái)說(shuō)，借款單需要借款人簽字、部門負(fù)責(zé)人審批簽字；費(fèi)用報(bào)銷單需要報(bào)銷人簽字、部門負(fù)責(zé)人審核簽字、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字等，確保每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都有相應(yīng)的責(zé)任人負(fù)責(zé)。五、原始票據(jù)的審核1.部門初審：各部門在收到原始票據(jù)后，部門負(fù)責(zé)人或指定的審核人員要對(duì)票據(jù)進(jìn)行初步審核。主要審核票據(jù)的真實(shí)性、與本部門業(yè)務(wù)的相關(guān)性以及票據(jù)的完整性。例如，對(duì)于采購(gòu)發(fā)票，要審核所采購(gòu)的商品是否確實(shí)為本部門所需，發(fā)票上的信息是否與采購(gòu)合同一致等。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與相關(guān)人員溝通并要求補(bǔ)充或更正。希望大家在初審環(huán)節(jié)認(rèn)真負(fù)責(zé)，把好第一關(guān)。2.財(cái)務(wù)審核：經(jīng)過(guò)部門初審后的原始票據(jù)，提交到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行進(jìn)一步審核。財(cái)務(wù)人員會(huì)從財(cái)務(wù)專業(yè)角度對(duì)票據(jù)進(jìn)行全面審核，包括票據(jù)的合法性、合規(guī)性、金額計(jì)算的準(zhǔn)確性等。對(duì)于不符合要求的票據(jù)，財(cái)務(wù)人員會(huì)及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行處理。在這里，我們鼓勵(lì)大家在提交票據(jù)前，先自行對(duì)照本辦法的要求進(jìn)行檢查，這樣可以提高審核效率，減少不必要的往返溝通。財(cái)務(wù)審核的具體要點(diǎn)如下：發(fā)票審核：檢查發(fā)票的真?zhèn)?，可以通過(guò)稅務(wù)機(jī)關(guān)的官方網(wǎng)站或發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)進(jìn)行查詢。審核發(fā)票的開具是否符合規(guī)定，如發(fā)票的稅率是否正確、發(fā)票內(nèi)容是否與實(shí)際業(yè)務(wù)相符、發(fā)票是否加蓋了發(fā)票專用章等。財(cái)政票據(jù)審核：查看票據(jù)是否為合法有效的財(cái)政票據(jù)，票據(jù)的內(nèi)容是否完整，收費(fèi)項(xiàng)目是否符合規(guī)定等。自制原始憑證審核：審核自制原始憑證的填寫是否符合要求，相關(guān)手續(xù)是否齊全，業(yè)務(wù)內(nèi)容是否真實(shí)合理等。六、原始票據(jù)的粘貼與裝訂1.粘貼要求分類粘貼：為了便于財(cái)務(wù)人員整理和核算，大家在粘貼原始票據(jù)時(shí)，要按照票據(jù)的種類進(jìn)行分類。比如將發(fā)票粘貼在一起，車票、機(jī)票等差旅費(fèi)票據(jù)粘貼在一起，自制原始憑證粘貼在一起等。粘貼規(guī)范：使用專門的粘貼單，將票據(jù)按照從下往上、從右往左的順序依次粘貼，確保票據(jù)平整、不重疊、不超出粘貼單的范圍。每張票據(jù)都要粘貼牢固，防止脫落。粘貼時(shí)，可以使用膠水或膠棒，避免使用訂書釘?shù)燃怃J物品。注明附件張數(shù)：在粘貼單上要注明所粘貼票據(jù)的張數(shù)，以便于核對(duì)和統(tǒng)計(jì)。2.裝訂要求財(cái)務(wù)部門在完成原始票據(jù)的審核后，會(huì)按照一定的方法和順序?qū)ζ睋?jù)進(jìn)行裝訂。裝訂成冊(cè)的票據(jù)要便于保管和查閱，一般會(huì)在裝訂封面上注明年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號(hào)碼等信息。七、原始票據(jù)的保管1.保管期限：原始票據(jù)的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，會(huì)計(jì)憑證（包括原始票據(jù)）的保管期限為30年。在保管期限內(nèi)，不得隨意銷毀原始票據(jù)。這是為了保證公司財(cái)務(wù)資料的完整性和可追溯性，以備日后審計(jì)、稅務(wù)檢查等需要。2.保管方式紙質(zhì)票據(jù)：審核無(wú)誤并裝訂成冊(cè)的紙質(zhì)原始票據(jù)，要存放在專門的檔案室或文件柜中，做好防火、防潮、防蟲、防盜等措施。檔案室要保持干燥、通風(fēng)良好，文件柜要定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。電子票據(jù)：隨著信息化的發(fā)展，越來(lái)越多的原始票據(jù)以電子形式存在。對(duì)于電子票據(jù)，要按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性?？梢允褂脤ｉT的電子存儲(chǔ)設(shè)備，定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存放在不同的地點(diǎn)，防止因設(shè)備損壞、自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.查閱與借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱原始票據(jù)時(shí)，要辦理相關(guān)的查閱或借閱手續(xù)。填寫查閱申請(qǐng)表或借閱登記表，注明查閱或借閱的原因、范圍、期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可進(jìn)行查閱或借閱。借閱人要妥善保管所借閱的票據(jù)，不得擅自涂改、損壞或丟失。借閱期滿后，要及時(shí)歸還。我們希望大家在查閱和借閱原始票據(jù)時(shí)，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，共同保護(hù)公司財(cái)務(wù)資料的安全。八、違規(guī)處理如果員工在原始票據(jù)管理過(guò)程中違反本辦法的規(guī)定，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。對(duì)于輕微違規(guī)行為，如票據(jù)填寫不規(guī)范但未造成實(shí)際損失的，公司將給予批評(píng)教育，并要求及時(shí)更正；對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，如故意提供虛假票據(jù)、偽造票據(jù)等，公司將按照公司的規(guī)章制度嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)