培訓機構公司級印章使用范圍明細制度

一、總則1.目的本制度旨在明確培訓機構公司級印章的使用范圍、規(guī)范使用流程，確保印章使用的合法性、安全性和有效性，維護培訓機構的正常運營秩序和合法權益。2.適用范圍本制度適用于培訓機構全體員工。公司級印章包括但不限于公章、法人章、合同專用章等具有重要法律效力的印章。3.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)秉持培訓機構“專注教育，服務學員，追求卓越”的經(jīng)營理念，在印章使用過程中，要求全體員工以高度的責任心和敬業(yè)精神，嚴謹對待每一次印章使用申請，確保印章使用符合機構的長遠發(fā)展目標，維護機構在學員、合作伙伴及社會各界中的良好形象。二、組織架構與職責劃分1.印章管理部門設立專門的行政部門作為公司級印章的管理部門，負責印章的保管、使用登記、審核等工作。行政部門應指定專人擔任印章管理員，負責印章的日常管理事務。2.印章管理員職責-負責公司級印章的安全保管，確保印章存放于安全的保險柜或?qū)ｉT的印章保管室，并定期檢查印章的完整性和安全性。-對印章使用申請進行初步審核，檢查申請事項是否符合規(guī)定，相關審批手續(xù)是否完備。-按照規(guī)定的流程進行印章使用登記，詳細記錄印章使用的日期、申請人、使用事由、文件名稱、蓋章份數(shù)等信息。-在授權范圍內(nèi)，根據(jù)審批意見正確加蓋印章，并確保印章加蓋清晰、規(guī)范。3.審批人員職責-根據(jù)不同的印章使用事項，明確相應的審批人員。一般事項由部門負責人審批，重要事項需經(jīng)分管領導或機構負責人審批。-審批人員應認真審核印章使用申請，確保申請事項符合法律法規(guī)、機構規(guī)章制度以及業(yè)務實際需求，對審批結果負責。三、管理流程1.印章使用申請-員工因工作需要使用公司級印章時，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用印章的事由、文件名稱、蓋章份數(shù)、預計使用日期等信息，并附上需蓋章的文件樣本。-將填寫完整的申請表提交給本部門負責人進行初步審核，部門負責人應確認申請事項是否屬于本部門業(yè)務范圍，申請內(nèi)容是否真實、合理。2.審批流程-部門負責人審核通過后，根據(jù)事項的重要程度和性質(zhì)，將申請表提交給相應的審批人員。一般事項由部門負責人審批，重要事項需經(jīng)分管領導或機構負責人審批。-審批人員應在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批。如審批通過，在申請表上簽署同意意見；如不同意，應注明理由并退回申請表。3.印章使用登記-申請人在獲得審批通過后，將申請表提交給印章管理員。印章管理員對申請表和需蓋章的文件進行再次審核，確認無誤后，在《印章使用登記簿》上進行詳細登記。-登記內(nèi)容包括申請日期、申請人、部門、使用事由、文件名稱、蓋章份數(shù)、審批人員、蓋章日期等信息。4.印章加蓋-印章管理員按照登記信息，在需蓋章的文件上正確加蓋印章。加蓋印章時，應確保印章位置準確、清晰，符合文件格式要求。-對于重要文件或涉及金額較大的合同等，印章管理員可要求申請人在場見證印章加蓋過程。5.印章歸還-印章使用完畢后，印章管理員應及時將印章歸還至指定的保管地點，并確保印章保管安全。四、權利與義務1.員工權利-員工有權按照規(guī)定的流程申請使用公司級印章，以完成工作職責范圍內(nèi)的各項任務。-對于不合理的印章使用審批要求或阻礙正常業(yè)務開展的情況，員工有權向上級領導反映，維護自身合法權益和機構正常運營秩序。2.員工義務-員工有義務嚴格遵守本制度規(guī)定的印章使用流程，如實填寫申請信息，不得虛報、瞞報使用事由。-在使用公司級印章過程中，員工應妥善保管需蓋章的文件，確保文件內(nèi)容的保密性和完整性，不得泄露涉及機構商業(yè)機密的信息。-未經(jīng)授權，員工不得擅自使用公司級印章，不得將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出機構辦公場所。3.機構權利與義務-機構有權對公司級印章的使用情況進行監(jiān)督檢查，確保印章使用符合規(guī)定。對于違反印章使用制度的行為，機構有權追究相關人員的責任。-機構有義務為員工提供必要的培訓和指導，使其熟悉公司級印章的使用流程和要求，保障員工能夠順利開展工作。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-行政部門作為印章管理部門，應定期對公司級印章的使用情況進行自查，檢查印章使用登記記錄是否完整、準確，印章保管是否安全。-內(nèi)部審計部門應不定期對印章使用情況進行審計監(jiān)督，審查印章使用申請、審批流程是否合規(guī)，是否存在違規(guī)使用印章的情況。-鼓勵全體員工對違規(guī)使用公司級印章的行為進行監(jiān)督和舉報，對于有效舉報，機構將給予舉報人一定的獎勵。2.獎勵機制-對于嚴格遵守公司級印章使用制度，在印章管理和使用過程中表現(xiàn)出色，為機構避免重大風險或挽回經(jīng)濟損失的員工，機構將給予表彰和獎勵，包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。3.懲罰機制-對于違反本制度規(guī)定，未經(jīng)授權擅自使用公司級印章的員工，機構將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處罰；如造成機構經(jīng)濟損失或法律糾紛的，將依法追究其法律責任。-對于在印章使用申請中虛報、瞞報使用事由，或在審批過程中弄虛作假的員工，機構將給予相應的紀律處分，并要求其承擔由此造成的一切后果。-印章管理員如因工作疏忽，導致印章保管不善、使用登記錯誤或違規(guī)蓋章等情況，機構將視情節(jié)輕重給予批評教育、罰款、調(diào)崗等處罰；如造成嚴重后果的，將依法追究其法律責任。六、附則1.制度解釋權本制度的解釋權歸培訓機構行政部門所有。如有未盡事宜或需