體系證書使用管理辦法總則目的為加強(qiáng)本公司/組織體系證書的使用管理，確保體系證書的正確、規(guī)范使用，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益和良好形象，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織獲得的各類體系證書，包括但不限于質(zhì)量管理體系證書、環(huán)境管理體系證書、職業(yè)健康安全管理體系證書等。定義體系證書是指公司/組織通過相關(guān)認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核，符合特定管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求而獲得的證明文件。體系證書的獲取與保管證書獲取1.申請認(rèn)證：相關(guān)部門根據(jù)公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，提出體系認(rèn)證申請。經(jīng)公司/組織管理層批準(zhǔn)后，由指定部門負(fù)責(zé)與認(rèn)證機(jī)構(gòu)溝通，簽訂認(rèn)證合同，組織開展認(rèn)證準(zhǔn)備工作。2.認(rèn)證審核：在認(rèn)證審核過程中，各部門應(yīng)積極配合，按照認(rèn)證機(jī)構(gòu)的要求提供相關(guān)資料和信息，確保審核工作順利進(jìn)行。3.證書頒發(fā)：認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核通過后，頒發(fā)體系證書。指定部門應(yīng)及時領(lǐng)取證書，并做好登記工作。證書保管1.專人負(fù)責(zé)：體系證書由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，確保證書的安全和完整。2.存放要求：證書應(yīng)存放在專門的文件柜中，采取防潮、防火、防盜等措施。同時，應(yīng)建立證書檔案，記錄證書的基本信息、頒發(fā)時間、有效期等內(nèi)容。3.定期檢查：保管人員應(yīng)定期對證書進(jìn)行檢查，確保證書的有效期和狀態(tài)正常。如發(fā)現(xiàn)證書存在損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。體系證書的使用規(guī)定使用原則1.合法合規(guī)：體系證書的使用必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)和認(rèn)證機(jī)構(gòu)的規(guī)定，不得擅自涂改、偽造或轉(zhuǎn)讓證書。2.真實準(zhǔn)確：在使用體系證書時，應(yīng)確保所提供的信息真實、準(zhǔn)確，不得夸大或虛假宣傳。3.適度使用：體系證書的使用應(yīng)與公司/組織的實際業(yè)務(wù)和管理水平相適應(yīng)，不得過度依賴證書進(jìn)行市場推廣。使用范圍1.宣傳推廣：公司/組織可以在宣傳資料、網(wǎng)站、產(chǎn)品包裝等媒介上使用體系證書的標(biāo)志和相關(guān)信息，以展示公司/組織的管理水平和質(zhì)量信譽(yù)。2.商務(wù)活動：在商務(wù)洽談、投標(biāo)等活動中，公司/組織可以提供體系證書作為證明文件，增強(qiáng)客戶對公司/組織的信任。3.內(nèi)部管理：體系證書可以作為公司/組織內(nèi)部管理的重要依據(jù)，用于指導(dǎo)和規(guī)范各項工作，提高管理效率和質(zhì)量。使用流程1.申請：各部門需要使用體系證書時，應(yīng)填寫《體系證書使用申請表》，注明使用目的、使用范圍、使用期限等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批：《體系證書使用申請表》經(jīng)行政部門審核后，報公司/組織管理層審批。審批通過后，行政部門方可提供證書相關(guān)信息或復(fù)印件。3.使用：使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照審批的內(nèi)容和要求使用體系證書，不得超出使用范圍和期限。同時，應(yīng)妥善保管證書相關(guān)信息和復(fù)印件，防止泄露。4.歸還：使用完畢后，使用部門應(yīng)及時將證書相關(guān)信息和復(fù)印件歸還行政部門，并辦理歸還手續(xù)。體系證書的監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：行政部門應(yīng)定期對體系證書的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括證書的使用范圍、使用方式、使用期限等是否符合規(guī)定。2.不定期抽查：公司/組織管理層可以不定期對體系證書的使用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.記錄與報告：檢查和抽查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄，并形成報告。報告應(yīng)包括檢查和抽查的情況、發(fā)現(xiàn)的問題、處理意見等內(nèi)容，報公司/組織管理層。外部監(jiān)督1.認(rèn)證機(jī)構(gòu)監(jiān)督：認(rèn)證機(jī)構(gòu)會定期對公司/組織的體系運行情況進(jìn)行監(jiān)督審核。公司/組織應(yīng)積極配合認(rèn)證機(jī)構(gòu)的工作，如實提供相關(guān)資料和信息。2.政府監(jiān)管：政府相關(guān)部門會對公司/組織的體系證書使用情況進(jìn)行監(jiān)管。公司/組織應(yīng)遵守政府部門的規(guī)定，接受政府部門的檢查和監(jiān)督。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.擅自涂改、偽造證書：未經(jīng)授權(quán)，對體系證書進(jìn)行涂改、偽造或變造的行為。2.超范圍使用證書：超出規(guī)定的使用范圍和期限使用體系證書的行為。3.虛假宣傳證書：在宣傳推廣中，對體系證書的內(nèi)容進(jìn)行夸大、虛假宣傳的行為。4.轉(zhuǎn)讓證書：將體系證書轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人使用的行為。處理措施1.警告：對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責(zé)令限期整改。2.罰款：對于違規(guī)行為造成一定損失或影響的，給予罰款處分。罰款金額根據(jù)違規(guī)情節(jié)和損失程度確定。3.取消使用資格：對于嚴(yán)重違規(guī)或多次違規(guī)的，取消其使用體系證書的資格，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。4.法律責(zé)任：對于違反國家法律法規(guī)的行為，依法追究其法律責(zé)任。附則解釋權(quán)本辦法由公司/組織行政部門