外企采購合同管理辦法總則目的為加強本公司與外企進行采購業(yè)務(wù)時合同管理，規(guī)范采購合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)以及國際通行的商業(yè)準則，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及下屬各部門與外國企業(yè)、組織或個人簽訂的各類采購合同，包括但不限于原材料采購合同、設(shè)備采購合同、服務(wù)采購合同等。管理原則1.合法性原則：采購合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須符合中國法律法規(guī)以及國際相關(guān)條約、慣例的規(guī)定。2.審慎性原則：在采購合同管理過程中，應(yīng)充分評估合同風險，采取有效的風險防范措施。3.全面性原則：對采購合同實行全過程管理，涵蓋合同的起草、審核、簽訂、履行、監(jiān)控、變更、解除、歸檔等各個環(huán)節(jié)。4.協(xié)作性原則：公司各部門應(yīng)密切協(xié)作，共同做好采購合同管理工作，確保合同順利履行。合同管理機構(gòu)及職責合同管理部門公司設(shè)立專門的合同管理部門，負責采購合同的統(tǒng)一管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善采購合同管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織合同的起草、審核、簽訂等工作。3.建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行跟蹤和監(jiān)控。4.負責合同檔案的管理，確保合同資料的完整和安全。5.協(xié)調(diào)處理合同糾紛，配合公司法律顧問進行訴訟或仲裁等法律程序。采購部門采購部門是采購合同的執(zhí)行部門，其主要職責包括：1.根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營需求，編制采購計劃，并選擇合適的供應(yīng)商。2.與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，確定合同條款和價格等重要事項。3.負責合同的起草和提交審核工作。4.組織合同的履行，包括安排貨物運輸、驗收等工作。5.及時反饋合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并配合合同管理部門進行處理。其他相關(guān)部門財務(wù)部門負責審核合同中的財務(wù)條款，辦理合同款項的支付和結(jié)算等工作；質(zhì)量控制部門負責對采購貨物或服務(wù)的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督；法務(wù)部門負責對合同的合法性進行審查，提供法律咨詢和支持。合同簽訂流程供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)根據(jù)公司的采購需求和質(zhì)量標準，通過公開招標、邀請招標、詢價、競爭性談判等方式選擇合適的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)對供應(yīng)商的信譽、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證等方面進行綜合評估，確保供應(yīng)商具備良好的商業(yè)信譽和履約能力。商務(wù)談判采購部門與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，就合同的標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨期、付款方式、違約責任等主要條款進行協(xié)商。談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解市場行情和供應(yīng)商的情況，爭取有利的合同條款。合同起草采購部門根據(jù)商務(wù)談判的結(jié)果，起草采購合同。合同應(yīng)使用規(guī)范的合同文本，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、明確、完整，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。合同起草完成后，采購部門應(yīng)將合同草案提交給合同管理部門和其他相關(guān)部門進行審核。合同審核合同管理部門和其他相關(guān)部門應(yīng)對合同草案進行全面審核，重點審核合同的合法性、合理性、完整性和可行性等方面。審核內(nèi)容包括：1.合同主體是否具備合法的經(jīng)營資格和履約能力。2.合同條款是否符合法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度。3.合同的標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格等主要條款是否明確、具體。4.合同的交貨期、付款方式、違約責任等條款是否合理。5.合同的爭議解決方式是否明確。審核過程中，各部門應(yīng)提出明確的審核意見，并反饋給采購部門。采購部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同草案進行修改和完善，直至通過審核。合同簽訂合同草案通過審核后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂時，應(yīng)確保合同文本的份數(shù)、簽字蓋章等符合法律規(guī)定和公司的要求。同時，合同管理部門應(yīng)將簽訂后的合同及時歸檔，并建立合同臺賬。合同履行管理合同執(zhí)行采購部門應(yīng)按照合同約定的條款，組織合同的履行。在合同履行過程中，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保貨物或服務(wù)按時、按質(zhì)、按量交付。同時，采購部門應(yīng)做好合同履行的記錄工作，包括貨物運輸單據(jù)、驗收報告、付款憑證等。質(zhì)量檢驗質(zhì)量控制部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標準和檢驗方法，對采購貨物或服務(wù)進行檢驗。如發(fā)現(xiàn)貨物或服務(wù)存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進行整改或退換貨處理。付款管理財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時間，辦理合同款項的支付手續(xù)。在付款前，財務(wù)部門應(yīng)審核采購部門提交的付款申請和相關(guān)單據(jù)，確保付款符合合同約定和公司的財務(wù)制度。合同變更與解除在合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化等原因需要變更或解除合同的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面的變更或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的流程進行審核和簽訂，并及時通知合同管理部門進行備案。合同風險管理風險評估合同管理部門應(yīng)定期對采購合同進行風險評估，識別合同中可能存在的風險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、匯率波動等。評估結(jié)果應(yīng)及時反饋給采購部門和其他相關(guān)部門，以便采取相應(yīng)的風險防范措施。風險防范措施針對不同的風險因素，公司應(yīng)采取相應(yīng)的風險防范措施，如要求供應(yīng)商提供履約保證金、購買保險、簽訂質(zhì)量保證協(xié)議等。同時，公司應(yīng)加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期對供應(yīng)商的信譽和履約能力進行評估，及時淘汰不合格的供應(yīng)商。應(yīng)急處理機制公司應(yīng)建立合同糾紛應(yīng)急處理機制，當發(fā)生合同糾紛時，合同管理部門應(yīng)及時組織相關(guān)部門進行協(xié)商解決。如協(xié)商不成，應(yīng)及時啟動法律程序，維護公司的合法權(quán)益。合同檔案管理檔案收集合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同文本、相關(guān)附件、審批文件等資料提交給合同管理部門進行歸檔。合同管理部門應(yīng)確保檔案資料的完整和準確，對不符合要求的檔案資料應(yīng)及時退回采購部門進行補充和完善。檔案保管合同管理部門應(yīng)建立專門的合同檔案庫，對合同檔案進行分類存放和管理。檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等安全設(shè)施，確保合同檔案的安全。檔案查閱公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)合同管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復印、涂改或損壞合同檔案。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查合同管理部門應(yīng)定期對采購合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。同時，公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對合同管理工作進行審計，確保合同管理工作符合公司的規(guī)章制度和法律法規(guī)的要求?？己嗽u價公司應(yīng)建立合同管理考核評價制度，對采購部門和其他相關(guān)部門的合同管理工作進行考核評價。考核內(nèi)容包括合