學(xué)校電子公文管理辦法總則目的為適應(yīng)學(xué)校信息化建設(shè)發(fā)展的需要，規(guī)范學(xué)校電子公文的管理，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，結(jié)合學(xué)校實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門、各單位在公務(wù)活動中形成的電子公文的制作、收發(fā)、辦理、歸檔和銷毀等管理工作。定義本辦法所稱電子公文，是指學(xué)校各部門、各單位在處理公務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等各種形式的信息記錄。管理原則電子公文管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責(zé)、規(guī)范標準、安全保密的原則。學(xué)校辦公室負責(zé)全校電子公文的統(tǒng)一管理和指導(dǎo)工作，各部門、各單位負責(zé)本部門、本單位電子公文的具體管理工作。電子公文的制作格式要求電子公文的格式應(yīng)符合國家和學(xué)校有關(guān)公文格式的規(guī)定，包括文件的標題、文號、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、成文日期等要素。電子公文應(yīng)采用通用的文件格式，如.doc、.docx、.pdf等，以確保文件的兼容性和可讀性。排版規(guī)范電子公文的排版應(yīng)符合國家和學(xué)校有關(guān)公文排版的規(guī)定，包括字體、字號、行距、頁邊距等。文件的標題應(yīng)使用二號宋體字，正文應(yīng)使用三號仿宋體字，行距應(yīng)設(shè)置為固定值28磅。文件的頁碼應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，位于頁面底部居中位置。數(shù)字簽名為確保電子公文的真實性和完整性，學(xué)校應(yīng)采用數(shù)字簽名技術(shù)對電子公文進行簽名。數(shù)字簽名應(yīng)符合國家有關(guān)數(shù)字簽名的規(guī)定，簽名人應(yīng)使用本人的數(shù)字證書進行簽名。數(shù)字簽名應(yīng)包含簽名人的身份信息、簽名時間、簽名內(nèi)容等，以確保簽名的不可抵賴性。電子印章為確保電子公文的合法性和權(quán)威性，學(xué)校應(yīng)采用電子印章技術(shù)對電子公文進行蓋章。電子印章應(yīng)符合國家有關(guān)電子印章的規(guī)定，印章的樣式應(yīng)與學(xué)校的實物印章一致。電子印章應(yīng)包含印章的名稱、編號、有效期等，以確保印章的真實性和有效性。電子公文的收發(fā)收文管理學(xué)校應(yīng)建立電子公文收文管理系統(tǒng)，對收到的電子公文進行統(tǒng)一管理。收文管理系統(tǒng)應(yīng)具備公文接收、登記、流轉(zhuǎn)、辦理、歸檔等功能，以確保公文的及時處理和安全存儲。收到的電子公文應(yīng)及時進行登記，登記內(nèi)容應(yīng)包括公文的標題、文號、主送單位、發(fā)文單位、成文日期、密級等。登記后的電子公文應(yīng)按照規(guī)定的流程進行流轉(zhuǎn)和辦理，辦理過程應(yīng)進行記錄，以確保公文的處理情況可追溯。發(fā)文管理學(xué)校應(yīng)建立電子公文發(fā)文管理系統(tǒng)，對發(fā)出的電子公文進行統(tǒng)一管理。發(fā)文管理系統(tǒng)應(yīng)具備公文起草、審核、簽發(fā)、蓋章、分發(fā)等功能，以確保公文的規(guī)范處理和安全傳輸。起草的電子公文應(yīng)按照規(guī)定的格式和排版要求進行制作，制作完成后應(yīng)進行審核。審核內(nèi)容應(yīng)包括公文的內(nèi)容、格式、排版等，審核通過后應(yīng)進行簽發(fā)。簽發(fā)后的電子公文應(yīng)進行蓋章，蓋章后的電子公文應(yīng)進行分發(fā)。分發(fā)的電子公文應(yīng)采用加密技術(shù)進行傳輸，以確保公文的安全。公文交換學(xué)校應(yīng)建立電子公文交換平臺，與上級主管部門、下級單位和其他相關(guān)單位進行電子公文的交換。電子公文交換平臺應(yīng)具備公文發(fā)送、接收、查詢、統(tǒng)計等功能，以確保公文的及時交換和安全傳輸。在進行電子公文交換時，應(yīng)遵守國家有關(guān)公文交換的規(guī)定，確保公文的合法性和安全性。電子公文的辦理擬辦收到電子公文后，收文部門應(yīng)根據(jù)公文的內(nèi)容和要求，提出擬辦意見。擬辦意見應(yīng)明確公文的辦理部門、辦理要求和辦理期限，以確保公文的及時處理。批辦擬辦意見提出后，應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)進行批辦。批辦意見應(yīng)明確公文的辦理原則和要求，以確保公文的處理符合學(xué)校的工作部署和要求。承辦承辦部門應(yīng)根據(jù)批辦意見，及時對電子公文進行辦理。承辦過程中，應(yīng)嚴格按照公文的要求和辦理期限進行處理，確保公文的辦理質(zhì)量和效率。承辦部門在辦理電子公文時，如需其他部門協(xié)助，應(yīng)及時與相關(guān)部門進行溝通和協(xié)調(diào)。催辦為確保電子公文的及時處理，學(xué)校應(yīng)建立催辦制度。催辦部門應(yīng)定期對未辦理完畢的電子公文進行催辦，催辦方式可采用電話、短信、郵件等。催辦過程中，應(yīng)記錄催辦情況，以確保催辦工作的有效性。反饋承辦部門在辦理完電子公文后，應(yīng)及時將辦理結(jié)果反饋給收文部門和分管領(lǐng)導(dǎo)。反饋內(nèi)容應(yīng)包括公文的辦理情況、辦理結(jié)果和下一步工作計劃等，以確保公文的處理情況得到及時反饋。電子公文的歸檔歸檔范圍學(xué)校各部門、各單位在公務(wù)活動中形成的具有保存價值的電子公文，均應(yīng)進行歸檔。歸檔范圍包括上級機關(guān)發(fā)來的文件、學(xué)校發(fā)出的文件、學(xué)校內(nèi)部各部門之間的往來文件等。歸檔要求電子公文的歸檔應(yīng)遵循真實、完整、安全、可識別的原則。歸檔的電子公文應(yīng)采用通用的文件格式，如.doc、.docx、.pdf等，以確保文件的兼容性和可讀性。歸檔的電子公文應(yīng)包含文件的元數(shù)據(jù)，如文件的標題、文號、主送單位、發(fā)文單位、成文日期、密級等，以確保文件的可檢索性和可管理性。歸檔時間電子公文應(yīng)在辦理完畢后及時進行歸檔。歸檔時間一般為每年的年底，對于一些重要的電子公文，可根據(jù)實際情況提前進行歸檔。歸檔方式電子公文的歸檔可采用在線歸檔和離線歸檔兩種方式。在線歸檔是指將電子公文直接上傳到學(xué)校的電子檔案管理系統(tǒng)進行歸檔；離線歸檔是指將電子公文存儲在移動存儲設(shè)備上，定期移交到學(xué)校的檔案管理部門進行歸檔。檔案管理學(xué)校應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對歸檔的電子公文進行統(tǒng)一管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案存儲、檢索、利用、安全等功能，以確保電子檔案的安全存儲和有效利用。檔案管理人員應(yīng)定期對電子檔案進行備份，以防止檔案數(shù)據(jù)的丟失和損壞。電子公文的銷毀銷毀范圍學(xué)校各部門、各單位在公務(wù)活動中形成的已失去保存價值的電子公文，應(yīng)進行銷毀。銷毀范圍包括已超過保管期限的電子公文、已被新文件替代的電子公文、已無查考利用價值的電子公文等。銷毀要求電子公文的銷毀應(yīng)遵循嚴格的審批程序，經(jīng)本部門、本單位負責(zé)人批準后，方可進行銷毀。銷毀電子公文時，應(yīng)采用安全可靠的銷毀方法，確保電子公文的數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。銷毀電子公文的過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括銷毀的文件名稱、文號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人等。監(jiān)督檢查學(xué)校辦公室應(yīng)定期對各部門、各單位電子公文的銷毀情況進行監(jiān)督檢查，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。對于違反規(guī)定擅自銷毀電子公文的行為，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。安全保密安全管理學(xué)校應(yīng)建立電子公文安全管理制度，加強對電子公文的安全管理。安全管理措施應(yīng)包括網(wǎng)絡(luò)安全防護、數(shù)據(jù)備份、訪問控制、病毒防治等，以確保電子公文的安全存儲和傳輸。保密管理學(xué)校應(yīng)建立電子公文保密管理制度，加強對電子公文的保密管理。保密管理措施應(yīng)包括確定公文的密級、保密期限、知悉范圍等，對涉及國家秘密和學(xué)校敏感信息的電子公文，應(yīng)采取加密存儲、傳輸?shù)却胧_保公文的保密安全。人員管理學(xué)校