廣告采購實施管理辦法總則目的為規(guī)范公司廣告采購行為，提高廣告采購的效率和質(zhì)量，確保廣告采購活動符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)和市場需求，同時保證采購過程的公開、公平、公正，有效控制采購成本，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的所有廣告采購活動，包括但不限于廣告投放、廣告制作、廣告代理服務(wù)等。定義1.廣告采購：指公司為了實現(xiàn)品牌推廣、產(chǎn)品銷售、市場拓展等目標(biāo)，通過支付費用的方式，獲取廣告服務(wù)或廣告資源的行為。2.廣告供應(yīng)商：指能夠為公司提供廣告服務(wù)或廣告資源的法人、其他組織或個人。管理原則1.合法合規(guī)原則：廣告采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.效益優(yōu)先原則：在保證廣告效果的前提下，充分考慮成本效益，追求投入產(chǎn)出的最大化。3.公開透明原則：采購信息公開，采購過程透明，接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督。4.質(zhì)量保證原則：選擇具有良好信譽(yù)和專業(yè)能力的供應(yīng)商，確保廣告服務(wù)和廣告資源的質(zhì)量。5.集體決策原則：重大廣告采購項目應(yīng)通過集體討論、決策，避免個人主觀因素的影響。組織與職責(zé)采購管理委員會1.組成：由公司高層管理人員、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、市場營銷部門負(fù)責(zé)人等組成。2.職責(zé)制定公司廣告采購的戰(zhàn)略規(guī)劃和政策。審批重大廣告采購項目。監(jiān)督廣告采購活動的執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)解決廣告采購過程中出現(xiàn)的重大問題。采購部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)廣告采購項目的具體實施，包括供應(yīng)商的尋找、篩選、評估和選擇。組織采購談判，簽訂采購合同。跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估。市場營銷部門1.職責(zé)提出廣告采購需求，明確采購的目標(biāo)、內(nèi)容和要求。參與供應(yīng)商的評估和選擇，提供專業(yè)意見。對廣告投放效果進(jìn)行監(jiān)測和評估，及時反饋相關(guān)信息。財務(wù)部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)廣告采購預(yù)算的編制和審核。對采購合同的資金支付進(jìn)行審核和監(jiān)督。參與采購成本的控制和分析。審計部門1.職責(zé)對廣告采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，確保采購過程的合規(guī)性和資金使用的合理性。對采購項目的績效進(jìn)行審計評估。廣告采購流程需求提出1.市場營銷部門根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)、市場需求和營銷計劃，提出廣告采購需求，填寫《廣告采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購的目標(biāo)、內(nèi)容、預(yù)算、時間要求等。2.《廣告采購需求申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報采購管理委員會審批。供應(yīng)商尋找與篩選1.采購部門根據(jù)審批通過的《廣告采購需求申請表》，通過多種渠道尋找潛在的供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動聯(lián)系等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集供應(yīng)商的相關(guān)信息，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績案例、報價等。3.根據(jù)篩選結(jié)果，確定一定數(shù)量的候選供應(yīng)商，并向其發(fā)出《廣告采購邀請函》，邀請其參與采購項目。供應(yīng)商評估1.采購部門組織市場營銷部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成評估小組，對候選供應(yīng)商進(jìn)行評估。2.評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、專業(yè)能力、服務(wù)質(zhì)量、價格水平等。3.評估方式包括實地考察、問卷調(diào)查、樣品測試、案例分析等。4.評估小組根據(jù)評估結(jié)果，對候選供應(yīng)商進(jìn)行排序，確定中標(biāo)供應(yīng)商或入圍供應(yīng)商。采購談判1.采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商或入圍供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購合同的條款和條件進(jìn)行協(xié)商，包括廣告服務(wù)內(nèi)容、價格、付款方式、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等。2.談判過程中，采購部門應(yīng)充分考慮公司的利益和需求，爭取最優(yōu)惠的采購條件。3.談判達(dá)成一致后，雙方簽訂《廣告采購意向書》。合同簽訂1.采購部門根據(jù)《廣告采購意向書》的內(nèi)容，起草正式的采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任等條款。2.采購合同經(jīng)公司法律部門審核后，報采購管理委員會審批。3.審批通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂正式的采購合同。合同執(zhí)行與監(jiān)督1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按照合同約定的時間、質(zhì)量和數(shù)量提供廣告服務(wù)或廣告資源。2.市場營銷部門對廣告投放效果進(jìn)行監(jiān)測和評估，及時向采購部門反饋相關(guān)信息。3.財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，進(jìn)行資金支付。4.審計部門對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，確保合同執(zhí)行的合規(guī)性和資金使用的合理性。驗收與結(jié)算1.廣告服務(wù)或廣告資源交付后，采購部門組織市場營銷部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗收。2.驗收內(nèi)容包括廣告服務(wù)的質(zhì)量、廣告資源的數(shù)量、投放效果等。3.驗收合格后，供應(yīng)商提供發(fā)票等結(jié)算憑證，采購部門按照合同約定進(jìn)行結(jié)算。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)1.具有合法的經(jīng)營資格和相關(guān)的資質(zhì)證書。2.具有良好的信譽(yù)和口碑，無不良記錄。3.具有專業(yè)的廣告服務(wù)能力和豐富的行業(yè)經(jīng)驗。4.能夠提供優(yōu)質(zhì)的廣告服務(wù)和廣告資源，滿足公司的需求。5.具有合理的價格水平和良好的成本控制能力。供應(yīng)商檔案管理1.采購部門建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績案例、評估報告、合同執(zhí)行情況等。2.供應(yīng)商檔案應(yīng)及時更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。供應(yīng)商績效評估1.采購部門定期對供應(yīng)商的績效進(jìn)行評估，評估周期一般為半年或一年。2.評估內(nèi)容包括廣告服務(wù)質(zhì)量、交付時間、價格水平、售后服務(wù)等。3.評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。4.對于評估結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司可以給予更多的合作機(jī)會和優(yōu)惠政策；對于評估結(jié)果不合格的供應(yīng)商，公司可以終止合作。供應(yīng)商淘汰與更新1.對于存在嚴(yán)重違約行為、服務(wù)質(zhì)量差、信譽(yù)不佳等問題的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時淘汰，并將其列入供應(yīng)商黑名單。2.采購部門應(yīng)不斷尋找新的供應(yīng)商，優(yōu)化供應(yīng)商隊伍，提高公司的采購效率和質(zhì)量。采購預(yù)算與成本控制預(yù)算編制1.財務(wù)部門根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和營銷計劃，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場行情，編制年度廣告采購預(yù)算。2.廣告采購預(yù)算應(yīng)包括廣告投放費用、廣告制作費用、廣告代理費用等各項支出。3.廣告采購預(yù)算經(jīng)公司采購管理委員會審批后執(zhí)行。預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行廣告采購活動，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，采購部門應(yīng)提出預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)采購管理委員會審批后執(zhí)行。成本控制1.采購部門在采購過程中應(yīng)采取有效的成本控制措施，如優(yōu)化采購方案、降低采購價格、提高采購效率等。2.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購成本的核算和分析，及時發(fā)現(xiàn)成本控制中存在的問題，并提出改進(jìn)建議。風(fēng)險管理風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)識別廣告采購過程中可能存在的風(fēng)險，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、廣告效果不佳風(fēng)險、法律法規(guī)風(fēng)險等。2.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行分類和評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。風(fēng)險評估1.采購部門組織相關(guān)人員對風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同的風(fēng)險，采取不同的應(yīng)對措施，如簽訂合同約定違約責(zé)任、購買保險、加強(qiáng)監(jiān)督等。2.定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時調(diào)整和完善應(yīng)對措施。監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部各部門應(yīng)相互監(jiān)督，確保廣告采購活動的合規(guī)性和公正性。2.采購部門應(yīng)定期向采購管理委員會匯報廣告采購活動的執(zhí)行情況，接受監(jiān)督和檢查。審計監(jiān)督1.審計部門定期對廣告采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，