廣告物料印刷管理辦法總則目的為加強公司廣告物料印刷管理，規(guī)范印刷流程，確保廣告物料的質(zhì)量和成本控制，提升公司廣告宣傳效果，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)及下屬子公司的廣告物料印刷管理工作。廣告物料包括但不限于海報、宣傳單頁、宣傳冊、名片、展架、橫幅、手提袋等各類用于公司品牌宣傳、產(chǎn)品推廣、活動促銷等目的的印刷品。管理原則1.合規(guī)性原則：廣告物料印刷必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保內(nèi)容合法、真實、準確，不得含有虛假、誤導(dǎo)性信息，不得侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)。2.成本效益原則：在保證廣告物料質(zhì)量和宣傳效果的前提下，合理控制印刷成本，通過優(yōu)化印刷方案、選擇合適的供應(yīng)商等方式，提高資金使用效率。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：高度重視廣告物料的印刷質(zhì)量，從設(shè)計、選材、印刷工藝等方面嚴格把關(guān)，確保印刷品符合公司的品牌形象和宣傳要求。4.流程規(guī)范化原則：建立健全廣告物料印刷管理流程，明確各部門和人員的職責(zé)權(quán)限，確保印刷工作有序進行，提高工作效率和管理水平。組織與職責(zé)管理部門公司行政部門為廣告物料印刷的歸口管理部門，負責(zé)制定和完善廣告物料印刷管理制度，組織印刷供應(yīng)商的篩選和評估，審核印刷需求和預(yù)算，監(jiān)督印刷過程和質(zhì)量，協(xié)調(diào)解決印刷過程中出現(xiàn)的問題。使用部門各使用部門負責(zé)提出廣告物料印刷需求，提供準確的印刷內(nèi)容和設(shè)計要求，參與印刷樣品的確認，對印刷品的使用效果進行反饋和評價。財務(wù)部門財務(wù)部門負責(zé)審核廣告物料印刷預(yù)算和費用報銷，監(jiān)督資金使用情況，確保印刷費用的支出符合公司財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。審計部門審計部門負責(zé)對廣告物料印刷管理工作進行審計監(jiān)督，檢查印刷流程的合規(guī)性、成本控制的有效性和印刷質(zhì)量的可靠性，提出審計意見和建議。印刷需求管理需求提出各使用部門根據(jù)工作需要，提前填寫《廣告物料印刷申請表》，詳細說明印刷物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、使用時間、設(shè)計要求等信息，并附上相關(guān)的設(shè)計稿或文字內(nèi)容。對于重要的廣告物料印刷項目，使用部門還應(yīng)提供詳細的項目策劃方案和宣傳目標。需求審核行政部門收到《廣告物料印刷申請表》后，對印刷需求進行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、預(yù)算的可行性等。對于不符合要求的申請，行政部門應(yīng)及時與使用部門溝通，要求其補充或修改相關(guān)信息。對于涉及重大宣傳活動或高額預(yù)算的印刷項目，行政部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行集體評審，確保印刷需求符合公司整體戰(zhàn)略和宣傳目標。需求變更在印刷過程中，如因工作需要對印刷物料的規(guī)格、數(shù)量、內(nèi)容等進行變更，使用部門應(yīng)及時填寫《廣告物料印刷變更申請表》，說明變更原因和具體內(nèi)容，并經(jīng)行政部門審核批準后方可實施。因變更導(dǎo)致印刷成本增加的，使用部門應(yīng)重新調(diào)整預(yù)算，并按規(guī)定程序進行審批。供應(yīng)商管理供應(yīng)商篩選行政部門應(yīng)建立廣告物料印刷供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，定期對供應(yīng)商進行篩選和評估。篩選供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、印刷設(shè)備、印刷工藝、服務(wù)質(zhì)量、價格水平等因素。優(yōu)先選擇具有良好信譽、豐富經(jīng)驗、先進設(shè)備和優(yōu)質(zhì)服務(wù)的供應(yīng)商。供應(yīng)商評估行政部門應(yīng)定期對合作供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括印刷質(zhì)量、交貨期、服務(wù)態(tài)度、價格合理性等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作和獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。供應(yīng)商合作與選定的供應(yīng)商簽訂《廣告物料印刷合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括印刷內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。在合作過程中，行政部門應(yīng)加強與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時解決合作中出現(xiàn)的問題，確保印刷工作順利進行。印刷設(shè)計管理設(shè)計要求使用部門應(yīng)根據(jù)公司的品牌形象和宣傳要求，提供準確、清晰的設(shè)計稿或文字內(nèi)容。設(shè)計稿應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，不得含有虛假、誤導(dǎo)性信息，不得侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)。同時，設(shè)計稿應(yīng)考慮印刷工藝和成本因素，盡量選擇合適的顏色、紙張和印刷方式。設(shè)計審核行政部門對使用部門提供的設(shè)計稿進行審核，審核內(nèi)容包括設(shè)計風(fēng)格是否符合公司品牌形象、內(nèi)容是否準確無誤、排版是否合理等。對于不符合要求的設(shè)計稿，行政部門應(yīng)及時與使用部門溝通，要求其進行修改。對于重要的廣告物料印刷項目，行政部門還應(yīng)組織相關(guān)部門進行集體評審，確保設(shè)計稿符合公司整體宣傳要求。設(shè)計變更在印刷過程中，如因工作需要對設(shè)計稿進行變更，使用部門應(yīng)及時與行政部門和供應(yīng)商溝通，說明變更原因和具體內(nèi)容。經(jīng)行政部門審核批準后，供應(yīng)商應(yīng)按照變更后的設(shè)計稿進行印刷。因設(shè)計變更導(dǎo)致印刷成本增加的，使用部門應(yīng)重新調(diào)整預(yù)算，并按規(guī)定程序進行審批。印刷過程管理印刷合同簽訂行政部門根據(jù)審核通過的印刷需求和設(shè)計稿，與供應(yīng)商簽訂《廣告物料印刷合同》。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括印刷內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂后，行政部門應(yīng)及時將合同副本發(fā)送給使用部門和財務(wù)部門。印刷進度跟蹤行政部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解印刷進度情況，及時掌握印刷過程中出現(xiàn)的問題。對于可能影響交貨期的問題，行政部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，確保印刷品按時交付使用。印刷質(zhì)量控制行政部門應(yīng)加強對印刷質(zhì)量的監(jiān)督檢查，在印刷過程中不定期到供應(yīng)商處進行實地檢查，查看印刷工藝、紙張質(zhì)量、顏色效果等是否符合要求。同時，要求供應(yīng)商提供印刷樣品，經(jīng)使用部門和行政部門確認合格后方可進行批量印刷。對于不符合質(zhì)量標準的印刷品，行政部門應(yīng)要求供應(yīng)商及時返工或重新印刷，直至達到質(zhì)量要求為止。印刷驗收與結(jié)算印刷驗收印刷品交付時，使用部門和行政部門應(yīng)共同對印刷品進行驗收。驗收內(nèi)容包括印刷品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、顏色等是否與合同和設(shè)計稿一致。對于驗收合格的印刷品，使用部門應(yīng)在《廣告物料印刷驗收單》上簽字確認；對于驗收不合格的印刷品，使用部門應(yīng)及時與行政部門和供應(yīng)商溝通，要求其進行整改或重新印刷。費用結(jié)算財務(wù)部門根據(jù)《廣告物料印刷合同》、《廣告物料印刷驗收單》和供應(yīng)商提供的發(fā)票，對印刷費用進行審核和結(jié)算。審核內(nèi)容包括費用的合理性、發(fā)票的真實性和合法性等。對于符合要求的費用，財務(wù)部門應(yīng)及時辦理付款手續(xù)；對于不符合要求的費用，財務(wù)部門應(yīng)拒絕支付，并要求相關(guān)部門和人員進行整改。檔案管理檔案內(nèi)容廣告物料印刷管理檔案包括《廣告物料印刷申請表》、《廣告物料印刷變更申請表》、《廣告物料印刷合同》、《廣告物料印刷驗收單》、設(shè)計稿、印刷樣品、供應(yīng)商評估報告等相關(guān)文件和資料。檔案保管行政部門負責(zé)廣告物料印刷管理檔案的整理和保管工作，建立檔案管理制度，確保檔案的完整性和安全性。檔案保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。檔案查閱公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱廣告物料印刷管理檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)行政部門負責(zé)人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得損壞、涂改或泄露檔案內(nèi)容。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查審計部門應(yīng)定期對廣告物料印刷管理工作進行審計監(jiān)督，檢查印刷流程的合規(guī)性、成本控制的有效性和印刷質(zhì)量的可靠性。行政部門應(yīng)加強對廣告物料印刷工作的日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保印刷管理工作規(guī)范有序進行。考核評價公司將廣