內(nèi)貿(mào)外貿(mào)采購管理辦法總則目的為規(guī)范公司內(nèi)貿(mào)與外貿(mào)采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，防范采購風(fēng)險，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司所有內(nèi)貿(mào)與外貿(mào)采購活動，包括原材料、設(shè)備、零部件、辦公用品、服務(wù)等各類采購項目。采購原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本和經(jīng)濟效益，追求采購價值最大化。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴(yán)格把控采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的需求。5.效率原則：優(yōu)化采購流程，提高采購效率，確保物資和服務(wù)及時供應(yīng)。采購管理組織與職責(zé)采購管理委員會1.組成：由公司高層管理人員、采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員組成。2.職責(zé)制定公司采購戰(zhàn)略和政策，審議采購計劃和預(yù)算。審定重大采購項目的供應(yīng)商選擇和采購合同。協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題和爭議。監(jiān)督采購部門的工作，評估采購績效。采購部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行采購計劃，組織實施采購活動。收集、整理和分析供應(yīng)商信息，建立和維護供應(yīng)商檔案。開展供應(yīng)商開發(fā)、評估和選擇工作，與合格供應(yīng)商簽訂采購合同。負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行和跟蹤，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。負(fù)責(zé)采購物資的驗收、入庫和付款申請等工作。定期統(tǒng)計和分析采購數(shù)據(jù)，提出采購成本控制和優(yōu)化建議。其他部門1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求和時間要求等。2.質(zhì)量控制部門：負(fù)責(zé)對采購物資和服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗和驗收，確保符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和付款申請，辦理采購資金的支付手續(xù)，監(jiān)督采購資金的使用情況。采購計劃管理采購計劃的編制1.需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，提出采購需求申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購部門。2.采購部門對需求部門提交的采購需求進(jìn)行匯總、分析和整理，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，編制采購計劃草案。3.采購計劃草案應(yīng)包括采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。4.采購計劃草案經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交采購管理委員會審議。采購計劃的審批1.采購管理委員會對采購計劃草案進(jìn)行審議，根據(jù)公司戰(zhàn)略和預(yù)算情況，對采購計劃進(jìn)行調(diào)整和完善。2.經(jīng)采購管理委員會審議通過的采購計劃，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。采購計劃的調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整、市場供應(yīng)情況變化等原因需要調(diào)整采購計劃的，需求部門應(yīng)及時提出調(diào)整申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購部門。2.采購部門對調(diào)整申請進(jìn)行審核，提出調(diào)整意見，經(jīng)采購管理委員會審議通過后，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.采購計劃調(diào)整后，采購部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并按照調(diào)整后的計劃組織實施采購活動。供應(yīng)商管理供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。2.采購部門對供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，選擇符合公司采購需求和標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察。3.實地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量控制體系、管理水平、信譽狀況等方面。4.實地考察結(jié)束后，采購部門應(yīng)撰寫考察報告，對供應(yīng)商的綜合情況進(jìn)行評價，提出是否引入為合格供應(yīng)商的建議。供應(yīng)商評估1.采購部門定期對合格供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面。2.評估方式包括問卷調(diào)查、現(xiàn)場檢查、數(shù)據(jù)分析等。3.采購部門根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商等。4.對于優(yōu)秀供應(yīng)商，公司應(yīng)給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵；對于不合格供應(yīng)商，公司應(yīng)及時終止合作，并從供應(yīng)商名單中刪除。供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的采購項目，采購部門應(yīng)組織招標(biāo)或競爭性談判，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.在選擇供應(yīng)商時，采購部門應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、交貨期、服務(wù)等因素，確保選擇的供應(yīng)商能夠滿足公司的采購需求。供應(yīng)商合作與管理1.采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。2.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和交流，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和質(zhì)量情況，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。3.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商績效檔案，記錄供應(yīng)商的交貨情況、質(zhì)量情況、服務(wù)情況等，為供應(yīng)商評估和選擇提供依據(jù)。采購方式與程序采購方式1.招標(biāo)采購：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、對供應(yīng)商有較高要求的采購項目。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定的程序進(jìn)行。2.競爭性談判：適用于技術(shù)規(guī)格不明確、市場競爭不充分的采購項目。競爭性談判應(yīng)邀請至少三家合格供應(yīng)商參與，通過談判確定成交供應(yīng)商。3.詢價采購：適用于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場供應(yīng)充足的采購項目。詢價采購應(yīng)向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，根據(jù)供應(yīng)商的報價情況確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的情況，如專利產(chǎn)品、特定品牌產(chǎn)品等。單一來源采購應(yīng)經(jīng)采購管理委員會批準(zhǔn)后實施。采購程序1.采購申請：需求部門根據(jù)采購計劃和實際需求，填寫采購申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購部門。2.供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.采購談判：采購部門與供應(yīng)商就采購價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式等條款進(jìn)行談判，達(dá)成一致意見后簽訂采購合同。4.合同簽訂：采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)至相關(guān)部門。5.合同執(zhí)行：采購部門按照采購合同的要求，組織供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。6.驗收付款：采購物資和服務(wù)到貨后，需求部門和質(zhì)量控制部門應(yīng)及時進(jìn)行驗收，驗收合格后，采購部門辦理付款申請手續(xù)，經(jīng)財務(wù)部門審核后支付貨款。采購合同管理合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，合同內(nèi)容應(yīng)包括合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式、采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對合同條款進(jìn)行審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.采購合同應(yīng)由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。合同執(zhí)行1.采購部門應(yīng)按照采購合同的要求，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的約定，按時、按質(zhì)、按量交貨，并提供相關(guān)的質(zhì)量證明文件和售后服務(wù)。3.在合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力、政策變化等原因需要變更合同條款的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂變更協(xié)議。合同終止1.采購合同履行完畢后，合同自動終止。2.如因供應(yīng)商違約、采購項目取消等原因需要提前終止合同的，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并按照合同約定處理善后事宜。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險評估，識別可能存在的風(fēng)險因素，如市場價格波動、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、交貨延遲等。2.采購部門應(yīng)建立風(fēng)險預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在的風(fēng)險。風(fēng)險評估1.采購部門對識別出的風(fēng)險因素進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行分類管理，分為高風(fēng)險、中風(fēng)險、低風(fēng)險等。風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同類型的風(fēng)險，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如簽訂長期合同、鎖定價格、增加供應(yīng)商數(shù)量、加強質(zhì)量檢驗等。2.采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時調(diào)整和完善風(fēng)險應(yīng)對措施。采購績效評估評估指標(biāo)1.采購績效評估指標(biāo)包括采購成本、采購質(zhì)量、交貨期、服務(wù)水平等方面。2.采購成本指標(biāo)包括采購價格降低率、采購成本節(jié)約率等；采購質(zhì)量指標(biāo)包括采購物資的合格率、退貨率等；交貨期指標(biāo)包括按時交貨率、交貨延遲率等；服務(wù)水平指標(biāo)包括供應(yīng)商的響應(yīng)速度、售后服務(wù)質(zhì)量等。評估方法1.采購部門定期對采購績效進(jìn)行評估，評估周期可以為月度、季度或年度。2.評估方法包括數(shù)據(jù)分析、問卷調(diào)查、現(xiàn)場檢查等。3.采購部門根據(jù)評估結(jié)果，撰寫采購績效評估報告，對采購工作的成績和不足進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。