房產(chǎn)簽約合同管理辦法一、前言親愛(ài)的各位同事，在我們房產(chǎn)行業(yè)中，房產(chǎn)簽約合同是保障公司與客戶權(quán)益的關(guān)鍵文件，它貫穿了整個(gè)房產(chǎn)交易流程，其管理的好壞直接影響到公司的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、客戶滿意度以及公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷拓展，為了確保每一份房產(chǎn)簽約合同都能合法合規(guī)、準(zhǔn)確無(wú)誤地簽訂與執(zhí)行，我們制定了本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守，共同維護(hù)公司的良好形象與利益。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及房產(chǎn)銷(xiāo)售、租賃等業(yè)務(wù)的簽約合同管理，涵蓋住宅、商業(yè)地產(chǎn)等各類(lèi)房產(chǎn)項(xiàng)目。無(wú)論是公司與個(gè)人客戶，還是與企業(yè)客戶簽訂的相關(guān)合同，均在此管理辦法的規(guī)范范圍內(nèi)。三、合同簽訂前管理（一）客戶信息收集與審核1.信息收集在與客戶初步接觸時(shí)，業(yè)務(wù)人員要積極、耐心地收集客戶的詳細(xì)信息。對(duì)于個(gè)人客戶，需收集姓名、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、家庭住址等基本信息；對(duì)于企業(yè)客戶，要收集企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人姓名、聯(lián)系方式、企業(yè)地址等關(guān)鍵信息。這些信息將為后續(xù)合同的簽訂提供準(zhǔn)確依據(jù)。2.信息審核收集到客戶信息后，業(yè)務(wù)人員要及時(shí)將信息提交給審核部門(mén)。審核部門(mén)需通過(guò)官方渠道，如身份證核查系統(tǒng)、企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)等，對(duì)客戶信息的真實(shí)性、完整性進(jìn)行嚴(yán)格審核。確?？蛻粜畔⒄鎸?shí)可靠，避免因信息不實(shí)導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)。例如，曾有業(yè)務(wù)人員未仔細(xì)審核客戶身份證信息，簽訂合同后發(fā)現(xiàn)客戶提供的是過(guò)期身份證，給后續(xù)手續(xù)辦理帶來(lái)諸多麻煩。希望大家引以為戒，認(rèn)真做好信息審核工作。（二）合同文本準(zhǔn)備1.標(biāo)準(zhǔn)合同模板制定公司法務(wù)部門(mén)聯(lián)合業(yè)務(wù)部門(mén)，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司業(yè)務(wù)實(shí)際情況，制定各類(lèi)房產(chǎn)簽約合同的標(biāo)準(zhǔn)模板。模板內(nèi)容要涵蓋合同雙方基本信息、房產(chǎn)基本情況（如地址、面積、用途等）、交易價(jià)格、付款方式、交房時(shí)間、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款。確保合同條款清晰、明確，無(wú)歧義，充分保障公司與客戶的合法權(quán)益。2.合同模板更新隨著法律法規(guī)的變化、行業(yè)政策的調(diào)整以及公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，法務(wù)部門(mén)要定期對(duì)合同標(biāo)準(zhǔn)模板進(jìn)行審查與更新。及時(shí)將新的法律規(guī)定、政策要求融入合同模板中，確保合同的合法性與有效性。同時(shí)，根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)合同條款進(jìn)行優(yōu)化與完善，提高合同的可操作性。例如，當(dāng)房產(chǎn)交易稅收政策發(fā)生變化時(shí)，要及時(shí)在合同模板中明確相關(guān)稅費(fèi)的承擔(dān)方，避免因政策變化引發(fā)合同糾紛。（三）合同條款協(xié)商與審批1.條款協(xié)商業(yè)務(wù)人員在與客戶就合同條款進(jìn)行協(xié)商時(shí)，要秉持公平、公正、誠(chéng)信的原則。對(duì)于客戶提出的合理修改意見(jiàn)，要認(rèn)真記錄并及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)。對(duì)于涉及重大利益或法律風(fēng)險(xiǎn)的條款修改，要謹(jǐn)慎對(duì)待，需與法務(wù)部門(mén)溝通后再做決定。在協(xié)商過(guò)程中，要注意溝通方式與技巧，保持良好的合作氛圍，爭(zhēng)取達(dá)成雙方都滿意的合同條款。2.合同審批協(xié)商確定后的合同文本，需按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。業(yè)務(wù)人員將合同文本提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人初審，部門(mén)負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審查合同條款是否符合公司業(yè)務(wù)政策、是否滿足客戶需求。初審?fù)ㄟ^(guò)后，提交給法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門(mén)要從法律法規(guī)角度對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行全面審查，確保合同不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。最后，由公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審，綜合考慮合同的整體情況，做出審批決定。只有經(jīng)過(guò)完整審批流程的合同，才能進(jìn)入簽訂環(huán)節(jié)。四、合同簽訂管理（一）簽訂主體資格確認(rèn)在簽訂合同前，業(yè)務(wù)人員要再次確認(rèn)合同簽訂主體的資格。對(duì)于個(gè)人客戶，要核實(shí)其身份證原件，確保簽字人與身份證信息一致，且具有完全民事行為能力。對(duì)于企業(yè)客戶，要核實(shí)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件、法定代表人身份證明原件等，確保簽訂合同的代表具有合法授權(quán)。如發(fā)現(xiàn)簽訂主體資格存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通解決，避免無(wú)效合同的產(chǎn)生。（二）合同簽訂方式與流程1.簽訂方式公司鼓勵(lì)采用面對(duì)面簽訂合同的方式，以便雙方就合同條款進(jìn)行充分溝通與確認(rèn)。如因特殊情況無(wú)法面對(duì)面簽訂，可采用郵寄合同、電子合同等方式簽訂。采用郵寄合同方式時(shí)，要確保合同在郵寄過(guò)程中的安全與完整性，并及時(shí)跟蹤合同郵寄進(jìn)度。采用電子合同方式時(shí)，要選擇符合法律法規(guī)要求的電子合同平臺(tái)，確保電子合同的法律效力。2.簽訂流程無(wú)論是哪種簽訂方式，都要遵循以下基本流程：首先，業(yè)務(wù)人員向客戶詳細(xì)介紹合同條款內(nèi)容，確?？蛻舫浞掷斫夂贤瑱?quán)利與義務(wù)。然后，由客戶簽字（個(gè)人客戶簽字并按手印，企業(yè)客戶加蓋公章并由法定代表人或授權(quán)代表簽字）。最后，公司方簽字蓋章。簽字蓋章完成后，合同正式生效。在簽訂過(guò)程中，要注意合同簽字蓋章的規(guī)范性，確保簽字清晰、公章完整。（三）合同簽訂見(jiàn)證與存檔1.見(jiàn)證要求對(duì)于重大房產(chǎn)項(xiàng)目合同或涉及金額較大的合同，公司可安排專人進(jìn)行簽訂見(jiàn)證。見(jiàn)證人員要對(duì)合同簽訂過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保簽訂過(guò)程符合規(guī)定，合同簽字蓋章真實(shí)有效。見(jiàn)證人員需在合同上簽字確認(rèn)見(jiàn)證情況。2.合同存檔合同簽訂完成后，業(yè)務(wù)人員要及時(shí)將合同原件及相關(guān)附件（如客戶資料、審批文件等）提交給檔案管理部門(mén)進(jìn)行存檔。檔案管理部門(mén)要按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立完善的合同檔案目錄，便于后續(xù)查詢與管理。同時(shí)，要確保合同檔案的安全存儲(chǔ)，防止合同丟失、損壞或泄露。五、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.建立跟蹤機(jī)制合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)要指定專人負(fù)責(zé)合同履行跟蹤工作。跟蹤人員要根據(jù)合同約定的履行節(jié)點(diǎn)，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查與記錄。例如，對(duì)于房產(chǎn)銷(xiāo)售合同，要跟蹤客戶付款進(jìn)度、交房時(shí)間等；對(duì)于房產(chǎn)租賃合同，要跟蹤租金支付情況、房屋使用情況等。通過(guò)建立有效的跟蹤機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.跟蹤記錄與報(bào)告跟蹤人員要詳細(xì)記錄合同履行過(guò)程中的每一個(gè)重要事項(xiàng)，包括客戶付款時(shí)間、金額，房屋交付情況，雙方溝通情況等。每月要向部門(mén)負(fù)責(zé)人提交合同履行跟蹤報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容要真實(shí)、準(zhǔn)確、詳細(xì)。如發(fā)現(xiàn)合同履行出現(xiàn)異常情況，要及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并提出相應(yīng)的解決方案。（二）合同變更與轉(zhuǎn)讓1.合同變更在合同履行過(guò)程中，如因客觀原因需要對(duì)合同條款進(jìn)行變更，合同雙方需協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面的合同變更協(xié)議。業(yè)務(wù)人員要及時(shí)將變更協(xié)議提交給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核與審批，審批流程與合同簽訂審批流程相同。變更協(xié)議簽訂后，要及時(shí)更新合同檔案，確保合同檔案的完整性與準(zhǔn)確性。2.合同轉(zhuǎn)讓未經(jīng)公司書(shū)面同意，客戶不得擅自將合同權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三方。如客戶確有轉(zhuǎn)讓需求，業(yè)務(wù)人員要協(xié)助客戶按照公司規(guī)定的流程辦理合同轉(zhuǎn)讓手續(xù)。首先，客戶要提交書(shū)面的轉(zhuǎn)讓申請(qǐng)，說(shuō)明轉(zhuǎn)讓原因、受讓方基本情況等。公司對(duì)受讓方進(jìn)行資格審查，如審查通過(guò)，由合同雙方與受讓方簽訂三方轉(zhuǎn)讓協(xié)議。轉(zhuǎn)讓協(xié)議簽訂后，按照規(guī)定進(jìn)行存檔管理。（三）合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防在合同履行過(guò)程中，我們鼓勵(lì)業(yè)務(wù)人員與客戶保持良好的溝通與合作關(guān)系，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題，避免糾紛的產(chǎn)生。同時(shí)，法務(wù)部門(mén)要定期對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行法律培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)人員的法律意識(shí)與風(fēng)險(xiǎn)防范能力，從源頭上預(yù)防合同糾紛。2.糾紛處理流程如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)人員要第一時(shí)間向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并及時(shí)收集與糾紛相關(guān)的證據(jù)材料，如合同文本、溝通記錄、履行憑證等。部門(mén)負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員對(duì)糾紛情況進(jìn)行分析與評(píng)估，制定糾紛處理方案。對(duì)于一般性糾紛，可通過(guò)協(xié)商、調(diào)解等方式解決；對(duì)于重大糾紛，要及時(shí)啟動(dòng)法律程序，由法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)處理。在糾紛處理過(guò)程中，要及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況，確保糾紛得到妥善解決。六、合同檔案管理（一）檔案分類(lèi)與編號(hào)1.分類(lèi)原則檔案管理部門(mén)按照房產(chǎn)項(xiàng)目類(lèi)型、合同性質(zhì)（銷(xiāo)售合同、租賃合同等）對(duì)合同檔案進(jìn)行分類(lèi)。例如，將住宅銷(xiāo)售合同、商業(yè)地產(chǎn)銷(xiāo)售合同分別歸類(lèi)，將短期租賃合同、長(zhǎng)期租賃合同分別歸類(lèi)。通過(guò)科學(xué)分類(lèi)，便于合同檔案的查找與管理。2.編號(hào)規(guī)則為每一份合同檔案編制唯一的編號(hào)。編號(hào)由合同類(lèi)別代碼、年份、順序號(hào)等組成。例如，住宅銷(xiāo)售合同2024年的第一份合同編號(hào)可為“ZS2024001”。編號(hào)要清晰、規(guī)范，便于識(shí)別與查詢。（二）檔案存儲(chǔ)與保管1.存儲(chǔ)設(shè)施公司要為合同檔案提供專門(mén)的存儲(chǔ)場(chǎng)所，配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、防潮箱、防火設(shè)備等。確保存儲(chǔ)場(chǎng)所環(huán)境適宜，能夠有效防止合同檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀、火災(zāi)等損壞。2.保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定，確定不同類(lèi)型合同檔案的保管期限。一般情況下，房產(chǎn)銷(xiāo)售合同保管期限為自合同履行完畢之日起10年，房產(chǎn)租賃合同保管期限為租賃期限屆滿后5年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（三）檔案借閱與查閱1.借閱制度公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱合同名稱、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)15個(gè)工作日，如需延期，需辦理延期手續(xù)。借閱人員要妥善保管借閱的合同檔案，不得擅自涂改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借。2.查閱制度外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司合同檔案的，需持有相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門(mén)要安排專人陪同查閱，查閱過(guò)程中不得允許查閱人員擅自摘抄、復(fù)制合同內(nèi)容。查閱完畢后，要對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)房產(chǎn)簽約合同管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)內(nèi)容包括合同簽訂流程是否合規(guī)、合同履行情況是否正常、合同檔案管理是否規(guī)范等。通過(guò)內(nèi)部審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出整改建議。2.日常監(jiān)督檢查業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門(mén)合同管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。定期檢查業(yè)務(wù)人員對(duì)合同管理辦法的執(zhí)行情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正與指導(dǎo)。同時(shí)，鼓勵(lì)員工之間相互監(jiān)督，共同提高合同管理水平。（二）考核與獎(jiǎng)懲1.考核指標(biāo)建立科學(xué)合理的合同管理考核指標(biāo)體系，考核指標(biāo)包括合同簽訂合規(guī)率、合同履行率、合同糾紛發(fā)生率、合同檔案管理規(guī)范率等。通過(guò)量化考核指標(biāo)，客觀、公正地評(píng)價(jià)員工的合同管理工作績(jī)效。2.獎(jiǎng)懲措施