XXX有限公司第第頁文件名稱流程擬制規(guī)范文件編號BP&IT-3-2-003版本V1.0制訂部門綜合管理部文件類型規(guī)范生效日期2024/12/20歸屬流程一級流程BP&IT-管理流程與IT二級流程流程管理三級流程制定流程規(guī)范四級流程修訂記錄序號版本修訂人修訂日期修訂內(nèi)容審批人批準人1V1.0流程擬制規(guī)范目的規(guī)范公司各級流程文件的擬制。適用范圍主要是L4級流程文件、L5級操作指導(dǎo)書/規(guī)范/標準、L6級流程模板。術(shù)語序號術(shù)語定義或解釋1無無操作指導(dǎo)識別流程類型流程分層分類定義如下表，根據(jù)下表明確所計劃擬制流程文件的類型：層級中文名稱英文名稱主干/末端流程說明L1流程分類ProcessCategory主干一級流程名稱、端到端流程視圖L2流程組ProcessGroup主干二級流程名稱、流程視圖L3子流程組Sub-ProcessGroup主干三級流程名稱、流程視圖L4流程Process主干主流程L5活動Activity末端操作指導(dǎo)書、規(guī)范、標準等L6任務(wù)Task末端模板、表單、Checklist等選擇正確的模板層級流程文件模板名稱獲取地址L4主流程《流程文件發(fā)布模板》PDMS搜索文件名L5操作指導(dǎo)書、規(guī)范、標準等《操作指導(dǎo)書模板》PDMS搜索文件名L6模板、表單、Checklist等《模板文件發(fā)布模板》PDMS搜索文件名在PDMS系統(tǒng)獲取最新的模板；嚴格按照模板設(shè)定的格式擬制文件；L1~L3的流程視圖，參考《模板文件發(fā)布模板》。文件頭填寫規(guī)范序號填寫項規(guī)范要求1文件名稱簡潔，一目了然，如：XXX流程，XXX操作指導(dǎo)書，XXX規(guī)范，XXX標準，XXX模板2文件編號格式：“一級流程名稱”-“二級流程編號”-“三級流程編號”-“流水號”，其中流水號為L4~L6所有文件的流水序號，不能重復(fù)。例子：BP&IT-3-2-0013版本1）大版本：VX.0，其中X為數(shù)字1，2，3……，如V1.0，V2.0。如文件涉及到較大內(nèi)容的變更，使用大版本管理。2）小版本：VX.Y，其中X、Y為數(shù)字1，2，3……，如V1.1，V1.2。如文件修改內(nèi)容較少，或一年內(nèi)頻繁修改，使用小版本號管理。4制訂部門擬制人所在的部門5文件類型L1~L3視圖：業(yè)務(wù)視圖或流程視圖L4：流程文件L5：操作指導(dǎo)書、規(guī)范、標準L6：模板6生效日期格式“XXXX/XX/XX”，例如2024/01/017一級流程所擬制的文件所屬的一級流程名稱8二級流程所擬制的文件所屬的二級流程名稱9三級流程所擬制的文件所屬的三級流程名稱10四級流程所擬制的文件所屬的四級流程名稱。如在發(fā)布L5、L6文件時，還未發(fā)布或定義四級流程，則此項為選填項?！靶抻営涗洝碧顚懸?guī)范序號填寫項規(guī)范要求1序號文件修改流水號2版本保持與文件頭一致3修訂人修改人姓名4修訂日期保持與生效日期一致即可5修訂內(nèi)容扼要描述本次修改的內(nèi)容點6審核人流程文件審核人姓名，L4~L6文件為授權(quán)GPC7批準人流程文件批準人姓名，L4~L6文件為授權(quán)GPO“目的”描述規(guī)范描述本流程文件所希望達到的目的。“適用范圍”描述規(guī)范描述本流程文件使用的范圍，比如公司范圍、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品范圍、人員范圍、業(yè)務(wù)場景等等?！靶g(shù)語”填寫規(guī)范描述本文件中出現(xiàn)的專有名詞或?qū)I(yè)術(shù)語以及解釋，方便使用者理解?！敖巧碧顚懸?guī)范角色名稱：角色是流程中定義的執(zhí)行某一個流程環(huán)節(jié)的個體或群體的統(tǒng)稱。這里填寫的角色名稱與流程圖中的角色名稱保持一致。角色定義及職責：這里首先定義本角色屬于哪些個體或群體，其次描述該角色在本流程中的職責。承擔部門及崗位：描述本角色適合或建議由哪些部門、哪些崗位人員承擔。L4流程圖擬制規(guī)范畫圖工具如沒有特殊說明，統(tǒng)一使用Visio軟件畫流程圖。流程圖格式統(tǒng)一使用橫向泳道圖的格式。如圖：流程圖符號序號流程圖符號含義1流程的開始和結(jié)束符號。2流程活動名稱，原則上使用“動詞+賓語”結(jié)構(gòu)，并且簡潔易懂。右上方的數(shù)字為流程步驟序號。3流程決策符號，比如審核、審批、批準等都使用此符號。右上方的數(shù)字為流程步驟序號。4輸出文件符號，如XX文件名稱、XX表單。5KCP標識，標識此環(huán)節(jié)為流程關(guān)鍵控制點。如此環(huán)節(jié)執(zhí)行不好或缺失會存在較大的風險。6或符號，表示此環(huán)節(jié)的輸出有兩個以上的結(jié)果或條件。比如上一環(huán)節(jié)的決策結(jié)果有“通過”“不通過”“有條件通過”，就需要此符號。7引用流程符號。8流程內(nèi)跳轉(zhuǎn)符號或頁面內(nèi)引用。在復(fù)雜流程中，流程連接線犬牙交錯會顯得雜亂五章，此時就可以使用流程跳轉(zhuǎn)符號。9跨頁引用符或跨頁連接符。L4“流程步驟說明”描述規(guī)范序號填寫項規(guī)范要求1序號流程步驟序號，與流程圖中的序號保持完全一致。2活動名稱與流程圖中的活動名稱保持完全一致。3流程活動描述詳細描述本流程活動工作、依據(jù)、要求、注意事項、輸入。切記，不能簡單潦草描述。4角色與流程圖中的角色保持完全一致。5內(nèi)控點即流程的KCP點，描述需要特別注意或監(jiān)控的點。6輸入本流程活動需要的輸入，一般是上一活動的輸出。7輸出本流程活動的輸出，一般是文件、表單、決策結(jié)果等。8IT如本流程活動是在IT系統(tǒng)上操作，明確IT系統(tǒng)的名稱。L4“表單/模板”描述規(guī)范羅列本流程所涉及的所有表單或模板名稱，并說