建材公司采購付款賬期透明化執(zhí)行制度

一、總則1.目的本制度旨在確保建材公司付款賬期的透明化管理，提升公司運營效益，加強與供應商、客戶之間的信任合作關(guān)系，保障各方合法權(quán)益，規(guī)范公司內(nèi)部財務管理流程，促進公司健康穩(wěn)定發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于建材公司全體員工，以及與公司有業(yè)務往來涉及付款賬期的所有供應商和客戶。3.遵循原則（1）誠信透明原則：付款賬期信息應真實、準確、完整地向相關(guān)方披露，不得隱瞞或虛報。（2）公平公正原則：對待所有供應商和客戶在付款賬期設定與執(zhí)行上遵循公平公正的標準，不偏袒任何一方。（3）合規(guī)合法原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及財務相關(guān)規(guī)定，確保付款賬期的管理在合法框架內(nèi)進行。（4）效益優(yōu)先原則：在保障供應商和客戶合理權(quán)益的基礎上，優(yōu)化付款賬期管理，提升公司資金使用效率，實現(xiàn)運營效益最大化。4.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)公司秉持“質(zhì)量至上、合作共贏、誠信務實、創(chuàng)新發(fā)展”的經(jīng)營理念，付款賬期透明化執(zhí)行制度是踐行這一理念的重要體現(xiàn)。通過透明的賬期管理，與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同保障建材產(chǎn)品的質(zhì)量；同時，為客戶提供清晰明確的付款預期，提升客戶滿意度，促進業(yè)務的持續(xù)拓展。二、組織架構(gòu)與職責劃分1.財務部門（1）負責制定付款賬期的具體政策和標準，結(jié)合公司資金狀況、業(yè)務需求等因素，定期評估并調(diào)整付款賬期政策。（2）審核采購合同、銷售合同中涉及付款賬期的條款，確保其符合公司政策和法律法規(guī)要求。（3）負責付款賬期的核算與監(jiān)控，定期生成付款賬期報表，向管理層匯報公司整體付款賬期情況及潛在風險。（4）與供應商和客戶進行付款賬期相關(guān)的溝通協(xié)調(diào)，處理賬期調(diào)整申請等事宜。2.采購部門（1）在采購談判中，按照公司付款賬期政策，與供應商明確付款賬期條款，并將相關(guān)信息準確傳達給財務部門和其他相關(guān)部門。（2）負責跟進采購訂單的執(zhí)行情況，確保貨物按時交付，若因供應商原因?qū)е陆桓堆舆t可能影響付款賬期，及時與供應商溝通并向財務部門反饋。（3）協(xié)助財務部門進行供應商付款賬期的管理，提供必要的業(yè)務信息和數(shù)據(jù)支持。3.銷售部門（1）在銷售過程中，向客戶清晰介紹公司的付款賬期政策，解答客戶疑問，確?？蛻魧Ω犊钯~期有明確的認知。（2）對于客戶提出的付款賬期特殊要求，及時反饋給財務部門，協(xié)同財務部門進行評估和審批。（3）負責跟進客戶的付款情況，若客戶出現(xiàn)逾期付款跡象，及時提醒客戶并與財務部門溝通采取相應措施。4.管理層（1）審批付款賬期政策的制定與調(diào)整，確保政策符合公司整體戰(zhàn)略和運營需求。（2）對重大采購項目或銷售項目涉及的特殊付款賬期進行決策，平衡公司利益與業(yè)務發(fā)展需求。（3）監(jiān)督各部門在付款賬期管理工作中的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決部門間在付款賬期管理過程中出現(xiàn)的問題。三、管理流程1.付款賬期政策制定與調(diào)整流程（1）財務部門根據(jù)公司資金狀況、行業(yè)慣例、市場競爭情況等因素，起草付款賬期政策草案。（2）組織采購部門、銷售部門等相關(guān)部門進行討論和評估，收集各部門意見和建議，對草案進行修訂完善。（3）將修訂后的付款賬期政策提交管理層審批，經(jīng)管理層審核通過后正式發(fā)布實施。（4）定期（每半年或每年）對付款賬期政策進行評估，根據(jù)公司經(jīng)營狀況、市場環(huán)境變化等因素，由財務部門提出調(diào)整建議，按照上述流程進行政策調(diào)整。2.合同簽訂中的付款賬期管理流程（1）采購部門在與供應商簽訂采購合同前，依據(jù)公司付款賬期政策，明確合同中的付款賬期條款，如預付款比例、到貨驗收款比例及支付時間、質(zhì)保金比例及支付時間等。（2）銷售部門在與客戶簽訂銷售合同前，向客戶詳細介紹公司付款賬期政策，并根據(jù)客戶情況，在符合政策范圍內(nèi)確定合同付款賬期條款，如預收貨款比例、發(fā)貨款比例及支付時間、尾款支付時間等。（3）合同簽訂后，采購部門和銷售部門分別將合同副本及涉及付款賬期的關(guān)鍵信息及時傳遞給財務部門，財務部門進行備案登記。3.付款賬期執(zhí)行與監(jiān)控流程（1）財務部門按照合同約定的付款賬期，提前做好資金預算和安排，確保按時支付供應商款項；同時，監(jiān)控客戶付款情況，定期向銷售部門通報客戶付款進度。（2）采購部門和銷售部門分別負責跟進各自業(yè)務對應的付款賬期執(zhí)行情況，若發(fā)現(xiàn)供應商或客戶可能出現(xiàn)逾期付款情況，及時與對方溝通協(xié)調(diào)，并將情況反饋給財務部門。（3）財務部門定期生成付款賬期報表，內(nèi)容包括供應商和客戶名稱、合同金額、付款賬期約定、已付款金額、未付款金額、逾期情況等信息，報送管理層及相關(guān)部門，以便及時掌握公司付款賬期執(zhí)行動態(tài)。4.付款賬期調(diào)整流程（1）供應商或客戶因特殊原因需要調(diào)整付款賬期的，應向公司提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整后的賬期建議等。（2）采購部門或銷售部門收到申請后，對申請內(nèi)容進行初步審核，評估調(diào)整對公司業(yè)務和財務的影響，提出部門意見。（3）財務部門對申請及相關(guān)部門意見進行綜合分析，從公司資金狀況、成本效益等角度進行評估，提出財務意見。（4）將供應商或客戶的付款賬期調(diào)整申請、采購部門或銷售部門意見、財務部門意見一并提交管理層審批。（5）經(jīng)管理層審批同意后，由采購部門或銷售部門與供應商或客戶簽訂付款賬期調(diào)整協(xié)議，并將調(diào)整信息及時傳遞給財務部門進行賬務處理和備案。四、權(quán)利與義務1.供應商權(quán)利與義務（1）權(quán)利-有權(quán)按照合同約定的付款賬期及時收取貨款，若公司逾期付款，有權(quán)按照合同約定收取逾期利息。-有權(quán)了解公司付款賬期政策及相關(guān)流程，在政策允許范圍內(nèi)，與公司協(xié)商合理的付款賬期。-對公司付款賬期管理工作有提出意見和建議的權(quán)利。（2）義務-按照合同約定的時間、質(zhì)量、數(shù)量等要求提供合格的建材產(chǎn)品。-及時向公司提供準確的發(fā)票及相關(guān)結(jié)算資料，確保公司付款流程的順利進行。-配合公司對付款賬期執(zhí)行情況的監(jiān)控與管理工作，如實提供相關(guān)信息。2.客戶權(quán)利與義務（1）權(quán)利-有權(quán)了解公司明確的付款賬期政策，在政策范圍內(nèi)享受相應的付款賬期優(yōu)惠。-對公司付款賬期政策及執(zhí)行情況有咨詢和提出疑問的權(quán)利，公司應及時給予解答。-若因公司原因?qū)е赂犊钯~期調(diào)整影響客戶利益，有權(quán)要求公司給予合理補償或解決方案。（2）義務-按照合同約定的付款賬期按時支付貨款，若逾期付款，應承擔相應的違約責任。-向公司提供真實有效的財務信息和信用資料，以便公司進行付款賬期評估和管理。-配合公司對付款情況的跟蹤與管理工作，不得故意隱瞞或拖延付款。3.公司員工權(quán)利與義務（1）權(quán)利-有權(quán)了解公司付款賬期政策及相關(guān)流程，在工作中獲取必要的支持和資源，以履行付款賬期管理職責。-對付款賬期管理工作中存在的問題有提出改進建議和意見的權(quán)利，公司應給予重視和反饋。（2）義務-嚴格遵守公司付款賬期政策和相關(guān)流程，認真履行本部門及個人在付款賬期管理中的職責。-及時、準確地向相關(guān)部門和人員傳遞付款賬期相關(guān)信息，不得隱瞞或虛報信息。-積極配合公司內(nèi)部審計和監(jiān)督工作，如實提供與付款賬期管理有關(guān)的資料和數(shù)據(jù)。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制（1）內(nèi)部審計部門定期對公司付款賬期管理工作進行審計，檢查付款賬期政策的執(zhí)行情況、合同條款的合規(guī)性、付款流程的準確性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議。（2）財務部門加強對付款賬期的日常監(jiān)控，對異常付款情況進行及時預警和調(diào)查處理。（3）設立投訴舉報渠道，鼓勵供應商、客戶及公司員工對違反付款賬期政策或不誠信行為進行舉報，公司對舉報信息進行認真核實和處理。2.獎勵機制（1）對在付款賬期管理工作中表現(xiàn)出色，有效維護公司利益，促進與供應商、客戶良好合作關(guān)系的部門或個人，給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、獎金、晉升機會等。（2）對提出創(chuàng)新性付款賬期管理建議并被公司采納，取得顯著經(jīng)濟效益的部門或個人，給予相應的獎勵。3.懲罰機制（1）對于違反公司付款賬期政策，擅自更改付款賬期或故意拖欠供應商貨款、客戶逾期收款等行為，視情節(jié)輕重給予相關(guān)責任人警告、罰款、降職、辭退等處分。（2）因工作失誤導致付款賬期信息錯誤或延誤，給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責任人應承擔相應的賠償責任。（3）對于在付款賬期管理中存在弄虛作假、營私舞弊等違法違規(guī)行為的，依法追究相關(guān)人員的法律責任。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度由公司財務部門負責解釋，在執(zhí)行過程中如有疑問或需要進一