貨運公司合同管理辦法一、前言親愛的各位同事，大家好！在我們貨運公司日常運營中，合同就如同一條條紐帶，將我們與客戶、合作伙伴緊密相連，它關(guān)乎著公司的業(yè)務(wù)開展、權(quán)益保障以及長遠(yuǎn)發(fā)展。一份嚴(yán)謹(jǐn)完善的合同，能為我們帶來順暢的合作，反之，稍有不慎則可能引發(fā)諸多風(fēng)險和糾紛。因此，為了確保公司合同管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化，有效維護公司合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際運營情況，特制定本《貨運公司合同管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，讓我們攜手通過良好的合同管理，為公司的穩(wěn)健發(fā)展保駕護航。二、適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類貨運相關(guān)合同，包括但不限于貨物運輸合同、倉儲合同、裝卸搬運合同、物流服務(wù)合同等。無論是與長期合作的大客戶，還是偶爾承接的零散業(yè)務(wù)，只要涉及貨運服務(wù)相關(guān)的合同，均需按照本辦法進行管理。三、合同管理原則1.合法性原則：所有合同的簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓及終止等活動，都必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)規(guī)定。我們務(wù)必確保合同內(nèi)容合法合規(guī)，從源頭上避免法律風(fēng)險。例如，在貨物運輸合同中，對于運輸貨物的種類、運輸方式等約定，要符合交通運輸法規(guī)的要求。2.全面性原則：合同管理應(yīng)涵蓋合同從洽談、起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程，不能有任何環(huán)節(jié)的疏漏。每個環(huán)節(jié)都相互關(guān)聯(lián)，任何一處的疏忽都可能影響整個合同的效力和公司的利益。比如，在合同履行過程中，對貨物的裝卸、運輸時間等細(xì)節(jié)的把控，都需要全面關(guān)注。3.審慎性原則：在合同簽訂前，要對合同相對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行充分的調(diào)查和評估，對合同條款進行仔細(xì)審查，確保合同條款清晰、明確、合理，避免出現(xiàn)模糊不清或?qū)静焕臈l款。像對于新合作的客戶，一定要詳細(xì)了解其經(jīng)營狀況和信譽情況。4.歸口管理與分級負(fù)責(zé)相結(jié)合原則：合同管理工作由公司專門的合同管理部門歸口管理，各業(yè)務(wù)部門按照職責(zé)分工對本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同進行具體管理，并對合同的簽訂、履行等承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。這樣既保證了合同管理的專業(yè)性和統(tǒng)一性，又能充分發(fā)揮各部門的業(yè)務(wù)優(yōu)勢。四、合同管理職責(zé)分工（一）合同管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定、修訂和完善公司合同管理制度，并組織宣傳、培訓(xùn)和貫徹實施。我們鼓勵大家積極參加合同管理制度的培訓(xùn)，提升自身合同管理能力。2.對公司各類合同進行統(tǒng)一編號、登記、歸檔和保管，建立合同臺賬，定期對合同管理情況進行統(tǒng)計分析，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.參與重大合同的洽談、起草、審核和簽訂工作，對合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性進行審查，提出修改意見和建議。希望大家在重大合同的處理過程中，及時與合同管理部門溝通協(xié)作。4.監(jiān)督檢查合同的履行情況，協(xié)調(diào)處理合同履行過程中出現(xiàn)的糾紛和問題，必要時代表公司參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟活動。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的洽談、起草工作，確保合同條款符合業(yè)務(wù)實際需求，并對合同的真實性、可行性負(fù)責(zé)。在起草合同過程中，如果遇到疑問，可隨時向合同管理部門咨詢。2.對合同相對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行調(diào)查和評估，收集相關(guān)證明材料，并將調(diào)查評估結(jié)果提交合同管理部門審核。3.負(fù)責(zé)本部門所簽訂合同的履行工作，跟蹤合同履行情況，及時向合同管理部門反饋合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并提出解決措施。希望大家在合同履行過程中，保持高度的責(zé)任心，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。4.協(xié)助合同管理部門處理本部門合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟活動，提供相關(guān)證據(jù)和資料。（三）財務(wù)部門職責(zé)1.參與合同涉及財務(wù)條款的審核工作，對合同中的付款方式、結(jié)算時間、發(fā)票開具等財務(wù)條款進行審查，確保財務(wù)條款符合公司財務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.根據(jù)合同約定和實際履行情況，辦理合同款項的收付結(jié)算工作，對合同款項的支付進行嚴(yán)格審核，確保款項支付準(zhǔn)確、合規(guī)。3.協(xié)助合同管理部門對合同履行情況進行監(jiān)督檢查，對合同履行過程中的財務(wù)風(fēng)險進行預(yù)警和提示。（四）法務(wù)部門職責(zé)1.為公司合同管理工作提供法律咨詢和支持，對合同管理制度及相關(guān)文件進行合法性審查。2.參與重大合同的洽談、起草、審核工作，對合同條款的法律風(fēng)險進行評估和分析，提出法律意見和建議，確保合同的法律效力。3.處理公司合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟活動，維護公司的合法權(quán)益。五、合同的簽訂管理（一）合同相對方的調(diào)查與評估1.在與合同相對方進行業(yè)務(wù)洽談前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)通過多種渠道對其主體資格、信用狀況、履約能力等進行調(diào)查了解?？梢酝ㄟ^查詢國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、第三方信用評級機構(gòu)報告、與對方過往合作記錄等方式獲取相關(guān)信息。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)調(diào)查了解的情況，對合同相對方進行評估，填寫《合同相對方評估表》，內(nèi)容包括但不限于對方的企業(yè)基本信息、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用記錄、過往履約情況等。評估結(jié)果分為良好、一般、較差三個等級。對于評估結(jié)果為較差的合同相對方，原則上不得與其簽訂合同；對于評估結(jié)果為一般的合同相對方，應(yīng)謹(jǐn)慎簽訂合同，并采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，如要求提供擔(dān)保等。3.《合同相對方評估表》及相關(guān)證明材料應(yīng)提交合同管理部門審核，合同管理部門審核通過后方可進行下一步洽談工作。（二）合同的洽談與起草1.合同洽談由業(yè)務(wù)部門牽頭，相關(guān)部門根據(jù)需要參與。洽談過程中，應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、價格、履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等主要條款。在洽談過程中，要充分傾聽對方的意見和訴求，同時也要清晰準(zhǔn)確地表達(dá)我方的要求，爭取達(dá)成雙方都能接受的合作方案。2.合同起草原則上由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，對于重大復(fù)雜合同或涉及多個部門的合同，可由合同管理部門組織相關(guān)部門共同起草。起草合同應(yīng)優(yōu)先使用公司制定的合同示范文本，如無適用的示范文本，應(yīng)參考相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)慣例，確保合同條款完整、明確、合法。在起草過程中，要注意語言表達(dá)的準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性，避免使用模糊不清或容易產(chǎn)生歧義的表述。3.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同審批表》，并將合同草案、《合同相對方評估表》及相關(guān)證明材料一并提交合同管理部門審核。（三）合同的審核1.合同管理部門收到業(yè)務(wù)部門提交的合同草案等材料后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)組織相關(guān)部門進行審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性、可行性等方面。2.財務(wù)部門重點審核合同中的財務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算時間、發(fā)票開具等是否符合公司財務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求；法務(wù)部門重點審核合同條款的法律風(fēng)險，如合同主體是否適格、權(quán)利義務(wù)是否對等、違約責(zé)任是否明確等；其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)對合同涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等進行審核。3.各審核部門應(yīng)在《合同審批表》上簽署明確的審核意見，如有修改意見，應(yīng)詳細(xì)說明理由。合同管理部門匯總各部門審核意見后，反饋給業(yè)務(wù)部門進行修改。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同草案進行認(rèn)真修改，修改完成后再次提交合同管理部門審核，直至審核通過。（四）合同的簽訂1.合同審核通過后，由業(yè)務(wù)部門按照公司規(guī)定的授權(quán)范圍和審批程序，辦理合同簽訂手續(xù)。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，由雙方法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋公章或合同專用章。2.授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人授權(quán)委托書，授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限等內(nèi)容。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)仔細(xì)核對授權(quán)代表的身份及授權(quán)權(quán)限，確保其有權(quán)代表對方簽訂合同。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同正本一式[X]份，分別報送合同管理部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門存檔。同時，將合同電子文檔發(fā)送至合同管理部門備案。六、合同的履行管理（一）合同履行的跟蹤與監(jiān)控1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門作為合同履行的主要責(zé)任部門，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤與監(jiān)控工作，建立合同履行臺賬，詳細(xì)記錄合同履行的進展情況，包括貨物的收發(fā)、運輸、交付、款項的收付等。2.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)合同相對方存在違約行為或可能影響合同正常履行的情況，應(yīng)及時向合同管理部門報告，并采取相應(yīng)的措施，如發(fā)函催告、協(xié)商解決等。3.合同管理部門應(yīng)定期對公司合同履行情況進行抽查，督促業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，并協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的跨部門問題。（二）合同履行中的變更與轉(zhuǎn)讓1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要對合同進行變更或轉(zhuǎn)讓的，由業(yè)務(wù)部門提出書面申請，說明變更或轉(zhuǎn)讓的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響等，填寫《合同變更/轉(zhuǎn)讓審批表》，并附上相關(guān)證明材料。2.《合同變更/轉(zhuǎn)讓審批表》應(yīng)按照合同簽訂時的審核程序，提交合同管理部門及相關(guān)部門進行審核。審核通過后，由業(yè)務(wù)部門與合同相對方協(xié)商簽訂變更協(xié)議或轉(zhuǎn)讓協(xié)議。變更協(xié)議或轉(zhuǎn)讓協(xié)議應(yīng)明確變更或轉(zhuǎn)讓的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、變更后的履行期限等條款。3.未經(jīng)公司書面同意，任何部門和個人不得擅自變更或轉(zhuǎn)讓合同。如因擅自變更或轉(zhuǎn)讓合同給公司造成損失的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（三）合同履行中的糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同相對方進行溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過程中，要注意保留相關(guān)證據(jù)，如往來函件、會議紀(jì)要、聊天記錄等。2.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，合同管理部門應(yīng)組織法務(wù)部門及相關(guān)部門研究制定解決方案。根據(jù)糾紛的具體情況，可選擇通過調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。3.在糾紛處理過程中，相關(guān)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門，提供必要的證據(jù)和資料，協(xié)助法務(wù)部門維護公司的合法權(quán)益。糾紛處理結(jié)束后，法務(wù)部門應(yīng)及時將處理結(jié)果反饋給合同管理部門及相關(guān)部門，并對糾紛產(chǎn)生的原因進行分析總結(jié)，提出防范措施和建議，避免類似糾紛再次發(fā)生。七、合同的檔案管理（一）合同檔案的收集與整理1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將合同正本及相關(guān)附件（如合同審批表、合同相對方評估表、授權(quán)委托書、往來函件等）一并移交合同管理部門。合同管理部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，確保合同檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.對于合同履行過程中形成的重要文件，如補充協(xié)議、變更協(xié)議、驗收報告、結(jié)算清單等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集并移交合同管理部門歸檔。合同管理部門應(yīng)在收到相關(guān)文件后，及時將其歸入相應(yīng)的合同檔案中。（二）合同檔案的保管與查閱1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室或檔案柜，配備必要的防護設(shè)施，對合同檔案進行妥善保管，確保合同檔案的安全。合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，合同檔案應(yīng)保存至合同履行完畢后[X]年。2.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱合同名稱及編號等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到合同管理部門辦理查閱手續(xù)。合同管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的合同檔案供查閱，并做好查閱登記工作。3.非公司內(nèi)部人員查閱合同檔案的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，不得擅自摘抄、復(fù)制合同檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人同意，并在指定地點進行。（三）合同檔案的銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，合同管理部門應(yīng)會同相關(guān)部門對合同檔案進行鑒定，對確無保存價值的合同檔案，填寫《合同檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。2.銷毀合同檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合相關(guān)規(guī)定，防止合同檔案信息泄露。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《合同檔案銷毀申請表》上簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核1.公司建立合同管理監(jiān)督檢查機制，合同管理部門定期對各部門合同管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。2.對合同管理工作成績突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。例如，在合同簽訂過程中，能夠有效防范法律風(fēng)險，為公司爭取到有利條款的；在合同履行過程中，積極協(xié)調(diào)解決問題，確保合同順利履行的等。我們鼓勵大家在合同管理