客戶指定物料管理辦法總則目的為了規(guī)范客戶指定物料的管理流程，確?？蛻糁付ㄎ锪系馁|(zhì)量、供應(yīng)及時性以及使用合規(guī)性，滿足客戶需求，提高客戶滿意度，同時降低公司運營成本，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及客戶指定物料采購、驗收、存儲、使用、退換等環(huán)節(jié)的部門和人員。客戶指定物料是指客戶在與公司簽訂的合同或訂單中明確指定品牌、規(guī)格、型號、生產(chǎn)廠家等信息的物料。管理原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的各項規(guī)章制度。2.客戶導(dǎo)向原則：以滿足客戶需求為核心，確?？蛻糁付ㄎ锪系馁|(zhì)量和供應(yīng)符合客戶要求。3.成本效益原則：在保證物料質(zhì)量和供應(yīng)的前提下，合理控制采購成本和管理成本。4.全過程管理原則：對客戶指定物料的采購、驗收、存儲、使用、退換等環(huán)節(jié)進(jìn)行全過程監(jiān)控和管理。職責(zé)分工銷售部門1.在與客戶簽訂合同或訂單時，準(zhǔn)確記錄客戶指定物料的詳細(xì)信息，并及時將相關(guān)信息傳遞給采購部門和技術(shù)部門。2.負(fù)責(zé)與客戶溝通物料的需求變更情況，并及時將變更信息反饋給相關(guān)部門。3.協(xié)助處理客戶對指定物料的投訴和糾紛。采購部門1.根據(jù)銷售部門提供的客戶指定物料信息，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。3.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。4.處理采購過程中的異常情況，如供應(yīng)商交貨延遲、物料質(zhì)量問題等。技術(shù)部門1.對客戶指定物料的技術(shù)要求進(jìn)行審核，確保物料符合公司產(chǎn)品的設(shè)計和生產(chǎn)要求。2.提供物料的檢驗標(biāo)準(zhǔn)和檢驗方法，指導(dǎo)質(zhì)量部門進(jìn)行檢驗工作。3.協(xié)助解決物料在使用過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題。質(zhì)量部門1.按照技術(shù)部門提供的檢驗標(biāo)準(zhǔn)和檢驗方法，對到貨的客戶指定物料進(jìn)行檢驗和驗收。2.對檢驗不合格的物料進(jìn)行標(biāo)識、隔離和處理，并及時通知采購部門和供應(yīng)商。3.定期對客戶指定物料的質(zhì)量情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為公司的質(zhì)量改進(jìn)提供依據(jù)。倉儲部門1.負(fù)責(zé)客戶指定物料的接收、存儲和發(fā)放工作。2.按照物料的特性和要求，合理安排存儲位置，確保物料的安全和完好。3.定期對庫存物料進(jìn)行盤點，確保賬物相符。4.協(xié)助處理物料的退換貨工作。使用部門1.按照生產(chǎn)計劃和工藝要求，合理使用客戶指定物料。2.及時反饋物料在使用過程中出現(xiàn)的問題，如質(zhì)量問題、使用性能問題等。3.配合其他部門做好物料的管理工作。采購管理供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)根據(jù)客戶指定物料的品牌、規(guī)格、型號、生產(chǎn)廠家等信息，優(yōu)先選擇客戶指定的供應(yīng)商。如客戶未指定供應(yīng)商，采購部門應(yīng)通過市場調(diào)研、供應(yīng)商評估等方式，選擇具有良好信譽、質(zhì)量可靠、價格合理、交貨及時的供應(yīng)商。2.對新供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進(jìn)行實地考察或要求供應(yīng)商提供相關(guān)的資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證證書等，以確保供應(yīng)商具備相應(yīng)的生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力。3.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、供貨歷史、質(zhì)量表現(xiàn)、價格水平等情況，為供應(yīng)商的評價和選擇提供依據(jù)。采購合同簽訂1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂正式的采購合同，合同應(yīng)明確以下主要條款：物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、總價等。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗方法。交貨時間、地點和方式。包裝要求和運輸方式。付款方式和結(jié)算期限。違約責(zé)任和爭議解決方式。2.采購合同應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門審核和批準(zhǔn)后生效。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性、完整性，以及與客戶要求的一致性等。采購訂單執(zhí)行1.采購部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計劃和客戶需求，及時下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物料的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點等要求，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解物料的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。如出現(xiàn)供應(yīng)商交貨延遲、物料質(zhì)量問題等異常情況，采購部門應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，如要求供應(yīng)商加快生產(chǎn)進(jìn)度、更換物料、承擔(dān)違約責(zé)任等。3.對于緊急采購的客戶指定物料，采購部門應(yīng)采取特殊的采購方式和措施，確保物料能夠及時供應(yīng)。驗收管理到貨通知倉儲部門在收到供應(yīng)商的到貨通知后，應(yīng)及時通知質(zhì)量部門和采購部門。質(zhì)量部門應(yīng)安排檢驗人員在規(guī)定的時間內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場進(jìn)行檢驗。檢驗準(zhǔn)備質(zhì)量部門在檢驗前應(yīng)做好以下準(zhǔn)備工作：1.熟悉物料的檢驗標(biāo)準(zhǔn)和檢驗方法。2.準(zhǔn)備好必要的檢驗設(shè)備和工具。3.確定檢驗人員和檢驗時間。檢驗流程1.外觀檢查：檢驗人員首先對物料的外觀進(jìn)行檢查，包括物料的包裝是否完好、標(biāo)識是否清晰、表面是否有劃痕、裂紋等缺陷。2.尺寸測量：按照技術(shù)要求，對物料的關(guān)鍵尺寸進(jìn)行測量，確保尺寸符合規(guī)定。3.性能測試：對于一些需要進(jìn)行性能測試的物料，檢驗人員應(yīng)按照規(guī)定的測試方法進(jìn)行測試，如電氣性能測試、機(jī)械性能測試等。4.質(zhì)量文件審核：檢驗人員應(yīng)審核供應(yīng)商提供的質(zhì)量文件，如質(zhì)量檢驗報告、材質(zhì)證明等，確保文件的真實性和有效性。檢驗結(jié)果處理1.經(jīng)檢驗合格的物料，質(zhì)量部門應(yīng)出具檢驗合格報告，倉儲部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)。2.經(jīng)檢驗不合格的物料，質(zhì)量部門應(yīng)出具檢驗不合格報告，并對不合格物料進(jìn)行標(biāo)識、隔離和處理。采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行處理，如換貨、退貨、補(bǔ)貨等。3.對于部分檢驗項目暫時無法完成的物料，質(zhì)量部門可采取抽樣檢驗或讓步接收的方式進(jìn)行處理，但應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門的批準(zhǔn)，并在后續(xù)的使用過程中加強(qiáng)監(jiān)控。存儲管理存儲環(huán)境要求倉儲部門應(yīng)根據(jù)物料的特性和要求，提供適宜的存儲環(huán)境。對于有特殊存儲要求的物料，如防潮、防火、防爆等，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施。存儲方式1.分類存儲：將客戶指定物料按照類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。2.定位存儲：為每個物料確定固定的存儲位置，并做好標(biāo)識，確保物料的存放位置清晰、準(zhǔn)確。3.先進(jìn)先出：按照物料的入庫時間，實行先進(jìn)先出的原則，確保物料的質(zhì)量和有效期。庫存盤點倉儲部門應(yīng)定期對客戶指定物料的庫存進(jìn)行盤點，盤點周期一般為每月或每季度一次。盤點結(jié)果應(yīng)與庫存臺賬進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。庫存預(yù)警倉儲部門應(yīng)設(shè)置合理的庫存預(yù)警線，當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時，應(yīng)及時通知采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨。同時，對于庫存積壓的客戶指定物料，倉儲部門應(yīng)及時與銷售部門和采購部門溝通，采取相應(yīng)的處理措施。使用管理領(lǐng)料管理使用部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和實際需求，填寫領(lǐng)料單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，到倉儲部門領(lǐng)取客戶指定物料。倉儲部門應(yīng)按照領(lǐng)料單的要求發(fā)放物料，并做好記錄。使用過程監(jiān)控使用部門在使用客戶指定物料的過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照工藝要求和操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保物料的正確使用。如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題或使用性能問題，應(yīng)及時停止使用，并通知質(zhì)量部門和技術(shù)部門進(jìn)行處理。余料管理使用部門在使用完物料后，對于剩余的物料應(yīng)及時退回倉儲部門。倉儲部門應(yīng)做好余料的回收和管理工作，以便在后續(xù)的生產(chǎn)中繼續(xù)使用。退換管理退貨原因客戶指定物料出現(xiàn)以下情況時，公司可向供應(yīng)商提出退貨要求：1.物料的質(zhì)量不符合合同約定的標(biāo)準(zhǔn)。2.物料的規(guī)格、型號與訂單要求不符。3.物料的數(shù)量與訂單數(shù)量不符。4.供應(yīng)商交貨延遲，影響公司的生產(chǎn)進(jìn)度。退貨流程1.使用部門或質(zhì)量部門發(fā)現(xiàn)物料需要退貨時，應(yīng)填寫退貨申請單，說明退貨原因和退貨數(shù)量，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.采購部門根據(jù)退貨申請單，與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商退貨事宜，并簽訂退貨協(xié)議。3.倉儲部門按照退貨協(xié)議的要求，將退貨物料進(jìn)行包裝和標(biāo)識，并安排運輸。4.質(zhì)量部門對退貨物料進(jìn)行再次檢驗，確保退貨物料的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。5.采購部門在收到供應(yīng)商的退款或換貨后，應(yīng)及時辦理相關(guān)的財務(wù)手續(xù)。換貨管理對于一些可以通過換貨解決的質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商換貨事宜。換貨流程與退貨流程基本相同，但在換貨過程中應(yīng)注意確保換貨物料的質(zhì)量和交貨時間。風(fēng)險管理風(fēng)險識別公司應(yīng)定期對客戶指定物料管理過程中的風(fēng)險進(jìn)行識別，主要風(fēng)險包括：1.供應(yīng)商風(fēng)險：如供應(yīng)商破產(chǎn)、違約、質(zhì)量不穩(wěn)定等。2.質(zhì)量風(fēng)險：物料的質(zhì)量不符合要求，影響公司產(chǎn)品的質(zhì)量和性能。3.供應(yīng)風(fēng)險：物料供應(yīng)不及時，導(dǎo)致公司生產(chǎn)停滯。4.成本風(fēng)險：采購成本過高，影響公司的經(jīng)濟(jì)效益。風(fēng)險評估對于識別出的風(fēng)險，公司應(yīng)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。評估方法可以采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方式。風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風(fēng)險管理：與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系；定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，淘汰不合格的供應(yīng)商；尋找備用供應(yīng)商，以降低供應(yīng)商風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險管理：加強(qiáng)對物料的檢驗和驗收工作，嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證和售后服務(wù)；對出現(xiàn)質(zhì)量問題的物料及時進(jìn)行處理，避免影響公司產(chǎn)品的質(zhì)量。3.供應(yīng)風(fēng)險管理：建立合理的庫存管理制度，保持一定的安全庫存；加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通和協(xié)調(diào)，及時了解物料的生產(chǎn)進(jìn)