律師業(yè)務(wù)歸檔管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強(qiáng)律師事務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案管理，規(guī)范律師業(yè)務(wù)歸檔工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案在律師事務(wù)所管理、律師業(yè)務(wù)研究和社會服務(wù)等方面的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《律師法》以及相關(guān)行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本律師事務(wù)所實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本律師事務(wù)所內(nèi)所有律師及輔助人員辦理各類業(yè)務(wù)形成的檔案材料的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。管理原則律師業(yè)務(wù)檔案管理工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理、完整規(guī)范、安全保密、便于利用的原則，確保業(yè)務(wù)檔案的真實、完整和有效。歸檔范圍訴訟業(yè)務(wù)檔案1.刑事訴訟案件包括但不限于起訴書、辯護(hù)詞、代理詞、證據(jù)材料、庭審筆錄、判決書、裁定書等與案件相關(guān)的所有法律文書和材料。2.民事訴訟案件涵蓋起訴狀、答辯狀、證據(jù)清單、代理意見、庭審記錄、調(diào)解書、判決書、上訴狀等各類訴訟文書和證據(jù)材料。3.行政訴訟案件包含行政起訴狀、答辯狀、行政復(fù)議決定書、證據(jù)材料、庭審筆錄、行政判決書、裁定書等相關(guān)材料。非訴訟業(yè)務(wù)檔案1.法律顧問業(yè)務(wù)包括法律顧問合同、法律意見書、律師函、會議紀(jì)要、日常咨詢記錄等與法律顧問服務(wù)相關(guān)的文件和資料。2.商務(wù)談判業(yè)務(wù)涉及談判方案、談判記錄、合作協(xié)議、意向書、備忘錄等與商務(wù)談判過程和結(jié)果相關(guān)的材料。3.項目融資業(yè)務(wù)涵蓋融資方案、盡職調(diào)查報告、借款合同、擔(dān)保合同、評估報告等與項目融資相關(guān)的各類文件。4.證券發(fā)行與上市業(yè)務(wù)包括招股說明書、承銷協(xié)議、審計報告、法律意見書、上市公告書等與證券發(fā)行和上市相關(guān)的重要文件。其他業(yè)務(wù)檔案除上述業(yè)務(wù)外，律師辦理的其他各類業(yè)務(wù)所形成的具有保存價值的文件、材料，如法律咨詢記錄、代書文書等，也應(yīng)按照本辦法進(jìn)行歸檔。歸檔要求材料收集1.律師及輔助人員在業(yè)務(wù)辦理過程中，應(yīng)及時收集、整理與業(yè)務(wù)相關(guān)的各種材料，確保材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要的證據(jù)材料、法律文書等，應(yīng)收集原件；無法收集原件的，應(yīng)收集清晰的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.業(yè)務(wù)辦理過程中形成的電子文件，如電子郵件、電子合同、電子證據(jù)等，應(yīng)及時進(jìn)行備份，并按照電子文件歸檔的相關(guān)要求進(jìn)行處理。材料整理1.收集到的材料應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型、時間順序、重要程度等進(jìn)行分類整理，做到條理清晰、便于查找。2.對于同一案件或項目的材料，應(yīng)集中整理在一起；對于不同案件或項目的材料，應(yīng)分開整理，避免混淆。3.整理后的材料應(yīng)去除金屬物，對破損的材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或托裱，對過大的材料應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪。檔案裝訂1.裝訂檔案應(yīng)使用符合檔案保管要求的裝訂材料，如棉線、塑料夾等，確保檔案的牢固和耐用。2.裝訂時應(yīng)注意保持材料的平整和整齊，避免出現(xiàn)材料折疊、卷曲等情況。3.對于厚度較大的檔案，可采用分冊裝訂的方式，但應(yīng)在每冊檔案的封面和脊背注明冊數(shù)和總冊數(shù)。檔案編目1.編目是對歸檔材料進(jìn)行系統(tǒng)的登記和編號，以便于管理和查找。編目內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、案件或項目名稱、當(dāng)事人姓名、承辦律師、歸檔日期等基本信息。2.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用年度、業(yè)務(wù)類型、案件或項目序號等組合方式進(jìn)行編號。3.編目完成后，應(yīng)制作檔案目錄清單，并與檔案材料一并保存。歸檔流程初步整理1.業(yè)務(wù)承辦律師及輔助人員在業(yè)務(wù)辦理完畢后，應(yīng)在[具體時間]內(nèi)對所形成的材料進(jìn)行初步整理，按照歸檔要求分類、裝訂，并填寫檔案移交清單。2.初步整理完成后，業(yè)務(wù)承辦律師應(yīng)將檔案材料和移交清單一并提交給檔案管理人員進(jìn)行審核。審核與接收1.檔案管理人員收到業(yè)務(wù)承辦律師提交的檔案材料和移交清單后，應(yīng)在[具體時間]內(nèi)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括材料的完整性、整理的規(guī)范性、編目的準(zhǔn)確性等。2.對于審核通過的檔案材料，檔案管理人員應(yīng)在移交清單上簽字確認(rèn)，并辦理接收手續(xù)；對于審核不通過的檔案材料，檔案管理人員應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)承辦律師進(jìn)行補(bǔ)充或整改。歸檔存儲1.審核通過的檔案材料應(yīng)及時進(jìn)行歸檔存儲。檔案管理人員應(yīng)按照檔案編號順序?qū)n案存放在指定的檔案柜或檔案庫中，并做好防潮、防火、防蟲、防盜等安全防護(hù)措施。2.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專門的電子檔案管理系統(tǒng)中，并進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全和可恢復(fù)性。檔案保管保管期限1.律師業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本律師事務(wù)所的實際情況確定。2.永久保管的檔案主要包括具有重大社會影響、涉及國家機(jī)密、具有重要?dú)v史價值的案件或項目檔案；長期保管的檔案一般保管期限為[具體年限]；短期保管的檔案一般保管期限為[具體年限]。保管環(huán)境1.檔案庫應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度應(yīng)控制在[具體溫度范圍]，濕度應(yīng)控制在[具體濕度范圍]。2.檔案庫應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、防蟲藥劑、防盜報警裝置等，確保檔案的安全。3.檔案庫應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。檔案盤點(diǎn)1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、存放位置、保管狀況等。2.盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。同時，應(yīng)做好盤點(diǎn)記錄，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。檔案利用利用權(quán)限1.本律師事務(wù)所內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用檔案。2.外部單位或個人因司法調(diào)查、學(xué)術(shù)研究等原因需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)持有相關(guān)的證明文件，并經(jīng)本律師事務(wù)所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱、借閱。利用流程1.本律師事務(wù)所內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位或個人查閱、借閱檔案，應(yīng)先向本律師事務(wù)所提出書面申請，經(jīng)本律師事務(wù)所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，填寫《檔案查閱/借閱申請表》，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱、借閱。3.查閱、借閱檔案時，應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改、丟失檔案材料；如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。利用記錄1.檔案管理人員應(yīng)做好檔案利用記錄，包括查閱/借閱人姓名、單位、查閱/借閱時間、查閱/借閱內(nèi)容等信息。2.檔案利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。檔案鑒定與銷毀鑒定組織本律師事務(wù)所應(yīng)成立檔案鑒定小組，由律師事務(wù)所負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、資深律師等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定程序1.檔案管理人員在檔案保管期限屆滿前[具體時間]，應(yīng)提出檔案鑒定申請，并將到期檔案清單提交給檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組應(yīng)按照國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和本律師事務(wù)所的實際情況，對到期檔案進(jìn)行全面鑒定。3.經(jīng)鑒定，仍具有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；已無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。銷毀程序1.對于經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)報本律師事務(wù)所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案銷毀的徹底性和安全性。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.本律師事務(wù)所應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案歸檔情況、保管情況、利用情況等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)人員進(jìn)行整改。考核評價1.本律師事務(wù)所應(yīng)