福建電子公章管理辦法一、引言在數(shù)字化飛速發(fā)展的今天，電子公章作為企業(yè)和組織日常運(yùn)營(yíng)中重要的工具，其使用的安全性和規(guī)范性顯得尤為重要。福建地區(qū)企業(yè)眾多，業(yè)務(wù)往來(lái)頻繁，電子公章的廣泛應(yīng)用極大地提高了工作效率，但也帶來(lái)了一系列管理問(wèn)題。為了確保電子公章在合法、安全、高效的環(huán)境下使用，我們制定了本管理辦法。希望大家能夠認(rèn)真閱讀并遵守，共同維護(hù)電子公章使用的良好秩序。二、適用范圍本辦法適用于福建地區(qū)所有使用電子公章的企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織。無(wú)論是在內(nèi)部文件簽署，還是與外部合作伙伴進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)，只要涉及電子公章的使用，都應(yīng)當(dāng)遵循本辦法的相關(guān)規(guī)定。三、電子公章的定義和特點(diǎn)（一）定義電子公章是指以數(shù)字簽名技術(shù)為核心，通過(guò)密碼技術(shù)生成的包含企業(yè)或組織身份信息和印章圖像的電子數(shù)據(jù)，用于在電子文檔上進(jìn)行簽署，以確認(rèn)文件的真實(shí)性、完整性和不可抵賴性。（二）特點(diǎn)1.便捷性：可以隨時(shí)隨地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行簽署，無(wú)需紙質(zhì)文件和實(shí)體印章，大大節(jié)省了時(shí)間和成本。2.安全性：采用先進(jìn)的數(shù)字簽名技術(shù)，確保電子公章的唯一性和不可篡改性，有效防止印章被冒用和偽造。3.高效性：電子公章的簽署過(guò)程快速簡(jiǎn)便，能夠提高文件處理的效率，加快業(yè)務(wù)流程的推進(jìn)。四、電子公章的申請(qǐng)與制作（一）申請(qǐng)條件1.企業(yè)或組織必須具有合法的營(yíng)業(yè)執(zhí)照或登記證書。2.申請(qǐng)人必須是企業(yè)或組織的法定代表人或授權(quán)代表。3.企業(yè)或組織應(yīng)當(dāng)具備完善的內(nèi)部管理制度和安全保障措施，能夠確保電子公章的安全使用。（二）申請(qǐng)流程1.企業(yè)或組織向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)指定的電子公章制作機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)，并提交相關(guān)材料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等。2.電子公章制作機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為企業(yè)或組織制作電子公章。3.企業(yè)或組織在領(lǐng)取電子公章時(shí)，應(yīng)當(dāng)與電子公章制作機(jī)構(gòu)簽訂使用協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）制作要求1.電子公章的制作應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保其安全性和可靠性。2.電子公章的圖像應(yīng)當(dāng)清晰、完整，與企業(yè)或組織的實(shí)體印章一致。3.電子公章應(yīng)當(dāng)包含企業(yè)或組織的名稱、法定代表人姓名、印章編號(hào)等必要信息。五、電子公章的使用與管理（一）使用范圍電子公章可以用于企業(yè)或組織內(nèi)部的各類文件簽署，如合同、協(xié)議、報(bào)告、通知等；也可以用于與外部合作伙伴的業(yè)務(wù)往來(lái)，如商務(wù)合同、采購(gòu)訂單、發(fā)票等。但涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的文件，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，不得使用電子公章簽署。（二）使用流程1.企業(yè)或組織應(yīng)當(dāng)建立健全電子公章使用管理制度，明確電子公章的使用權(quán)限和審批流程。2.申請(qǐng)人在使用電子公章時(shí)，應(yīng)當(dāng)填寫電子公章使用申請(qǐng)表，注明文件名稱、用途、簽署日期等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批同意。3.審批通過(guò)后，申請(qǐng)人可以通過(guò)電子公章管理系統(tǒng)對(duì)文件進(jìn)行簽署。簽署時(shí)，應(yīng)當(dāng)確保電子公章的使用環(huán)境安全，避免在公共網(wǎng)絡(luò)或不安全的設(shè)備上進(jìn)行操作。4.簽署完成后，電子公章管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)自動(dòng)記錄簽署信息，包括簽署時(shí)間、簽署人、文件內(nèi)容等，以備查詢和審計(jì)。（三）管理職責(zé)1.企業(yè)或組織應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)電子公章的管理，確保電子公章的安全使用。2.電子公章管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)電子公章管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.企業(yè)或組織應(yīng)當(dāng)建立電子公章使用檔案，對(duì)電子公章的申請(qǐng)、制作、使用、注銷等情況進(jìn)行記錄和管理。六、電子公章的安全保障（一）技術(shù)保障1.電子公章管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的加密技術(shù)，對(duì)電子公章和簽署文件進(jìn)行加密處理，確保其安全性和保密性。2.電子公章管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)備份等功能，防止電子公章被非法獲取和使用。3.電子公章管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行安全檢測(cè)和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全漏洞。（二）人員保障1.企業(yè)或組織應(yīng)當(dāng)對(duì)電子公章管理人員和使用人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。2.電子公章管理人員和使用人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守電子公章使用管理制度，不得將電子公章的密碼、密鑰等信息泄露給他人。3.企業(yè)或組織應(yīng)當(dāng)建立電子公章使用監(jiān)督機(jī)制，對(duì)電子公章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。（三）應(yīng)急處理1.企業(yè)或組織應(yīng)當(dāng)制定電子公章安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.當(dāng)發(fā)生電子公章被盜用、丟失、損壞等安全事件時(shí)，企業(yè)或組織應(yīng)當(dāng)立即采取措施，如暫停使用電子公章、通知相關(guān)部門、進(jìn)行調(diào)查處理等。3.企業(yè)或組織應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公安機(jī)關(guān)和電子公章制作機(jī)構(gòu)報(bào)告安全事件的發(fā)生情況，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。七、電子公章的注銷與銷毀（一）注銷條件1.企業(yè)或組織依法終止或解散。2.電子公章被盜用、丟失、損壞等，無(wú)法繼續(xù)使用。3.企業(yè)或組織需要更換電子公章。（二）注銷流程1.企業(yè)或組織向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)指定的電子公章制作機(jī)構(gòu)提出注銷申請(qǐng)，并提交相關(guān)材料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等。2.電子公章制作機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為企業(yè)或組織注銷電子公章。3.企業(yè)或組織在注銷電子公章時(shí)，應(yīng)當(dāng)將電子公章的密碼、密鑰等信息交回電子公章制作機(jī)構(gòu)，并銷毀相關(guān)的存儲(chǔ)介質(zhì)。（三）銷毀要求1.電子公章制作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)注銷的電子公章進(jìn)行銷毀處理，確保其無(wú)法被恢復(fù)和使用。2.電子公章制作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立電子公章銷毀檔案，對(duì)電子公章的銷毀情況進(jìn)行記錄和管理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督企業(yè)或組織應(yīng)當(dāng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)電子公章的使用情況進(jìn)行定期檢查和審計(jì)。檢查內(nèi)容包括電子公章的申請(qǐng)、制作、使用、注銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的相關(guān)規(guī)定，電子公章管理系統(tǒng)是否安全可靠等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行整改和處理。（二）外部監(jiān)督公安機(jī)關(guān)和相關(guān)部門將對(duì)福建地區(qū)電子公章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。企業(yè)或組織應(yīng)當(dāng)積極配合公安機(jī)關(guān)和相關(guān)部門的工作，如實(shí)提供有關(guān)電子公章的使用情況和相關(guān)資料。對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，公安機(jī)關(guān)和相關(guān)部門將依法進(jìn)行處理。九、法律責(zé)任（一）企業(yè)或組織責(zé)任企業(yè)或組織違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由公安機(jī)關(guān)責(zé)令限期改正；逾期不改正的，處1000元以上5000元以下罰款：1.未按照規(guī)定申請(qǐng)、制作、使用、注銷電子公章的；2.未建立健全電子公章使用管理制度，導(dǎo)致電子公章被盜用、丟失、損壞等安全事件發(fā)生的；3.未對(duì)電子公章管理人員和使用人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，導(dǎo)致電子公章使用不當(dāng)?shù)模?.未配合公安機(jī)關(guān)和相關(guān)部門進(jìn)行監(jiān)督檢查的。（二）個(gè)人責(zé)任個(gè)人違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由公安機(jī)關(guān)處警告或者500元以下罰款；情節(jié)嚴(yán)重的，處500元以上2000元以下罰款：1.冒用他人電子公章簽署文件的