公司合同檔案管理辦法總則目的為加強公司合同檔案管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、保管、利用等工作，維護公司的合法權益，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國民法典》等相關法律法規(guī)，結合公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機構在經營管理活動中形成的各類合同檔案的管理。定義本辦法所稱合同檔案，是指公司在簽訂、履行合同過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括合同文本、附件、補充協(xié)議、變更協(xié)議、往來函件、會議紀要、履行記錄等。管理原則合同檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、完整準確、安全保密、方便利用的原則。管理機構及職責檔案管理部門公司檔案管理部門是合同檔案的綜合管理部門，負責制定和完善合同檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查各部門合同檔案管理工作；接收、整理、保管和提供利用合同檔案；組織開展合同檔案的鑒定、銷毀等工作。合同承辦部門各合同承辦部門是合同檔案的形成和收集部門，負責本部門合同檔案的收集、整理和預歸檔工作；確保合同檔案的完整、準確和及時歸檔；協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的保管和利用工作。其他部門其他部門應配合檔案管理部門和合同承辦部門做好合同檔案管理工作，提供相關資料和信息。合同檔案的收集收集范圍1.各類合同文本，包括主合同、從合同、補充協(xié)議、變更協(xié)議等。2.合同簽訂過程中的相關文件，如招標書、投標書、中標通知書、談判記錄、會議紀要等。3.合同履行過程中的相關文件，如發(fā)貨單、收貨單、驗收報告、付款憑證、發(fā)票、往來函件等。4.合同糾紛處理過程中的相關文件，如起訴狀、答辯狀、判決書、調解書等。5.其他與合同有關的具有保存價值的文件資料。收集要求1.合同承辦部門應在合同簽訂、履行過程中及時收集相關文件資料，并按照本辦法的要求進行整理和預歸檔。2.收集的合同檔案應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子合同檔案，應確保其存儲格式規(guī)范、可讀，有相應的備份和安全防護措施。收集時間1.合同簽訂后，合同承辦部門應在[X]個工作日內將合同文本及相關文件資料收集齊全，并移交檔案管理部門。2.合同履行過程中形成的文件資料，合同承辦部門應在每月末將當月的文件資料收集整理后移交檔案管理部門。3.合同履行完畢后，合同承辦部門應在[X]個工作日內將合同履行過程中的所有文件資料收集整理后移交檔案管理部門。合同檔案的整理整理原則合同檔案的整理應遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。整理方法1.分類合同檔案按照合同的性質、業(yè)務類型等進行分類，如買賣合同、租賃合同、服務合同等。2.編號對每一份合同檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。編號規(guī)則為：[公司簡稱][合同類別代碼][年份][序號]。3.裝訂對于紙質合同檔案，應按照文件的先后順序進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得影響文件的閱讀和保存。4.編目編制合同檔案目錄，目錄應包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、履行期限、合同金額、對方當事人等基本信息。預歸檔合同承辦部門在完成合同檔案的收集和整理后，應填寫《合同檔案預歸檔清單》，并將合同檔案和預歸檔清單一并移交檔案管理部門。檔案管理部門對預歸檔的合同檔案進行審核，審核合格的予以接收，審核不合格的退回合同承辦部門重新整理。合同檔案的保管保管要求1.檔案管理部門應建立專門的合同檔案庫房，配備必要的保管設備和設施，確保合同檔案的安全。2.合同檔案庫房應保持適宜的溫度、濕度，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。3.對于電子合同檔案，應采用安全可靠的存儲介質進行存儲，并定期進行備份和檢查。保管期限合同檔案的保管期限根據合同的重要程度和有效期限分為永久、長期（[X]年以上）和短期（[X]年以下）三種。具體保管期限按照國家有關規(guī)定和公司實際情況確定。保管期限的確定1.涉及公司重大權益、重要資產、長期合作關系的合同檔案，保管期限為永久。2.一般合同檔案，保管期限為長期。3.短期合同檔案，保管期限為短期。保管期限的計算合同檔案的保管期限從合同履行完畢之日起計算。保管期限的調整因特殊情況需要調整合同檔案保管期限的，由檔案管理部門提出意見，經公司領導批準后執(zhí)行。合同檔案的利用利用范圍公司內部各部門、分支機構因工作需要可以查閱、借閱合同檔案。外部單位或個人因工作需要查閱、借閱合同檔案的，應經公司領導批準。利用程序1.查閱合同檔案查閱人應填寫《合同檔案查閱申請表》，經本部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應根據查閱人的申請，提供相應的合同檔案，并做好查閱記錄。2.借閱合同檔案借閱人應填寫《合同檔案借閱申請表》，經本部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱人應按照規(guī)定的期限歸還合同檔案，如需延期借閱，應辦理延期手續(xù)。利用要求1.查閱、借閱合同檔案的人員應遵守檔案管理規(guī)定，不得損壞、涂改、丟失合同檔案。2.未經公司領導批準，查閱、借閱合同檔案的人員不得將合同檔案帶出公司。3.查閱、借閱合同檔案的人員應嚴格保密合同檔案的內容，不得泄露公司商業(yè)秘密。合同檔案的鑒定與銷毀鑒定檔案管理部門應定期對合同檔案進行鑒定，確定合同檔案的保管期限和銷毀范圍。鑒定工作由檔案管理部門會同合同承辦部門、法務部門等相關部門組成鑒定小組進行。銷毀1.經鑒定確無保存價值的合同檔案，應填寫《合同檔案銷毀清冊》，并報公司領導批準后予以銷毀。2.銷毀合同檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。禁止銷毀的情況1.涉及未了結的債權債務的合同檔案，不得銷毀。2.正在進行訴訟或仲裁的合同檔案，不得銷毀。合同檔案的統(tǒng)計與分析統(tǒng)計檔案管理部門應建立合同檔案統(tǒng)計制度，定期對合同檔案的數量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供依據。分析檔案管理部門應根據合同檔案統(tǒng)計數據，分析合同簽訂、履行過程中存在的問題和風險，提出改進建議和措施，為公司加強合同管理提供參考。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查公司應定期對合同檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括合同檔案的收集、整理、保管、利用等方面。檔案管理部門應定期向公司領導匯報合同檔案管理工作情況?？己?/p>