部門公章使用管理辦法一、引言在咱們公司日常的運營過程中，部門公章就像是一把鑰匙，它開啟著各項業(yè)務順利開展的大門，同時也承載著重要的責任和風險。為了規(guī)范部門公章的使用，確保公司的各項工作能夠依法、有序地進行，我們制定了這份管理辦法。希望大家認真閱讀并遵守，讓公章在我們的工作中發(fā)揮積極而安全的作用。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各個部門的公章使用管理。這里所說的部門公章，是指公司為各部門專門刻制的，用于代表該部門處理相關(guān)業(yè)務、文件往來等事務的印章。無論是行政部門、業(yè)務部門，還是技術(shù)部門等，只要涉及部門公章的使用，都需要遵循本辦法的規(guī)定。三、管理原則（一）依法依規(guī)原則我們鼓勵大家在使用部門公章時，嚴格遵守國家的法律法規(guī)以及公司的各項規(guī)章制度。公章的使用必須在合法合規(guī)的框架內(nèi)進行，不能超越法律和公司規(guī)定的權(quán)限。例如，在簽署合同、出具證明等重要文件時，要確保文件內(nèi)容符合法律法規(guī)的要求，避免給公司帶來法律風險。（二）嚴格審批原則每一次公章的使用都需要經(jīng)過嚴格的審批流程。這是為了保證公章使用的合理性和必要性，防止公章被濫用。我們希望大家能夠理解并配合這一原則，按照規(guī)定的程序申請使用公章，不要擅自使用。（三）責任明確原則使用公章的人員要對公章的使用行為負責。一旦因為公章使用不當給公司造成損失，相關(guān)責任人要承擔相應的責任。這樣可以增強大家的責任意識，促使大家更加謹慎地使用公章。四、公章的刻制與啟用（一）刻制申請如果部門需要刻制新的公章，首先要由部門負責人向公司行政部門提出書面申請。申請中要詳細說明刻制公章的原因、用途以及預計使用范圍等信息。行政部門在收到申請后，會對申請進行審核，確保刻制公章的必要性和合理性。（二）刻制審批行政部門審核通過后，會將申請?zhí)峤唤o公司領(lǐng)導進行審批。公司領(lǐng)導會根據(jù)公司的整體情況和業(yè)務需求，對刻制公章的申請進行最終審批。只有經(jīng)過公司領(lǐng)導批準的申請，才能進行公章的刻制。（三）刻制與備案經(jīng)批準后，由行政部門負責聯(lián)系具有合法資質(zhì)的刻章單位進行公章的刻制。刻制完成后，行政部門要及時將公章的印模在公司進行備案，同時建立公章管理檔案，記錄公章的刻制時間、啟用時間、使用范圍等信息。（四）啟用通知新刻制的公章在備案完成后，由行政部門發(fā)布啟用通知。通知中要明確公章的啟用時間、使用范圍以及相關(guān)的管理要求等內(nèi)容。各部門在收到啟用通知后，才能正式使用新刻制的公章。五、公章的保管（一）保管人員每個部門要確定一名專人負責公章的保管工作。保管人員要具備高度的責任心和保密意識，能夠嚴格遵守公章管理的各項規(guī)定。保管人員一般由部門負責人指定，并報公司行政部門備案。（二）保管要求公章要存放在專門的保險柜或其他安全的地方，確保公章的安全。保管人員要定期對公章進行檢查，查看公章是否完好無損，是否存在被盜用的跡象。如果發(fā)現(xiàn)異常情況，要及時向部門負責人和公司行政部門報告。（三）交接手續(xù)如果保管人員發(fā)生變動，要及時辦理公章的交接手續(xù)。交接時，要由部門負責人監(jiān)督，雙方要在交接清單上簽字確認，注明交接的時間、公章的狀況等信息。交接清單要一式兩份，雙方各執(zhí)一份，同時報公司行政部門備案。六、公章的使用（一）使用范圍部門公章主要用于部門內(nèi)部的文件往來、一般性的業(yè)務聯(lián)系以及經(jīng)公司授權(quán)的特定業(yè)務事項等。例如，部門內(nèi)部的通知、報告、工作聯(lián)系函等文件可以使用部門公章；與外部單位進行一般性的業(yè)務溝通、信息交流等也可以使用部門公章。但是，涉及公司重大決策、合同簽訂、對外擔保等重要事項，必須使用公司公章，不得使用部門公章。（二）使用申請當需要使用部門公章時，使用人員要填寫《部門公章使用申請表》。申請表中要詳細填寫使用公章的事由、文件名稱、份數(shù)、預計使用時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。如果涉及重要事項或超出部門權(quán)限的事項，還需要報公司領(lǐng)導審批。（三）審批流程1.部門負責人審批：部門負責人收到使用人員提交的申請表后，要對使用公章的事由進行審核。審核的重點是使用公章的必要性、合理性以及文件內(nèi)容的準確性等。如果審核通過，部門負責人要在申請表上簽字確認。2.公司領(lǐng)導審批（必要時）：對于一些重要事項或超出部門權(quán)限的事項，部門負責人審核通過后，要將申請表提交給公司領(lǐng)導進行審批。公司領(lǐng)導會根據(jù)公司的整體利益和業(yè)務需求，對使用公章的申請進行最終審批。（四）用印操作1.用印人員：經(jīng)審批同意后，由公章保管人員負責用印。保管人員要嚴格按照申請表上的內(nèi)容進行用印，確保用印的文件與申請表一致。2.用印要求：用印時要保證公章清晰、端正，印文要完整地覆蓋在文件上。對于多頁文件，要加蓋騎縫章，以防止文件被篡改。用印完成后，保管人員要在《部門公章使用登記表》上進行登記，記錄用印的時間、文件名稱、份數(shù)、使用人等信息。（五）特殊情況處理如果遇到緊急情況需要立即使用部門公章，而無法及時辦理審批手續(xù)時，使用人員要先向部門負責人和公司領(lǐng)導電話請示，經(jīng)同意后可以先使用公章，但事后要及時補辦審批手續(xù)。七、公章的停用與銷毀（一）停用情形當部門撤銷、合并或公章?lián)p壞、被盜用等情況發(fā)生時，要及時停用部門公章。部門負責人要立即通知公章保管人員停止使用公章，并將公章交回公司行政部門。（二）停用手續(xù)行政部門收到交回的公章后，要對公章進行封存，并在公章管理檔案中注明停用時間、停用原因等信息。同時，要發(fā)布停用通知，告知公司各部門該公章已停止使用。（三）銷毀處理對于停用的公章，要按照規(guī)定進行銷毀處理。銷毀時，由行政部門會同公司審計部門、法務部門等相關(guān)人員共同進行。銷毀后，要在公章管理檔案中注明銷毀時間、銷毀方式等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司行政部門要定期對各部門公章的使用管理情況進行檢查。檢查的內(nèi)容包括公章的保管情況、使用審批情況、登記記錄情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，要及時要求相關(guān)部門進行整改。（二）外部監(jiān)督公司要積極配合政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作。如果政府部門對公司公章的使用管理情況進行檢查，公司要如實提供相關(guān)資料和信息，接受監(jiān)督檢查。（三）責任追究如果發(fā)現(xiàn)有違反本辦法規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。對于情節(jié)較輕的，給予批評教育；對于情節(jié)嚴重的，給予警告、記過等處分；如果給公司造成重大損失的，要依法追究相關(guān)責任人的法律責任。九、附則