建材公司出差費用報銷審核管理規(guī)定

一、總則1.目的為加強公司出差費用報銷管理，規(guī)范出差費用報銷審核流程，合理控制費用支出，保障員工出差期間工作的順利開展，提高公司運營效益，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于建材公司全體員工。3.基本原則（1）合法性原則：報銷費用必須符合國家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定。（2）真實性原則：員工所報銷的出差費用應(yīng)與實際出差情況相符，不得虛報、假報。（3）合理性原則：費用支出應(yīng)符合公司差旅標準及業(yè)務(wù)實際需求，杜絕浪費。（4）及時性原則：員工應(yīng)在出差結(jié)束后規(guī)定時間內(nèi)提交報銷申請，以便及時進行費用核算和財務(wù)處理。4.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)本規(guī)定貫徹公司“質(zhì)量至上、服務(wù)為本、高效運營、創(chuàng)新發(fā)展”的經(jīng)營理念，在保障員工合理差旅需求的同時，注重成本控制，以實現(xiàn)公司整體運營效益的提升。鼓勵員工在出差過程中積極拓展業(yè)務(wù)，展現(xiàn)公司良好形象，為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.員工（1）負責(zé)按照本規(guī)定的要求，如實填寫出差費用報銷單，提供真實、有效的報銷憑證，并確保報銷內(nèi)容符合出差實際情況。（2）在規(guī)定時間內(nèi)提交報銷申請，對報銷信息的真實性和完整性負責(zé)。2.部門負責(zé)人（1）負責(zé)對本部門員工的出差申請進行審批，確保出差任務(wù)的必要性和合理性。（2）對本部門員工的出差費用報銷申請進行初審，審核報銷事項是否與出差任務(wù)相關(guān)，費用是否合理，報銷憑證是否合規(guī)等。3.財務(wù)部門（1）負責(zé)制定和完善出差費用報銷審核的財務(wù)制度和流程，確保公司財務(wù)政策的貫徹執(zhí)行。（2）對員工提交的出差費用報銷申請進行全面審核，包括憑證的合法性、合規(guī)性，費用計算的準確性，報銷標準的執(zhí)行情況等。（3）負責(zé)對報銷費用進行賬務(wù)處理，定期對出差費用進行統(tǒng)計和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。4.審計部門（1）負責(zé)對出差費用報銷審核工作進行監(jiān)督和審計，檢查報銷流程是否合規(guī)，有無違規(guī)報銷行為。（2）對重大或有疑問的報銷事項進行專項審計調(diào)查，確保公司資金使用的安全性和合理性。三、管理流程1.出差申請（1）員工因工作需要出差，應(yīng)提前填寫《出差申請表》，明確出差目的、地點、時間、預(yù)計費用等信息。（2）將《出差申請表》提交至部門負責(zé)人審批，部門負責(zé)人根據(jù)工作任務(wù)和實際需求進行審批。對于跨部門合作的出差任務(wù)，需相關(guān)部門負責(zé)人共同審批。2.費用預(yù)支（1）如有需要預(yù)支出差費用，員工在出差申請獲得批準后，填寫《借款單》，注明借款金額、用途等信息。（2）《借款單》經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，提交至財務(wù)部門審核。財務(wù)部門根據(jù)出差任務(wù)和公司資金情況進行審批，審批通過后予以借款。3.出差期間費用支出（1）員工出差期間應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的出差費用標準進行支出，保留好各類有效報銷憑證，如發(fā)票、車票、住宿清單等。（2）報銷憑證應(yīng)注明日期、地點、事項、金額等詳細信息，確保憑證真實、完整、有效。4.報銷申請（1）出差結(jié)束后，員工應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)填寫《出差費用報銷單》，將出差期間的各項費用按照規(guī)定的類別和標準進行分類填寫，并附上相應(yīng)的報銷憑證。（2）在報銷單上簡要說明出差任務(wù)完成情況及費用支出情況，確保報銷內(nèi)容清晰、準確。5.部門初審（1）部門負責(zé)人收到員工的出差費用報銷申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進行初審。（2）審核內(nèi)容包括出差任務(wù)的完成情況、費用支出的合理性、報銷憑證的真實性和完整性等。如發(fā)現(xiàn)問題，部門負責(zé)人應(yīng)及時與員工溝通并要求其補充或更正。初審?fù)ㄟ^后，部門負責(zé)人在報銷單上簽字確認。6.財務(wù)審核（1）財務(wù)部門收到經(jīng)部門負責(zé)人初審?fù)ㄟ^的報銷申請后，在[X]個工作日內(nèi)進行全面審核。（2）審核內(nèi)容包括報銷憑證的合法性、合規(guī)性，費用計算的準確性，是否符合公司報銷標準等。對于不符合規(guī)定的報銷事項，財務(wù)部門應(yīng)予以退回，并注明原因。（3）財務(wù)審核通過后，提交至公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。7.領(lǐng)導(dǎo)審批公司主管領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)審核通過的報銷申請進行最終審批，審批通過后，財務(wù)部門方可進行報銷付款。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利（1）有權(quán)按照公司規(guī)定的出差費用標準，在出差期間合理支出費用，并在規(guī)定時間內(nèi)申請報銷。（2）對報銷審核過程中存在的疑問或不合理情況，有權(quán)向相關(guān)部門提出申訴，要求給予合理的解釋和處理。2.員工義務(wù)（1）嚴格遵守公司的出差管理制度，如實填寫出差申請和費用報銷單，提供真實、有效的報銷憑證。（2）在出差期間，應(yīng)合理控制費用支出，不得超出公司規(guī)定的標準，如有特殊情況需超標準支出，應(yīng)提前向部門負責(zé)人和財務(wù)部門說明原因并獲得批準。3.部門負責(zé)人權(quán)利（1）有權(quán)對本部門員工的出差申請和費用報銷申請進行審批，確保部門工作的正常開展和費用支出的合理性。（2）對本部門員工的出差工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，有權(quán)要求員工及時匯報出差工作進展和費用支出情況。4.部門負責(zé)人義務(wù)（1）認真審核本部門員工的出差申請和費用報銷申請，確保審批工作的準確性和公正性。（2）負責(zé)對本部門員工進行出差管理制度的培訓(xùn)和宣貫，提高員工對制度的理解和執(zhí)行能力。5.財務(wù)部門權(quán)利（1）有權(quán)對員工的出差費用報銷申請進行全面審核，對不符合公司規(guī)定的報銷事項予以退回。（2）對公司出差費用報銷政策和流程的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，有權(quán)提出改進建議和措施。6.財務(wù)部門義務(wù)（1）及時、準確地審核員工的報銷申請，為員工提供專業(yè)的財務(wù)咨詢和指導(dǎo)。（2）定期對公司出差費用進行統(tǒng)計和分析，為公司成本控制和決策提供數(shù)據(jù)支持。7.審計部門權(quán)利（1）有權(quán)對出差費用報銷審核工作進行監(jiān)督和審計，檢查報銷流程的合規(guī)性和報銷事項的真實性。（2）對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)報銷行為進行調(diào)查和處理，提出整改意見和建議。8.審計部門義務(wù)（1）客觀、公正地開展審計工作，確保審計結(jié)果的真實性和可靠性。（2）及時向公司管理層匯報審計發(fā)現(xiàn)的問題和建議，為公司完善管理制度提供參考。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制（1）審計部門定期對公司出差費用報銷情況進行內(nèi)部審計，檢查報銷流程是否嚴格執(zhí)行，報銷憑證是否真實、合規(guī)，費用支出是否符合標準等。（2）鼓勵員工對違規(guī)報銷行為進行舉報，對于實名舉報且情況屬實的，公司將給予舉報人一定的獎勵，并嚴格保密舉報人信息。2.獎勵機制（1）對于在出差工作中表現(xiàn)優(yōu)秀，為公司做出突出貢獻，且嚴格遵守出差費用報銷規(guī)定的員工，公司將給予表彰和獎勵，包括但不限于獎金、榮譽證書等。（2）對提出有效建議和措施，有助于完善公司出差費用報銷管理工作，提高公司運營效益的部門或個人，公司將給予相應(yīng)的獎勵。3.懲罰機制（1）對于違反本規(guī)定，虛報、假報出差費用的員工，一經(jīng)查實，公司將追回違規(guī)報銷的費用，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職降薪、解除勞動合同等相應(yīng)的處罰。（2）部門負責(zé)人或相關(guān)審核人員如因?qū)徍瞬粐?，?dǎo)致違規(guī)