項(xiàng)目內(nèi)部跟蹤管理辦法一、引言在當(dāng)今競爭激烈的商業(yè)環(huán)境中，無論是大型企業(yè)還是小型組織，項(xiàng)目的順利推進(jìn)對于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)至關(guān)重要。有效的項(xiàng)目內(nèi)部跟蹤管理，就如同給項(xiàng)目裝上了精準(zhǔn)的導(dǎo)航系統(tǒng)，能確保項(xiàng)目沿著預(yù)定軌道前行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決途中出現(xiàn)的各種問題，從而提高項(xiàng)目的成功率，為公司創(chuàng)造更大價(jià)值。作為在這個(gè)領(lǐng)域摸爬滾打了二十年的管理老兵，深知一套完善且切實(shí)可行的項(xiàng)目內(nèi)部跟蹤管理辦法對于企業(yè)運(yùn)營的重要性。接下來，我們就詳細(xì)闡述本公司的項(xiàng)目內(nèi)部跟蹤管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有立項(xiàng)的項(xiàng)目，無論是短期的小型項(xiàng)目，還是長期的大型復(fù)雜項(xiàng)目，均需遵循本辦法進(jìn)行跟蹤管理。希望大家在接手項(xiàng)目時(shí)，能第一時(shí)間確認(rèn)本辦法適用于該項(xiàng)目，并積極按照相關(guān)要求執(zhí)行。三、項(xiàng)目跟蹤管理的職責(zé)劃分（一）項(xiàng)目經(jīng)理1.項(xiàng)目經(jīng)理作為項(xiàng)目的第一責(zé)任人，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目的跟蹤管理工作。要對項(xiàng)目的整體進(jìn)度、質(zhì)量、成本等關(guān)鍵指標(biāo)心中有數(shù)，就像船長對船只的航行狀況了如指掌一樣。2.制定詳細(xì)的項(xiàng)目跟蹤計(jì)劃，明確各個(gè)階段的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和里程碑，以及相應(yīng)的跟蹤方法和頻率。例如，每周進(jìn)行一次項(xiàng)目小組內(nèi)部的進(jìn)度溝通會，每月對項(xiàng)目的成本和質(zhì)量進(jìn)行一次系統(tǒng)評估。3.及時(shí)收集項(xiàng)目執(zhí)行過程中的各種信息，包括但不限于任務(wù)完成情況、遇到的問題、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等，并對這些信息進(jìn)行分析和整理，以便做出準(zhǔn)確的決策。我們鼓勵(lì)項(xiàng)目經(jīng)理培養(yǎng)敏銳的洞察力，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中的潛在問題。4.協(xié)調(diào)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部以及與其他相關(guān)部門之間的溝通與協(xié)作，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。當(dāng)出現(xiàn)部門間的協(xié)調(diào)問題時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理要積極主動地去溝通解決，保障項(xiàng)目不受阻礙。（二）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員1.按照項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目經(jīng)理的安排，按時(shí)、高質(zhì)量地完成自己負(fù)責(zé)的任務(wù)，并及時(shí)向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)任務(wù)進(jìn)展情況。就像接力賽中的每一位選手，要跑好自己的那一棒，并及時(shí)交接。2.主動反饋在任務(wù)執(zhí)行過程中遇到的困難和問題，不要等到問題嚴(yán)重影響項(xiàng)目進(jìn)度了才匯報(bào)。希望大家樹立積極的溝通意識，共同為項(xiàng)目的成功努力。3.配合項(xiàng)目經(jīng)理和其他團(tuán)隊(duì)成員，參與項(xiàng)目的各項(xiàng)跟蹤管理活動，如進(jìn)度會議、質(zhì)量檢查等。（三）職能部門1.為項(xiàng)目提供必要的資源支持，包括人力、物力、技術(shù)等方面。就像后勤部隊(duì)為前線作戰(zhàn)提供充足的補(bǔ)給一樣，確保項(xiàng)目順利開展。2.協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理解決項(xiàng)目執(zhí)行過程中涉及到本部門專業(yè)領(lǐng)域的問題，提供專業(yè)的建議和指導(dǎo)。3.對項(xiàng)目中涉及本部門的工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保符合本部門的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）管理層1.對重大項(xiàng)目的跟蹤管理情況進(jìn)行定期審查，了解項(xiàng)目的整體進(jìn)展和關(guān)鍵問題，為項(xiàng)目提供宏觀層面的指導(dǎo)和決策支持。2.協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目執(zhí)行過程中涉及到跨部門的重大協(xié)調(diào)問題和資源調(diào)配問題，確保項(xiàng)目在公司層面得到有力的支持。四、項(xiàng)目跟蹤的內(nèi)容與方法（一）進(jìn)度跟蹤1.制定進(jìn)度計(jì)劃：項(xiàng)目啟動初期，項(xiàng)目經(jīng)理要根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)和任務(wù)分解，制定詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，采用甘特圖等可視化工具展示項(xiàng)目的各個(gè)階段、任務(wù)以及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。這個(gè)進(jìn)度計(jì)劃要經(jīng)過項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和相關(guān)部門的充分討論和確認(rèn)，確保其合理性和可行性。2.定期匯報(bào)：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員每周以書面或口頭形式向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)自己負(fù)責(zé)任務(wù)的完成情況，包括已完成的工作、正在進(jìn)行的工作以及預(yù)計(jì)完成時(shí)間。項(xiàng)目經(jīng)理匯總后，每周向管理層和相關(guān)部門提交項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告，讓大家及時(shí)了解項(xiàng)目的整體進(jìn)展。3.進(jìn)度偏差分析：如果實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度出現(xiàn)偏差，項(xiàng)目經(jīng)理要及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行分析，找出偏差產(chǎn)生的原因，是任務(wù)安排不合理、資源不足，還是遇到了技術(shù)難題等。根據(jù)分析結(jié)果，制定相應(yīng)的糾正措施，如調(diào)整任務(wù)順序、增加資源投入、優(yōu)化技術(shù)方案等，并跟蹤措施的執(zhí)行效果，確保項(xiàng)目進(jìn)度回歸正軌。（二）質(zhì)量跟蹤1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定：在項(xiàng)目啟動階段，根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，制定明確的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員清楚知道項(xiàng)目要達(dá)到什么樣的質(zhì)量水平。這些質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要符合相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)要求。2.質(zhì)量檢查：在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，按照質(zhì)量計(jì)劃進(jìn)行定期和不定期的質(zhì)量檢查。定期檢查可以是每周或每月進(jìn)行一次，對項(xiàng)目的階段性成果進(jìn)行質(zhì)量評估；不定期檢查則根據(jù)項(xiàng)目的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)情況進(jìn)行，如在重要的技術(shù)環(huán)節(jié)完成后進(jìn)行檢查。質(zhì)量檢查可以采用自檢、互檢和專檢相結(jié)合的方式，確保質(zhì)量問題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)。3.質(zhì)量問題處理：一旦發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，要及時(shí)記錄并通知相關(guān)責(zé)任人。責(zé)任人要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)制定整改措施并進(jìn)行整改。整改完成后，要進(jìn)行復(fù)查，確保質(zhì)量問題得到徹底解決。對于反復(fù)出現(xiàn)的質(zhì)量問題，要組織專題會議進(jìn)行分析，找出根本原因，制定系統(tǒng)性的預(yù)防措施，防止問題再次發(fā)生。（三）成本跟蹤1.成本預(yù)算編制：項(xiàng)目啟動前，項(xiàng)目經(jīng)理要會同財(cái)務(wù)部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門，根據(jù)項(xiàng)目的需求和資源配置情況，編制詳細(xì)的項(xiàng)目成本預(yù)算，明確各項(xiàng)費(fèi)用的支出范圍和標(biāo)準(zhǔn)。成本預(yù)算要經(jīng)過嚴(yán)格的審核和批準(zhǔn)，作為項(xiàng)目成本控制的依據(jù)。2.成本核算與監(jiān)控：在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，財(cái)務(wù)部門要定期對項(xiàng)目的實(shí)際成本進(jìn)行核算，記錄各項(xiàng)費(fèi)用的支出情況。項(xiàng)目經(jīng)理要將實(shí)際成本與預(yù)算成本進(jìn)行對比分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本偏差。如果實(shí)際成本超出預(yù)算，要分析原因，是預(yù)算編制不合理，還是項(xiàng)目執(zhí)行過程中出現(xiàn)了不必要的開支等。根據(jù)分析結(jié)果，采取相應(yīng)的成本控制措施，如優(yōu)化資源配置、降低采購成本、控制費(fèi)用支出等。3.成本變更管理：如果項(xiàng)目在執(zhí)行過程中由于各種原因需要對成本預(yù)算進(jìn)行變更，必須按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請、審批。變更申請要詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容和對項(xiàng)目成本的影響。經(jīng)過相關(guān)部門和管理層的審批通過后，才能對成本預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，并相應(yīng)調(diào)整項(xiàng)目的跟蹤管理措施。（四）風(fēng)險(xiǎn)跟蹤1.風(fēng)險(xiǎn)識別：項(xiàng)目啟動初期，項(xiàng)目經(jīng)理組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和相關(guān)專家，采用頭腦風(fēng)暴、檢查表、SWOT分析等方法，對項(xiàng)目可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面識別，包括技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)、人力資源風(fēng)險(xiǎn)、政策風(fēng)險(xiǎn)等。將識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類整理，記錄在項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)清單中。2.風(fēng)險(xiǎn)評估：對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定性和定量評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和可能造成的影響程度。根據(jù)評估結(jié)果，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行優(yōu)先級排序，確定哪些風(fēng)險(xiǎn)是需要重點(diǎn)關(guān)注和應(yīng)對的。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃：針對不同優(yōu)先級的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃。對于高風(fēng)險(xiǎn)，要制定具體的應(yīng)對措施，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)減輕等；對于中低風(fēng)險(xiǎn)，可以制定監(jiān)控措施，密切關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)展變化。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃要明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保措施能夠有效執(zhí)行。4.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控：在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，持續(xù)對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控，關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)的狀態(tài)變化。如果發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險(xiǎn)或原有風(fēng)險(xiǎn)的情況發(fā)生變化，要及時(shí)更新風(fēng)險(xiǎn)清單和應(yīng)對計(jì)劃。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)，要按照應(yīng)對計(jì)劃迅速采取措施進(jìn)行處理，降低風(fēng)險(xiǎn)對項(xiàng)目的影響。五、項(xiàng)目跟蹤管理的溝通機(jī)制（一）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部溝通1.定期會議：每周召開一次項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的進(jìn)度溝通會，會議由項(xiàng)目經(jīng)理主持，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參加。在會議上，大家依次匯報(bào)自己負(fù)責(zé)任務(wù)的進(jìn)展情況、遇到的問題以及需要協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)。通過這種方式，讓團(tuán)隊(duì)成員之間相互了解項(xiàng)目的整體情況，加強(qiáng)協(xié)作。2.即時(shí)溝通：鼓勵(lì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在日常工作中采用即時(shí)通訊工具、電子郵件等方式進(jìn)行即時(shí)溝通，及時(shí)解決工作中遇到的小問題，提高工作效率。但對于重要的事項(xiàng)，還是要以正式的書面文件或會議記錄為準(zhǔn)。（二）與其他部門溝通1.協(xié)調(diào)會議：根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際需要，不定期召開項(xiàng)目與其他相關(guān)部門的協(xié)調(diào)會議，解決項(xiàng)目執(zhí)行過程中涉及到跨部門的問題。會議由項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)起，相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人或代表參加。在會議上，明確問題的責(zé)任部門和解決時(shí)間，確保問題能夠得到及時(shí)處理。2.信息共享：建立項(xiàng)目信息共享平臺，將項(xiàng)目的重要文件、進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢查結(jié)果等信息及時(shí)發(fā)布在平臺上，供相關(guān)部門查閱。這樣可以讓其他部門及時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，為項(xiàng)目提供更好的支持。（三）與管理層溝通1.定期匯報(bào)：項(xiàng)目經(jīng)理每月向管理層提交項(xiàng)目月度報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量、成本、風(fēng)險(xiǎn)等方面的情況，以及項(xiàng)目執(zhí)行過程中遇到的重大問題和解決方案。通過定期匯報(bào)，讓管理層及時(shí)掌握項(xiàng)目的整體情況，為項(xiàng)目提供必要的決策支持。2.專項(xiàng)匯報(bào)：當(dāng)項(xiàng)目遇到重大風(fēng)險(xiǎn)、關(guān)鍵決策點(diǎn)或需要管理層協(xié)調(diào)解決的重大問題時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理要及時(shí)向管理層進(jìn)行專項(xiàng)匯報(bào)，詳細(xì)說明情況，提出建議和方案，以便管理層做出正確的決策。六、項(xiàng)目跟蹤管理的文檔管理（一）文檔分類1.項(xiàng)目計(jì)劃文檔：包括項(xiàng)目整體計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃、成本計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃等，這些文檔是項(xiàng)目跟蹤管理的基礎(chǔ)和依據(jù)。2.項(xiàng)目執(zhí)行文檔：如項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作匯報(bào)、任務(wù)分配表、質(zhì)量檢查記錄、成本核算報(bào)表等，記錄了項(xiàng)目執(zhí)行過程中的實(shí)際情況。3.項(xiàng)目溝通文檔：包括會議紀(jì)要、電子郵件、協(xié)調(diào)函件等，反映了項(xiàng)目在溝通協(xié)調(diào)方面的情況。4.項(xiàng)目變更文檔：如變更申請、變更審批文件等，記錄了項(xiàng)目在執(zhí)行過程中發(fā)生的變更情況。（二）文檔存儲與管理1.建立統(tǒng)一的項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)，對各類項(xiàng)目文檔進(jìn)行集中存儲和管理?？梢圆捎秒娮游臋n管理系統(tǒng)或共享文件夾的方式，方便項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和相關(guān)人員查閱和使用。2.對文檔進(jìn)行分類編號，按照一定的規(guī)則進(jìn)行命名，便于查找和管理。例如，項(xiàng)目計(jì)劃文檔可以按照項(xiàng)目名稱計(jì)劃類型版本號進(jìn)行命名。3.明確文檔的管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、歸檔和更新工作。文檔管理責(zé)任人要定期對文檔進(jìn)行檢查，確保文檔的完整性和準(zhǔn)確性。（三）文檔的保密與權(quán)限管理1.根據(jù)文檔的敏感程度，對項(xiàng)目文檔進(jìn)行分級，分為公開、內(nèi)部、機(jī)密等不同級別。對于機(jī)密級別的文檔，要嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱。2.在項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)中設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，授予相應(yīng)的文檔訪問、修改、刪除等權(quán)限。例如，項(xiàng)目經(jīng)理可以對所有項(xiàng)目文檔進(jìn)行訪問和修改，而項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員只能訪問和修改與自己工作相關(guān)的文檔。七、項(xiàng)目跟蹤管理的考核與激勵(lì)（一）考核指標(biāo)1.項(xiàng)目進(jìn)度：以項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度的符合程度為考核指標(biāo)，按時(shí)完成任務(wù)得滿分，提前完成給予適當(dāng)加分，延遲完成則相應(yīng)扣分。2.項(xiàng)目質(zhì)量：根據(jù)質(zhì)量檢查結(jié)果和驗(yàn)收情況進(jìn)行考核，達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)得滿分，出現(xiàn)質(zhì)量問題則根據(jù)問題的嚴(yán)重程度扣分。3.項(xiàng)目成本：以項(xiàng)目實(shí)際成本與預(yù)算成本的偏差率為考核指標(biāo)，成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)得滿分，超出預(yù)算則按比例扣分，節(jié)約成本給予適當(dāng)加分。4.團(tuán)隊(duì)協(xié)作：通過項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的互評和項(xiàng)目經(jīng)理的評價(jià)，考核團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目執(zhí)行過程中的協(xié)作配合情況，包括溝通及時(shí)性、問題解決的積極性等方面。（二）考核周期項(xiàng)目跟蹤管理的考核周期為每月一次，每月末對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和相關(guān)部門在本月的項(xiàng)目跟蹤管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。（三）激勵(lì)措施1.物質(zhì)激勵(lì)：對于在項(xiàng)目跟蹤管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的個(gè)人和團(tuán)隊(duì)，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品等。獎(jiǎng)勵(lì)金額根據(jù)考核結(jié)果和項(xiàng)目的重要程度確定。2.精神激勵(lì)：對表現(xiàn)突出的個(gè)人和團(tuán)隊(duì)進(jìn)行公開表揚(yáng)，頒發(fā)榮譽(yù)證書等。在公司內(nèi)部宣傳他們的優(yōu)秀事跡，樹立榜樣，激勵(lì)更多的員工積極參與項(xiàng)目跟蹤管理工作。3