機(jī)要工作管理辦法通知關(guān)于印發(fā)《機(jī)要工作管理辦法》的通知各位同事：機(jī)要工作關(guān)乎公司的核心利益與信息安全，對(duì)公司的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)和持續(xù)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。在當(dāng)今數(shù)字化快速發(fā)展、信息傳播極為便捷的時(shí)代，我們面臨著諸多信息安全挑戰(zhàn)。為了更加科學(xué)、規(guī)范地做好機(jī)要工作，保障公司各類機(jī)要信息、文件資料等的安全與高效流轉(zhuǎn)，經(jīng)過(guò)深入調(diào)研和結(jié)合公司實(shí)際情況，我們制定了《機(jī)要工作管理辦法》，現(xiàn)印發(fā)給大家，請(qǐng)認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵照?qǐng)?zhí)行。一、總則（一）目的機(jī)要工作涉及公司關(guān)鍵信息與重要事務(wù)，為切實(shí)加強(qiáng)公司機(jī)要工作管理，確保機(jī)要信息的安全保密，維護(hù)公司的合法權(quán)益和正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工及涉及機(jī)要工作的相關(guān)部門、崗位。無(wú)論是在日常辦公過(guò)程中，還是參與特定項(xiàng)目、對(duì)外合作等活動(dòng)，只要涉及機(jī)要信息的處理，均需遵循本辦法規(guī)定。（三）基本原則1.安全保密原則：這是機(jī)要工作的重中之重。所有涉及機(jī)要信息的活動(dòng)，都必須將安全保密放在首位，采取嚴(yán)格有效的措施，防止機(jī)要信息的泄露、丟失或被非法獲取。2.規(guī)范管理原則：我們希望通過(guò)建立科學(xué)合理、系統(tǒng)規(guī)范的管理制度和工作流程，確保機(jī)要工作有章可循、有序開展，實(shí)現(xiàn)機(jī)要工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。3.誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門的機(jī)要工作負(fù)主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，具體工作人員對(duì)所承擔(dān)的機(jī)要工作任務(wù)負(fù)責(zé)。明確責(zé)任主體，層層壓實(shí)責(zé)任，確保機(jī)要工作落到實(shí)處。二、機(jī)要人員管理（一）機(jī)要人員任職條件1.政治素質(zhì)：機(jī)要人員必須具有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，忠誠(chéng)于公司，堅(jiān)決維護(hù)公司的利益。我們鼓勵(lì)大家以高度的政治責(zé)任感和使命感，對(duì)待機(jī)要工作。2.品德修養(yǎng)：機(jī)要人員需具備良好的品德修養(yǎng)，誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)守紀(jì)律，保守機(jī)密，具有較強(qiáng)的自律意識(shí)和職業(yè)操守。3.業(yè)務(wù)能力：應(yīng)熟悉機(jī)要工作的相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，具備一定的文字處理、溝通協(xié)調(diào)、信息管理等能力。同時(shí)，要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，適應(yīng)公司發(fā)展和機(jī)要工作的新要求。（二）機(jī)要人員選拔與任用1.機(jī)要人員的選拔應(yīng)嚴(yán)格按照公司的人事管理制度和相關(guān)程序進(jìn)行。各部門在推薦機(jī)要人員時(shí)，需對(duì)候選人的政治素質(zhì)、品德修養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力等進(jìn)行全面考察，確保選拔出合適的人員。2.新任用的機(jī)要人員，需進(jìn)行必要的崗前培訓(xùn)，使其熟悉機(jī)要工作的基本流程和要求，掌握相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。培訓(xùn)合格后，方可正式上崗。（三）機(jī)要人員的職責(zé)1.機(jī)要文件管理：負(fù)責(zé)機(jī)要文件的收發(fā)、登記、傳閱、保管、歸檔等工作，確保機(jī)要文件的安全、完整和及時(shí)傳遞。每一個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，做到文件去向清晰、可追溯。2.信息保密：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，妥善保管機(jī)要信息，不隨意泄露、傳播機(jī)要內(nèi)容。在任何場(chǎng)合，都要保持高度警惕，防止機(jī)要信息通過(guò)不當(dāng)途徑流出。3.設(shè)備維護(hù)：對(duì)機(jī)要工作相關(guān)的設(shè)備，如保密設(shè)備、通訊設(shè)備等進(jìn)行日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，為機(jī)要工作提供良好的物質(zhì)保障。4.協(xié)助檢查：積極協(xié)助上級(jí)主管部門和公司內(nèi)部的保密檢查工作，認(rèn)真落實(shí)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題整改措施，不斷提高機(jī)要工作的管理水平。（四）機(jī)要人員的考核與獎(jiǎng)懲1.公司將定期對(duì)機(jī)要人員的工作進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括工作業(yè)績(jī)、保密紀(jì)律執(zhí)行情況、業(yè)務(wù)能力提升等方面。我們希望通過(guò)考核，激勵(lì)機(jī)要人員不斷提高工作質(zhì)量和效率。2.對(duì)在機(jī)要工作中表現(xiàn)突出，為保護(hù)公司機(jī)要信息安全做出顯著貢獻(xiàn)的機(jī)要人員，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，以肯定他們的辛勤付出和突出成績(jī)。3.對(duì)違反機(jī)要工作管理規(guī)定，造成機(jī)要信息泄露或其他不良后果的機(jī)要人員，將視情節(jié)輕重，依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，將依法追究法律責(zé)任。大家務(wù)必嚴(yán)格遵守規(guī)定，切勿觸碰紅線。三、機(jī)要文件管理（一）機(jī)要文件的定義與分類1.定義：機(jī)要文件是指涉及公司核心業(yè)務(wù)、商業(yè)秘密、重大決策等具有重要保密價(jià)值的文件資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件等各種載體形式。2.分類：根據(jù)文件的性質(zhì)和保密程度，將機(jī)要文件分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。絕密級(jí)文件是公司最重要的機(jī)要信息，一旦泄露將給公司帶來(lái)極其嚴(yán)重的損害；機(jī)密級(jí)文件次之，秘密級(jí)文件再次之。不同等級(jí)的文件，將采取相應(yīng)不同嚴(yán)格程度的管理措施。（二）機(jī)要文件的收發(fā)1.接收：機(jī)要文件接收時(shí)，機(jī)要人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的數(shù)量、編號(hào)、密級(jí)等信息，確保無(wú)誤后，在收文登記簿上進(jìn)行詳細(xì)登記。對(duì)接收的機(jī)要文件要及時(shí)進(jìn)行處理，不得延誤。2.發(fā)送：發(fā)送機(jī)要文件時(shí)，要按照規(guī)定的程序進(jìn)行編號(hào)、封裝，并選擇安全可靠的傳遞方式。同時(shí)，要填寫發(fā)文登記簿，記錄文件的去向、發(fā)送時(shí)間等信息，以便跟蹤查詢。在發(fā)送過(guò)程中，要采取必要的保密措施，防止文件丟失或被竊取。（三）機(jī)要文件的傳閱1.機(jī)要文件的傳閱應(yīng)嚴(yán)格限定范圍，根據(jù)文件的內(nèi)容和工作需要，確定傳閱人員名單。傳閱時(shí)，機(jī)要人員要填寫傳閱單，注明文件名稱、密級(jí)、傳閱人、傳閱時(shí)間等信息，并及時(shí)跟蹤文件的傳閱情況，確保文件及時(shí)收回。2.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)閱讀文件，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍，不得在文件上隨意標(biāo)注、涂改。閱讀完畢后，要在傳閱單上簽字確認(rèn)。如遇特殊情況需要延長(zhǎng)傳閱時(shí)間，應(yīng)向機(jī)要人員說(shuō)明原因。（四）機(jī)要文件的保管1.機(jī)要文件應(yīng)存放在專門的機(jī)要室或保密柜中，配備相應(yīng)的安全防護(hù)設(shè)施，如防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)備，確保文件的安全保存。機(jī)要室和保密柜的鑰匙應(yīng)由專人保管，嚴(yán)禁隨意轉(zhuǎn)借他人。2.對(duì)機(jī)要文件要定期進(jìn)行清理、核對(duì)，確保文件的數(shù)量、編號(hào)、密級(jí)等信息準(zhǔn)確無(wú)誤。發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞等情況，要及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。同時(shí)，要根據(jù)文件的保存期限和密級(jí)變化，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和處理。（五）機(jī)要文件的歸檔與銷毀1.歸檔：機(jī)要文件辦理完畢后，機(jī)要人員應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)，要對(duì)文件進(jìn)行整理、分類、編號(hào)，編制目錄，便于日后查閱和管理。2.銷毀：對(duì)已到保管期限或因工作需要不再保存的機(jī)要文件，要按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，需填寫銷毀清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀。銷毀過(guò)程要采取有效的保密措施，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。四、機(jī)要信息管理（一）機(jī)要信息的范圍機(jī)要信息不僅包括機(jī)要文件所承載的內(nèi)容，還涵蓋公司在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類敏感信息，如客戶資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、研發(fā)資料、商業(yè)計(jì)劃等。這些信息一旦泄露，可能給公司帶來(lái)重大損失，因此必須嚴(yán)格加以管理。（二）機(jī)要信息的存儲(chǔ)與備份1.存儲(chǔ)：機(jī)要信息應(yīng)存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)設(shè)備中，并采取加密等安全防護(hù)措施，防止信息被非法獲取。存儲(chǔ)設(shè)備要放置在安全可靠的場(chǎng)所，專人負(fù)責(zé)管理，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。2.備份：為防止機(jī)要信息因設(shè)備故障、自然災(zāi)害等原因丟失，要定期對(duì)機(jī)要信息進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存儲(chǔ)，采用不同的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)地點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。備份工作要嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和時(shí)間間隔進(jìn)行，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和及時(shí)性。（三）機(jī)要信息的使用與共享1.使用：因工作需要使用機(jī)要信息時(shí)，應(yīng)填寫機(jī)要信息使用申請(qǐng)表，說(shuō)明使用目的、使用范圍、使用時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用。使用過(guò)程中，要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的范圍和方式進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他目的。2.共享：如需與外部單位或個(gè)人共享機(jī)要信息，必須簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保機(jī)要信息的安全。內(nèi)部部門之間共享機(jī)要信息，也需經(jīng)過(guò)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)的審批，并做好信息共享的登記和跟蹤工作。（四）機(jī)要信息的安全防護(hù)1.技術(shù)防護(hù)：公司將采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，對(duì)機(jī)要信息進(jìn)行全方位的安全防護(hù)。同時(shí)，要定期對(duì)信息安全系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全漏洞。2.人員防護(hù)：加強(qiáng)對(duì)員工的信息安全培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和信息安全防范能力。員工在使用機(jī)要信息過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得在不安全的環(huán)境下處理機(jī)要信息，不得使用未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備訪問(wèn)機(jī)要信息。五、機(jī)要設(shè)備與場(chǎng)所管理（一）機(jī)要設(shè)備管理1.設(shè)備采購(gòu)：機(jī)要設(shè)備的采購(gòu)應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)和質(zhì)量保證的供應(yīng)商，確保設(shè)備的安全性和可靠性。采購(gòu)的設(shè)備要符合國(guó)家相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)和公司的保密要求，不得采購(gòu)來(lái)源不明或存在安全隱患的設(shè)備。2.設(shè)備登記與標(biāo)識(shí)：新采購(gòu)的機(jī)要設(shè)備要及時(shí)進(jìn)行登記，記錄設(shè)備的名稱、型號(hào)、編號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用部門、使用人等信息。同時(shí)，要在設(shè)備上粘貼明顯的保密標(biāo)識(shí)，提醒使用者注意保密。3.設(shè)備維護(hù)與維修：機(jī)要設(shè)備的維護(hù)和維修應(yīng)由專人負(fù)責(zé)或由具有資質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行。在維護(hù)和維修過(guò)程中，要采取嚴(yán)格的保密措施，防止機(jī)要信息泄露。如設(shè)備需要送外維修，必須拆除存儲(chǔ)有機(jī)要信息的部件，并填寫設(shè)備送修登記表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可送修。4.設(shè)備報(bào)廢：對(duì)已達(dá)到報(bào)廢條件的機(jī)要設(shè)備，要按照規(guī)定的程序進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢前，需對(duì)設(shè)備存儲(chǔ)的機(jī)要信息進(jìn)行徹底清除，確保信息無(wú)法恢復(fù)。同時(shí)，要填寫設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可報(bào)廢。（二）機(jī)要場(chǎng)所管理1.機(jī)要室建設(shè)：機(jī)要室是存放機(jī)要文件和處理機(jī)要工作的重要場(chǎng)所，其建設(shè)應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)保密標(biāo)準(zhǔn)和要求。機(jī)要室要設(shè)置在安全可靠的位置，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警系統(tǒng)等。2.機(jī)要室出入管理：機(jī)要室應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的出入管理制度，非機(jī)要人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入機(jī)要室。機(jī)要人員進(jìn)入機(jī)要室時(shí)，要進(jìn)行身份識(shí)別和登記，記錄進(jìn)入時(shí)間、離開時(shí)間等信息。同時(shí)，要注意隨手關(guān)門，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.機(jī)要場(chǎng)所環(huán)境管理：要保持機(jī)要場(chǎng)所的環(huán)境衛(wèi)生和整潔，定期進(jìn)行清掃和消毒。機(jī)要室內(nèi)不得存放與機(jī)要工作無(wú)關(guān)的物品，嚴(yán)禁在機(jī)要室內(nèi)吸煙、使用明火等，確保機(jī)要場(chǎng)所的安全。六、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司將建立健全機(jī)要工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門的機(jī)要工作進(jìn)行檢查，確保機(jī)要工作管理辦法的有效執(zhí)行。檢查內(nèi)容包括機(jī)要人員管理、機(jī)要文件管理、機(jī)要信息管理、機(jī)要設(shè)備與場(chǎng)所管理等方面。2.各部門要定期對(duì)本部門的機(jī)要工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。同時(shí)，要積極配合公司組織的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和情況。（二）責(zé)任追究制度1.對(duì)違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致機(jī)要信息泄露、機(jī)要文件丟失或其他機(jī)要工作事故的單位和個(gè)人，公司將按照“誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)使用誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，嚴(yán)肅追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.責(zé)任追究的方式包括批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。希望大家引以為戒，嚴(yán)格遵守機(jī)要工作