北京電子印章管理辦法一、引言親愛的各位同事，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子政務(wù)和電子商務(wù)在我們的工作與生活中日益普及。電子印章作為傳統(tǒng)印章在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的延伸，以其便捷、高效、安全的特性，逐漸成為各類業(yè)務(wù)開展中不可或缺的工具。在北京地區(qū)，為適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大趨勢，規(guī)范電子印章的使用與管理，我們依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本《北京電子印章管理辦法》。希望大家認真學習并嚴格遵守，共同確保公司業(yè)務(wù)在數(shù)字化進程中安全、有序地推進。二、適用范圍本辦法適用于公司在北京地區(qū)開展業(yè)務(wù)過程中，所有涉及電子印章的制作、使用、保管、變更、注銷等相關(guān)活動。無論是公司內(nèi)部各部門之間的文件流轉(zhuǎn)，還是與外部合作伙伴的商務(wù)往來，只要使用電子印章，均需遵循本辦法的規(guī)定。三、電子印章的定義與分類（一）定義電子印章是指基于可信密碼技術(shù)生成身份標識，以電子數(shù)據(jù)圖形表現(xiàn)的印章，其與傳統(tǒng)實物印章具有同等法律效力。簡單來說，它就像是我們平常使用的印章在電子世界里的“分身”，能起到和實物印章一樣確認文件真實性和有效性的作用。（二）分類1.公司公章：代表公司整體意志，用于各類重要的對外文件、合同、協(xié)議等，具有最高的法律效力。2.法人章：主要用于特定的財務(wù)、人事等重要事務(wù)，與法人身份緊密相關(guān)。3.部門章：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要使用，用于部門內(nèi)部文件以及與其他部門溝通協(xié)調(diào)的相關(guān)文件，但不能用于對外簽訂具有法律效力的合同等文件。4.業(yè)務(wù)專用章：如合同專用章、財務(wù)專用章等，專門用于特定業(yè)務(wù)場景，在相應(yīng)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)具有法律效力。四、電子印章的制作（一）制作主體與資質(zhì)1.我們公司電子印章的制作，必須委托給經(jīng)公安機關(guān)許可的、具有合法資質(zhì)的電子印章制作單位。這就好比我們要找一個可靠、有能力的工匠來打造我們的印章，確保印章的質(zhì)量和安全性。2.制作單位應(yīng)具備完善的安全保障措施和技術(shù)能力，能夠按照國家相關(guān)標準和規(guī)范制作電子印章，保證印章的唯一性、可靠性和不可篡改性。（二）制作流程1.申請：各部門如需制作電子印章，應(yīng)向公司的印章管理部門提交詳細的申請，說明印章的類型、用途、使用范圍等信息。比如，市場部門要制作一枚合同專用章，就需要在申請中明確該章用于市場業(yè)務(wù)合同簽訂，使用范圍涵蓋與客戶簽訂的各類業(yè)務(wù)合同等。2.審核：印章管理部門收到申請后，會對申請內(nèi)容進行嚴格審核。審核內(nèi)容包括申請部門的權(quán)限、印章用途的合理性、使用范圍的合規(guī)性等。只有審核通過的申請，才能進入制作環(huán)節(jié)。3.制作：審核通過后，印章管理部門將相關(guān)信息提交給選定的電子印章制作單位。制作單位按照規(guī)定的技術(shù)標準和流程，為我們制作電子印章，并將制作完成的印章信息反饋給公司。4.備案：電子印章制作完成后，制作單位會按照公安機關(guān)的要求進行備案。同時，公司印章管理部門也會在公司內(nèi)部的印章管理系統(tǒng)中進行備案登記，記錄印章的詳細信息和制作過程。五、電子印章的使用（一）使用原則1.合法合規(guī)原則：電子印章的使用必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定以及公司的各項規(guī)章制度。任何違反法律和公司規(guī)定的使用行為都是不被允許的，我們要時刻保持法律意識，確保每一次使用都在合法的框架內(nèi)進行。2.權(quán)限管理原則：不同類型的電子印章設(shè)置不同的使用權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能使用相應(yīng)的印章。比如，公司公章的使用可能需要經(jīng)過公司高層領(lǐng)導的審批，而部門章則由部門負責人授權(quán)使用。這樣可以避免印章的濫用，保證印章使用的安全性和可控性。3.真實意愿原則：電子印章的使用必須代表印章所有者的真實意愿。使用人在使用印章前，要確保對所蓋章文件的內(nèi)容充分了解，并確認蓋章行為是符合公司利益和自身職責的。（二）使用流程1.文件準備：使用人首先要準備好需要蓋章的電子文件，確保文件內(nèi)容準確無誤、格式規(guī)范。比如，一份合同文件，要仔細核對合同條款、雙方信息等，避免出現(xiàn)錯誤或遺漏。2.申請用?。菏褂萌送ㄟ^公司內(nèi)部的電子印章管理系統(tǒng)，填寫用印申請，說明用印文件名稱、用途、用印類型等信息，并提交相關(guān)審批流程。例如，市場人員要簽訂一份合同，就需要在系統(tǒng)中填寫合同名稱、合同涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容、申請使用合同專用章等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程，提交給部門負責人、法務(wù)人員等進行審批。3.審批流程：審批人員根據(jù)自身權(quán)限，對用印申請進行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、用印的必要性等。只有經(jīng)過所有必要審批環(huán)節(jié)通過后，用印申請才能進入下一步。4.電子蓋章：審批通過后，使用人在電子印章管理系統(tǒng)中，選擇相應(yīng)的電子印章，對文件進行蓋章操作。系統(tǒng)會自動記錄蓋章時間、蓋章人等信息，確保蓋章過程的可追溯性。5.文件存檔：蓋章完成后的電子文件，要按照公司的檔案管理規(guī)定，及時進行存檔。存檔的文件應(yīng)包括蓋章后的電子文件以及用印申請、審批記錄等相關(guān)資料，方便日后查詢和追溯。六、電子印章的保管（一）保管責任1.公司設(shè)立專門的電子印章管理崗位，負責電子印章的日常保管和維護工作。印章管理人員要具備高度的責任心和保密意識，就像守護公司的重要寶藏一樣，確保電子印章的安全。2.各部門使用的電子印章，在不使用時，應(yīng)及時交回印章管理部門統(tǒng)一保管。部門內(nèi)部如需臨時保管，應(yīng)指定專人負責，并向印章管理部門備案。（二）保管措施1.技術(shù)保障：電子印章應(yīng)存儲在安全可靠的硬件設(shè)備中，如加密的服務(wù)器、智能密碼鑰匙等。這些設(shè)備要具備防篡改、防丟失、防破解等功能，為電子印章提供堅實的技術(shù)防護。2.訪問控制：對電子印章存儲設(shè)備的訪問進行嚴格的權(quán)限管理，只有經(jīng)過授權(quán)的印章管理人員才能進行操作。同時，要定期對訪問權(quán)限進行審查和更新，確保權(quán)限設(shè)置的合理性和安全性。3.備份與恢復：定期對電子印章數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)要存儲在不同的物理位置，以防止因設(shè)備故障、自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，要制定完善的數(shù)據(jù)恢復計劃，確保在需要時能夠快速、準確地恢復電子印章數(shù)據(jù)。七、電子印章的變更與注銷（一）變更1.變更情形：當公司名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍等信息發(fā)生變化，或者電子印章的使用權(quán)限、使用范圍等需要調(diào)整時，應(yīng)及時對電子印章進行變更。2.變更流程：由相關(guān)部門提出電子印章變更申請，說明變更原因和變更內(nèi)容，提交給印章管理部門。印章管理部門審核通過后，通知電子印章制作單位進行變更操作。制作單位完成變更后，將新的印章信息反饋給公司，并重新進行備案。（二）注銷1.注銷情形：當公司因合并、分立、解散、破產(chǎn)等原因終止，或者電子印章不再使用、損壞無法修復等情況下，應(yīng)及時對電子印章進行注銷。2.注銷流程：由相關(guān)部門提出電子印章注銷申請，說明注銷原因，提交給印章管理部門。印章管理部門審核通過后，通知電子印章制作單位進行注銷操作。制作單位完成注銷后，將注銷情況反饋給公司，并在公安機關(guān)進行注銷備案。同時，公司印章管理部門要在內(nèi)部印章管理系統(tǒng)中刪除該電子印章的相關(guān)信息。八、安全與風險管理（一）安全技術(shù)措施1.我們采用先進的加密技術(shù)，對電子印章和用印文件進行加密處理，確保印章和文件在傳輸和存儲過程中的保密性、完整性和不可篡改性。這就好比給我們的印章和文件穿上了一層堅固的“鎧甲”，防止被不法分子竊取或篡改。2.建立電子印章認證體系，通過數(shù)字證書等方式對用印人員的身份進行驗證，確保只有合法授權(quán)的人員才能使用電子印章。同時，對用印行為進行實時監(jiān)控和審計，記錄用印時間、用印人、用印文件等詳細信息，以便在出現(xiàn)問題時能夠及時追溯和查明原因。（二）風險應(yīng)對1.風險識別：定期對電子印章使用過程中的風險進行識別和評估，包括技術(shù)風險、管理風險、法律風險等。例如，關(guān)注技術(shù)系統(tǒng)是否存在漏洞，管理制度是否存在不完善的地方，法律法規(guī)變化是否對電子印章使用產(chǎn)生影響等。2.風險處置：針對識別出的風險，制定相應(yīng)的風險處置措施。對于技術(shù)風險，及時進行系統(tǒng)升級和漏洞修復；對于管理風險，完善管理制度和流程；對于法律風險，加強法律學習和合規(guī)審查。同時，建立應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生電子印章被盜用、冒用等突發(fā)事件，能夠迅速采取措施，降低損失和影響。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對電子印章的使用和管理情況進行內(nèi)部審計，檢查印章制作、使用、保管、變更、注銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。2.各部門之間要相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)其他部門存在電子印章使用不當?shù)那闆r，應(yīng)及時向印章管理部門或公司領(lǐng)導報告。（二）外部監(jiān)督積極配合公安機關(guān)、行業(yè)主管部門等外部機構(gòu)對公司電子印章使用和管理情況的監(jiān)督檢查。對于外部機構(gòu)提出的問題和建議，要認真對待，及時整改，確保公司電子印章管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。十、違規(guī)處理（一）違規(guī)情形1.未經(jīng)授權(quán)擅自制作、使用、變更、注銷電子印章的。2.超越權(quán)限使用電子印章的。3.故意泄露電子印章信息或密碼，導致電子印章被盜用、冒用的。4.偽造、篡改電子印章或用印文件的。5.其他違反本辦法規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)使用電子印章的行為，視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等不同程度的處罰。2.因違規(guī)使用電子印章給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責任人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。3.構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責任。我們