港口貿(mào)易采購(gòu)管理辦法總則目的為加強(qiáng)港口貿(mào)易采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，保障采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司在港口貿(mào)易活動(dòng)中的各類采購(gòu)業(yè)務(wù)，包括但不限于貨物采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等?；驹瓌t1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)信息應(yīng)公開(kāi)透明，采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公平、公正、公開(kāi)，接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督。3.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本和效益，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：嚴(yán)格把控采購(gòu)質(zhì)量，確保所采購(gòu)的貨物、設(shè)備和服務(wù)符合公司的要求和標(biāo)準(zhǔn)。5.廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)廉潔自律，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)采購(gòu)管理委員會(huì)1.組成：由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。2.職責(zé)制定和修訂公司港口貿(mào)易采購(gòu)管理制度和政策。審定重大采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)方案和預(yù)算。協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題。監(jiān)督采購(gòu)部門的工作，對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行評(píng)估和考核。采購(gòu)部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)公司港口貿(mào)易采購(gòu)業(yè)務(wù)的具體實(shí)施。制定采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)預(yù)算。選擇和評(píng)估供應(yīng)商，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。組織采購(gòu)招標(biāo)、談判等活動(dòng)，簽訂采購(gòu)合同。跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)和付款等工作。其他相關(guān)部門1.需求部門：提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對(duì)采購(gòu)物資的使用效果進(jìn)行評(píng)估。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的籌集、管理和支付，審核采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)合同，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況。3.審計(jì)部門：對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)行為的合法性、合規(guī)性和效益性。采購(gòu)計(jì)劃管理采購(gòu)計(jì)劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，提前編制采購(gòu)需求計(jì)劃，明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)需求部門的采購(gòu)需求計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)供應(yīng)情況和公司庫(kù)存情況，編制年度采購(gòu)計(jì)劃和月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)方式等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃的審批1.年度采購(gòu)計(jì)劃和月度采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審批。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)計(jì)劃組織采購(gòu)活動(dòng)。2.如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，需求部門應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整的原因和內(nèi)容，經(jīng)采購(gòu)部門審核后，報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審批。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.選擇供應(yīng)商應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨期有保障的供應(yīng)商。3.對(duì)于重要物資和關(guān)鍵設(shè)備的采購(gòu)，應(yīng)選擇至少三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行比較和篩選。供應(yīng)商的檔案管理1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作情況等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期進(jìn)行更新和維護(hù)。2.采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂供應(yīng)商合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范合作行為。供應(yīng)商的績(jī)效評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的績(jī)效進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)供應(yīng)商的績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于績(jī)效優(yōu)秀的供應(yīng)商，應(yīng)給予優(yōu)先合作和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于績(jī)效不佳的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行警告、整改，直至終止合作。采購(gòu)方式招標(biāo)采購(gòu)1.對(duì)于采購(gòu)金額較大、技術(shù)要求較高、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購(gòu)方式。招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)定的程序進(jìn)行。2.招標(biāo)采購(gòu)分為公開(kāi)招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)兩種方式。公開(kāi)招標(biāo)是指采購(gòu)部門通過(guò)公開(kāi)媒體發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)；邀請(qǐng)招標(biāo)是指采購(gòu)部門向特定的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)，邀請(qǐng)其參加投標(biāo)。談判采購(gòu)1.對(duì)于采購(gòu)金額較小、技術(shù)要求相對(duì)較低、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不充分的采購(gòu)項(xiàng)目，或因特殊情況無(wú)法采用招標(biāo)采購(gòu)方式的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用談判采購(gòu)方式。2.談判采購(gòu)應(yīng)選擇至少兩家以上的供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過(guò)談判協(xié)商確定采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量要求等內(nèi)容。詢價(jià)采購(gòu)1.對(duì)于采購(gòu)金額較小、標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)采購(gòu)方式。詢價(jià)采購(gòu)是指采購(gòu)部門向至少三家以上的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其提供報(bào)價(jià)，根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況選擇供應(yīng)商。直接采購(gòu)1.對(duì)于采購(gòu)金額較小、市場(chǎng)供應(yīng)單一、時(shí)間緊迫的采購(gòu)項(xiàng)目，或因特殊情況只能從特定供應(yīng)商處采購(gòu)的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用直接采購(gòu)方式。2.直接采購(gòu)應(yīng)經(jīng)過(guò)采購(gòu)管理委員會(huì)審批，并在采購(gòu)合同中說(shuō)明采用直接采購(gòu)方式的原因。采購(gòu)合同管理采購(gòu)合同的簽訂1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)方式和談判結(jié)果，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)采用書(shū)面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)部門應(yīng)將合同草案送財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門審核。審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，方可簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同的執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量要求等交付貨物。2.需求部門應(yīng)在貨物到達(dá)后及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問(wèn)題或不符合合同約定的情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。采購(gòu)合同的變更和解除1.如因特殊情況需要變更或解除采購(gòu)合同，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議或解除協(xié)議。變更協(xié)議或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、責(zé)任承擔(dān)等內(nèi)容。2.采購(gòu)合同的變更和解除應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。采購(gòu)物資的驗(yàn)收和付款采購(gòu)物資的驗(yàn)收1.采購(gòu)物資到達(dá)后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等方面。2.驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決。采購(gòu)物資的付款1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同的約定和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款手續(xù)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定進(jìn)行，確保付款安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核采購(gòu)付款申請(qǐng)，檢查采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證的真實(shí)性、合法性和完整性。審核通過(guò)后，方可辦理付款手續(xù)。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門應(yīng)識(shí)別采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)進(jìn)行分析和評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。如對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，可以通過(guò)與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合同、鎖定價(jià)格等方式進(jìn)行規(guī)避；對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，可以通過(guò)加強(qiáng)供應(yīng)商管理、選擇多家供應(yīng)商等方式進(jìn)行分散。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。監(jiān)督與考核監(jiān)督1.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)行為的合法性、合規(guī)性和效益性。審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商的選擇和管理情況、采購(gòu)合同的簽訂和執(zhí)行情況、采購(gòu)物資的驗(yàn)收和付款情況等方面。2.采購(gòu)管理委員會(huì)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)部門的監(jiān)督，定期聽(tīng)取采購(gòu)部門的工作匯報(bào)，檢查采購(gòu)工作的進(jìn)展情況和存在的問(wèn)題?？己?.采購(gòu)管理委員會(huì)應(yīng)建立采購(gòu)績(jī)效考核機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門和采購(gòu)人員的工作績(jī)效進(jìn)行考核。考核內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的完